Comment rédiger des commentaires d'évaluation lors d'entretiens annuels ?

Selon une étude Elevo, les entretiens annuels sont majoritairement perçus comme peu utiles, voire inutiles, par les salariés français. Et si la solution résidait dans la refonte des commentaires formulés par les managers ?

Les entretiens annuels sont souvent redoutés par les collaborateurs mais aussi par vous, managers. Pour être constructif, tout retour émanant de votre part se doit d’utiliser les bons mots, pour ne pas braquer votre collaborateur, ni le décourager. De plus, votre feedback doit être suffisamment précis pour être compris et rapidement appliqué par votre N-1. 

Alors comment rédiger des commentaires d’évaluation pertinents et efficaces pour réussir ses entretiens annuels ? C’est ce que nous allons voir dans cet article !

Faites preuve de candeur radicale et soyez optimiste

Si vous formulez des commentaires justes et pertinents auprès de vos équipes, celles-ci pourront évoluer et se développer rapidement. A contrario, si vos remarques restent en surface ou s’avèrent trop complaisantes, vos salariés seront dans l’impossibilité d’évoluer et, pire, ils renieront les pratiques d’évaluation. 

Notifier les forces, réussites et faiblesses d’un collaborateur doit lui servir à prioriser ses axes d’amélioration en fonction de son projet professionnel. Or, donner un bon feedback est loin d’être une aptitude innée ! 

Pour rappel, un bon feedback est toujours : 

1. Personnalisé : le retour formulé lors de l’entretien individuel doit être propre et adapté au collaborateur évalué.
2. Empathique : il ne cherche pas à heurter mais à guider et faire grandir. 
3. Franc : il ne se cache pas entre "deux tranches" de feedbacks positifs (le fameux “club sandwich”, pratique indigeste, fort répandue mais à déconseiller) ; autrement dit, il ne tourne pas autour du pot et colle à la réalité. 
4. Ultra contextualisé : il est toujours précis et rattaché à des faits tangibles.‍
5. Optimiste : il est toujours formulé en vue d’une amélioration, de futurs objectifs.

De plus, il constitue un signe de reconnaissance très fort vis-à-vis de la contribution d’un collaborateur. Ce dernier point n’est pas à sous-estimer, car de nombreux employés perdent pied et ne voient plus nécessairement de sens dans leur travail, phénomène accentué par la crise sanitaire.

“Aujourd'hui beaucoup de gens travaillent en ne sachant absolument pas pourquoi ils vont travailler ; ils ne voient pas la finalité de ce qu'ils sont en train de faire, ce qui est absurde. Il faut donc absolument redonner 
 du sens aux fonctions.”
Julia de Funès, entretien donné à Luxemburger Wort en octobre 2019

Réfléchissez aux mots que vous utilisez

Formuler un commentaire ce n'est jamais évident : va-t-il être bien compris ? Comment éviter les quiproquos ? A fortiori dans le cadre d’un entretien annuel en mal de reconnaissance. Si vous voulez rédiger des feed-backs réfléchis et spécifiques lors de votre entretien annuel, vous devez utiliser les bons mots pour transmettre efficacement votre message et votre sens. 

Quelques conseils :

Oubliez les verbes basiques “faire”, “être”, “avoir” et préférez les verbes d'action - comme "résoudre", "établir" et "éliminer" -, car ils ont un impact certain lors de l'évaluation des performances d'un membre de l'équipe, dans la mesure où ils expriment clairement le comportement démontré.

‍Evitez toutefois les verbes passe-partout comme “optimiser” ou “transformer”, utiles dans un pitch ou dans un communiqué de presse mais nulle part ailleurs !

Évitez les valeurs absolues et autres généralisations comme “toujours” ou “jamais”, qui ont une fâcheuse tendance à exagérer l’impact et à s’éloigner de la réalité. Ainsi, plutôt que la formule “Paul est toujours en retard”, préférez “Paul est arrivé au moins cinq fois en retard à la réunion générale du jeudi." De même, plutôt que de dire que David est “trop agressif”, illustrez votre pensée comme ceci : “Lors de la dernière réunion d’équipe de la semaine, David a interrompu Nathalie trois fois.”

Donnez des exemples précis

Durant un entretien d évaluation, une remarque doit toujours être contextualisée. De même un feedback illustré par des exemples concrets n’en sera que plus mémorable pour le principal intéressé. 

Rien n'est plus terrible pour un collaborateur d'être considéré comme, par exemple, quelqu'un qui manque de leadership, d'implication ou de créativité sans avoir d'exemples concrets. Ainsi, si un créatif se voit reprocher de pas avoir réalisé un contenu suffisamment “impactant”, “frais” ou “jeune”, le feed-back s’avère incomplet et même d’aucune aide. Les mots n’indiquent en rien dans quelle direction aller et surtout ils ne désignent pas quel élément doit être modifié en priorité (message, police, visuel, mise en page…).

Vous devez donc bannir toute phrase générique comme “très bon travail” ou “vous êtes remarquable avec les clients.”

La solution peut être de concevoir votre feedback suivant le modèle Situation Behavior Impact (SBI). Une méthode qui obligera le manager que vous êtes à décrire explicitement chaque élément de votre feedback :

1. la situation dans laquelle l'événement s'est produit ;
2. le comportement qui a été observé ;
3. la manière dont cela a eu un impact sur un salarié, un projet ou une circonstance.

Ainsi, plutôt que de dire "Les excellentes capacités de communication de Juliette aident son équipe à réussir", préférez une formule du style : "Lorsque Juliette clarifie régulièrement les attentes concernant le calendrier des livrables à son équipe, elle responsabilise les membres individuels et les encourage à respecter les délais, ce qui contribue à garantir l'achèvement du projet dans les temps." 

Des trames pré-remplies peuvent faciliter la qualité des retours. Exemples : "Amélioration de la production de X% grâce à [tâche spécifique]" ou "Recherche d'alternatives créatives telles que [exemples de situation] qui ont permis d'obtenir [résultats]". 

Autre bonne pratique, pour ne pas être pris au dépourvu lors d'un entretien annuel, prenez des notes régulières sur chacun des collaborateurs amenés à être évalués, et ce, tout au long de l’année.

Partagez des pistes d'amélioration

Attention, donner des pistes c’est aider le collaborateur à aller d’un point A à un point B, en lui laissant une certaine marge de manœuvre. En revanche, il est fort déconseillé de “mâcher” tout le travail en indiquant toutes les étapes et les façons de faire associées. Une telle démarche s'apparente à du micro-management, pratique de moins en moins populaire de nos jours et qui affecte la motivation des employés !

Ce qu'il faut retenir

Boileau disait : “Ce que l'on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément”. Une tournure particulièrement vraie à la lumière du feed-back !

A l’inverse, un retour vague lors d’une entrevue annuelle est tout à la fois frustrant pour le collaborateur et peu suivi d’effet au yeux du manager, dans le sens où le collaborateur ignore ce qu’il doit améliorer dans son travail ou son comportement. A l’inverse, une discussion constructive permet de motiver les collaborateurs à poursuivre un comportement vertueux qui contribue à leur efficacité. 

Communiquer des commentaires constructifs, lors de l'entretien d' évaluation : 

• participe au bon développement des collaborateurs ;
• favorise un management plus bottom-up ;
• contribue à la démocratisation d'une culture du feedback et de l'écoute ;
• booste l'engagement et l'évolution des collaborateurs ;
• renforce l’adhésion des collaborateurs à l'exercice de l'entretien annuel car ils verront ses bénéfices, son intérêt et sa valeur ajoutée via les remarques pertinentes de leur manager.