Pourquoi en finir avec Excel pour réaliser des entretiens professionnels ?

L’entretien professionnel - rendez-vous RH incontournable dans la montée en compétence de vos collaborateurs - est trop vital dans la fidélisation de vos talents pour confier leur gestion à des outils d’un autre temps. 

Les tableurs classiques ont longtemps incarné le nec plus ultra du professionnalisme et de la compétence bureautique. Or, avouez que Excel ou Google Sheets ne sont pas autant indiqués que ça en termes d’intégrité de la donnée (actualisation comme véracité). Et pour ne rien arranger, leurs grilles exiguës complexifient grandement vérification et compilation de données. De quoi se sentir quelque peu perdu sur “la grille”, à l’instar de Sam Flynn, héros du film Tron : L’Héritage, contraint d’explorer un monde virtuel des plus inhospitaliers pour déjouer les plans d’un programme informatique masqué. Bref, pour votre entretien professionnel obligatoire, on vous explique pourquoi il est grand temps de laisser tomber cette To Do List de fortune que représentent ces tableurs ancienne génération pour opter pour une interface sécurisée et centralisée, facilitant l’exploitation intelligente de données. 

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L’entretien professionnel sur Google Sheets : bonjour les failles de sécurité 

Si les logiciels tableurs sont de mauvais conseils pour la tenue et au pilotage d’un entretien professionnel, c’est d’abord parce qu’ils risquent de compromettre l’intégrité de vos données collaborateurs. 

Microsoft Excel est un vétéran du traitement de données en entreprise, sorti en 1985, et qui permet à tout un chacun d'effectuer facilement le genre de calculs autrefois réservés aux seuls comptables et autres statisticiens. Mais le tableur le plus vendu au monde a également contribué à la prolifération de mauvais calculs. Quant à la suite bureautique de Google - incluant Google Sheets - elle a été lancée en 2006, autant dire une éternité en matière d’innovation informatique. 

Ainsi, selon une analyse multi-études de 2008 près de 90% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. En effet, “même après un travail méticuleux, on constate 1% d’erreurs - et même davantage - dans l’ensemble des cellules de calculs,” comme le déclare  Ray Panko, professeur en IT management à l’université de Hawaii et figure influente des mauvaises pratiques liées aux feuilles de calcul. Ce qui revient à dire que “dans des tableurs avec des milliers de formules il y aura des douzaines d’erreurs non détectées.” De quoi entacher sérieusement votre crédibilité lors de votre prochain point hebdo. 

Autre détail qui n’en est pas un : ces tableurs impliquent une saisie manuelle des données. Ainsi, c’est à l’utilisateur qu’il revient d’actualiser ses données, une démarche qui est loin d’être systématisée. De sorte qu’à côté des traditionnelles erreurs humaines (fautes de frappes, de formules…) on y trouve le défaut de mise à jour des données. Autant d’éléments faux ou inexacts qui peuvent sérieusement biaiser votre pouvoir de décision RH. 

Pour couronner le tout, au vue de leurs interface peu intuitives pour des formules et autres fiches de calcul, débusquer une erreur prend du temps et génère de la fatigue. 

Avec une solution comme celle proposée par Elevo, vos données gagnent en sécurité et peuvent être enfin actualisées en temps réel. Avec elle, fini les débriefs avec des données bancales ou obsolètes.

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Un entretien professionnel sur Google Sheets ou la promesse d’une lourdeur administrative

Un entretien professionnel est une obligation légale qui nécessite rigueur et organisation, d’où la nécessité de miser sur des outils fluidifiant le traitement des données. 

Recourir à un Google Sheets ou Excel pour planifier et piloter vos entretiens professionnels n’est pas sans engendrer d’importantes pertes de temps: 

• Perte de temps due à des micro-actions à réaliser 
• Perte de temps à trouver des solutions via des Forums RH

Mais les entreprises ne sauraient être cantonnées à des entités isolées ou figées : les données sur feuilles de calculs peuvent être classées dans de multiples dossiers partagés et relever de différents services, voire filiales. Autant le dire, un tel classement - voire des rubriques non harmonisées - ne résistera pas à une expansion géographique. De sorte que certaines données risquent d’être perdues. De quoi complexifier la réponse aux besoins des collaborateurs à titre individuel comme collectif. Sans compter, que le feedback collaborateur comme les demandes de formations des salariés doivent être archivées afin de justifier le travail des collaborateurs - la tenue de l’entretien professionnel vaut temps de travail effectif - et se conformer à la loi. 

Or, il n'est pas naturel de s'inquiéter des colonnes cachées ou de l'envoi par courriel de formulaires d'évaluation aux mauvais collaborateurs. Pourtant, dans certaines entreprises, comme chez Mintz + Hoke, l’équipe RH est non seulement chargée de coordonner l'envoi des évaluations relatives aux employés, aux pairs et aux managers à l'aide de feuilles de calcul, mais elle doit aussi recueillir et redistribuer ces évaluations par emails. Ce va-et-vient a fini par se révéler comme un véritable casse-tête administratif doublé d’un problème de sécurité des plus prégnants.

Avec Elevo, dites enfin au revoir à la perte de temps et, donc, d'argent, résultant d’une gestion archaïque des évaluations professionnelles sur feuilles de calcul. Il devient possible d’automatiser les tâches dénuées de valeur ajoutée, comme relancer des collaborateurs qui n'ont pas encore participé à leur entretien professionnel. Ainsi vous vous focalisez exclusivement sur l’humain et le suivi, tandis que l’administratif passe en second plan. De quoi redorer votre image de responsable RH quant au pilotage de l’entretien professionnel. De même, grâce à des partenariats bien sentis avec des entreprises leaders dans la high-tech, vous pouvez réaliser des transferts de données en masse : lors de l’implémentation d’une telle solution RH, vous n’avez donc pas besoin de ressaisir vos données internes comme celles liées à vos profils collaborateurs. 

De plus, avec la notification automatique des entretiens planifiés et des collaborateurs n’ayant pas encore pris part à leur évaluation professionnelle, vous ne loupez plus vos échéances et pouvez respecter vos obligations avant la date limite de l’entretien professionnel. 

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Une gestion de la data sur tableur trop complexe pour le suivi de vos entretiens professionnels 

Un entretien professionnel a lieu tous les deux ans et il permet de faire remonter les demandes collaborateur du moment pour orienter les mesures de formation et autres actions correctives. Mais l’entretien professionnel n’est qu’une facette des multiples entretiens RH et évaluations observables en entreprise. Celui-ci côtoie ainsi le bilan à 6 ans ou encore un onboarding et son rapport d’étonnement afférent. 

Cela semble simple, pourtant dans la pratique, c'est rarement le cas. "Plus il y a de systèmes, plus il y a de possibilités d'erreur", a déclaré Kris Osborne, chef de cabinet de FinanceBuzz. 

Vous le savez sans doute mieux que quiconque à quel point générer un rapport - de type base de données - à partir de vos feuilles de calcul implique d'affronter une mise en forme difficile et chronophage. 

D’abord parce qu’un tel tableur se prête mal à la génération de base de données : malgré de multiples pages, l’information générée via la fonction sablier comme avec la fonction Si tient sur une seule page de référence. 

Entre les numérotations de lignes et de colonnes, à la fin, la quête d’information s’assimile à une bataille navale géante sauf que c’est vous qui risquez de couler dans tout ce fatras de données non vérifiées. 

Les champs de données entre les systèmes peuvent ne pas correspondre, ce qui vous oblige à vérifier les données avant d’exploiter les rapports. Des espaces vides comme des caractères spéciaux peuvent transformer un simple rapport en une épreuve de plusieurs heures. Des tracasseries qui dissuadent les équipes RH d'en faire davantage avec leurs données, comme réaliser des audits ou fournir aux managers des données actualisées liées à l’engagement collaborateur.

Contrairement à un Google Sheets, où la data - provenant de différents logiciels - doit être analysée avant d’être exportée, puis nettoyée avant d'être exploitée, avec Elevo, de telles opérations sont simplifiées tandis que la donnée est centralisée.

Vous l’aurez compris, se doter d’une solution RH moderne avec une interface intuitive et des données facilement exploitables, permet de faire basculer l’entretien professionnel comme l’entreprise dans une nouvelle dimension. Ainsi, assurer une meilleure gestion de la data des entretiens professionnels rend possible une meilleure gestion des carrières. L’action permet aussi de mener davantage d'actions concrètes et fiables, comme une campagne de formation se basant sur des données fiables et non sur de mauvais calculs.