Comment former un manager à faire passer un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel n’est pas qu’une obligation légale et administrative : il est fondamental dans le développement personnel du collaborateur. Mais trop de managers ne perçoivent pas encore toutes les opportunités qu’il représente. Pour y remédier : formez vos managers.

L’entretien professionnel doit constituer un rendez-vous privilégié pour les collaborateurs : c’est le moment pour eux d'évoquer leurs souhaits d’évolution professionnelle. L’entretien professionnel est un élément structurant et décisif dans l’engagement collaborateur, autrement dit un levier de motivation et un vecteur de sens au travail !

Aussi, l’entretien professionnel est un véritable outil permettant au manager de sonder les besoins et les ambitions de chacun de ses collaborateurs. D'où l'importance, de sortir d’une vision trop administrative de l’entretien professionnel. 

Justement, comment faire pour que vos managers puissent avoir un autre point de vue sur l’entretien professionnel ? Quels sont les outils à même de vous aider, leaders RH, à former vos managers à passer des entretiens professionnels moins formels ? Pourquoi un bon entretien professionnel implique une révolution managériale via le dialogue ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.  

Communiquer sur la haute valeur ajoutée de l'entretien professionnel

Tout manager doit avoir à cœur de faire progresser les membres de son équipe (en plus de maintenir un certain niveau de productivité). Un tel plan d’action ne peut décemment faire l’impasse sur l’entretien professionnel. 

Rappelons d’abord que l’entretien professionnel est obligatoire d’un point de vue légal pour les salariés ayant plus de deux ans d’ancienneté. En vertu de la loi du 4 mars 2014, il doit être organisé tous les deux ans, à partir de la date d’entrée dans l’entreprise puis de la date de l’entretien précédent. Le dispositif est complété par la loi travail de 2016 qui oblige le collaborateur sur une période de 6 ans à avoir - à minima - suivi une formation ou acquis un élément de certification professionnelle (diplôme ou certificat) validant une formation ou via un VAE. Par ailleurs, avec la crise du COVID les échéances ont été modifiées pour cette année et repoussées au 30 juin.

Passé le rappel juridique, il convient de rappeler l’enjeu principal d’une telle rencontre : discuter des perspectives d'évolution du collaborateur.   

Former les managers à l’importance d’un tel rendez-vous passe par un rappel de la valeur ajoutée de l’entretien professionnel, à savoir : 

Sonder la motivation, l'engagement du collaborateur. Il convient de rappeler de prime abord, que ce moment de dialogue essentiel ne consiste pas à évaluer les résultats du collaborateur (d’autres dispositifs sont prévus à cet effet). 

Accompagner le salarié dans ses perspectives d'évolution professionnelle (plan de formation, mobilité interne, nouvelles responsabilités...). 

Accroître le People Management dans une entreprise. L’entretien professionnel, c’est aussi une occasion de prouver qu’une évaluation, dès lors qu’elle est correctement menée (avec sincérité et respect) ne doit être ni une punition ni un pis-aller. Au contraire, il doit être perçu comme une chance pour le collaborateur comme le manager de progresser et de tendre vers ses aspirations premières. Et satisfaire les besoins des collaborateurs c’est renforcer leur bien-être, donc affirmer l’esprit d’équipe et ainsi accroître, à terme, les résultats de l’entreprise. 

‍

Former vos managers à co-construire leurs entretiens professionnels

Comme tout entretien en entreprise, la rencontre se prépare. 

Aussi, le manager devra veiller à :  

Prévenir le collaborateur suffisamment en avance de la tenue de l’entretien professionnel. Il devra se tenir avant la date limite de l’entretien professionnel. 

Informer le collaborateur sur le rôle de l’entretien et ses objectifs, que ce soit lors de leur arrivée ou lors d’une réunion. 

Lui notifier la personne qui mènera l’entretien. Il s’agit normalement du chef d’entreprise ou du N+1, sauf dans les grandes structures. 

De prendre connaissance de certains éléments concernant l’employé comme son poste actuel, ses missions principales mais aussi sa date d’entrée en fonction, les postes occupés précédemment, le solde de son compte de formation (CPF) ainsi que les formations suivies ou certification obtenues précédemment. 

Cette logique de co-construction des entretiens professionnels appelle les managers à redoubler d’efforts en termes d'empathie et d’assertivité. Pour mettre en place cette mécanique vertueuse, organisez des tables rondes ou faites passer des sondages afin de connaître les sujets que vos collaborateurs souhaitent aborder lors de leur bilan professionnel. Quoi de plus frustrant en effet que de rajouter une formalité de plus au salarié en passant à côté de ses souhaits.

‍

Former vos managers à l'art du dialogue 

Comme évoqué plus haut, un entretien professionnel n’a d'intérêt que si et seulement si le feedback est fluide. A cet effet, il peut s’avérer utile de familiariser les managers aux bienfaits de la candeur radicale, cette capacité à dire les choses sans tourner autour du pot mais avec respect. 

‍

‍

Le manager doit réussir à sortir de l'entretien fleuve et administratif qui se contente de lister les choses pour créer un échange constructif. Pour ce faire, il faut former vos managers à poser les bonnes questions lors d'un entretien professionnel. 

Pour y parvenir, votre manager devra : 

Axer sa communication autour de l’épreuve présentée comme un véritable jalon de la carrière du salarié. 

Capter les désirs et les intentions de chaque collaborateur, autrement dit maîtriser l’art de la conversation.
‍L’important c’est la discussion et les décisions qui vont en découler pour le salarié comme pour son manager. Le rappeler c’est faire en sorte que l’on aborde ce moment avec la volonté d’avoir de l’impact sur la vie du salarié et donc de lui apporter de la valeur.‍

Participer à des ateliers / jeux de rôle faisant intervenir un membre de l'équipe RH.

‍

Mais outre cette roadmap pratique, il faudra aller au-delà : faire évoluer le mode managérial. 

Il convient d’admettre qu’un management top-down (hiérarchique et vertical) a vécu. Un bon management, c'est un management plus horizontal. Ce type de management doit se retrouver dans les entretiens professionnels. Ainsi, en formant les managers à faire passer des entretiens professionnels nouvelle génération, on les forme aussi à une autre vision du management.

Rappelons enfin que l’acceptation d’un tel niveau de dialogue sera directement proportionnel au degré de liberté d’expression favorisé par la culture de l’entreprise. Moralité, vous avez tout intérêt à créer et développer une culture du feedback en interne, comme le prônera toujours Elevo. 

Vous l’aurez compris, comme les autres types d’entretiens en entreprise, l’entretien professionnel se prépare. Fondamental dans la carrière des collaborateurs, il nécessite également des outils plus pros qu’un simple Google Sheets. Bien plus qu’une obligation légale, l’entretien professionnel est un pari sur l’avenir et le plus sûr moyen d’auditer les compétences actuelles et potentielles au sein de l’organisation. Parce qu'un feedback sur le ressenti et l’ambition du collaborateur ne doit plus être un gros mot, il appartient aux managers de changer de logiciel et de promouvoir une authentique culture du dialogue.