5 étapes pour choisir votre outil RH et convaincre votre DAF

Pour accroître sa performance quotidienne, rester à la page et surtout gagner du temps et de l’argent, tout professionnel des ressources humaines doit s’équiper d’outils de pilotage de la fonction RH. Sans compter que le COVID-19 a rappelé l’importance de gérer les feedbacks et de suivre le temps de travail des salariés à distance.
Or, pas facile de s’y retrouver avec tous les logiciels du marché. Trouver l’élu s’avère plus complexe que le choix dualiste de Neo entre une pilule rouge et une pilule bleue. Entre fonctionnalités similaires ou coûts cachés, on vous aide à y voir plus clair pour dénicher la solution RH alignée sur vos véritables besoins et les objectifs de l’entreprise sans pour autant succomber au seul syndrome du FOMO (Fear Of Missing Out ou la peur de rater un événement majeur). 

Etape 1 : Collecter le feedback de vos équipes pour identifier vos besoins 

Ça tombe sous le sens, mais pour trouver la solution RH la plus pertinente, tout commence par identifier clairement ses besoins. Pour cela, rien de tel que de se baser sur le feedback des équipes pour comprendre ce qui coince au quotidien. 

Mais comment encourager les membres de votre équipe à exposer librement ce qu’ils trouvent frustrant, redondant voire inefficace ? 

On vous conseille de mettre en place une session de brainstorming. Cette session vous permettra de trouver des moyens d’améliorer l’existant voire de repérer de nouvelles fonctionnalités ou autres processus. Pour faire des découvertes plus surprenantes encore, ne fixez aucune limite dans les suggestions : à ce stade, il importe peu que la solution soit impossible ou irréaliste. Il va sans dire, qu’une culture d'entreprise favorisant une parole libérée vous facilitera grandement la tâche.  

L’autre astuce consiste à se constituer une taskforce étendue, c’est-à-dire pas circonscrite aux seuls cadres RH mais aussi ouverte aux professionnels de l’IT. Cette ouverture d’esprit permet de bénéficier de conseils techniques, difficilement appréciables hors de votre cœur de métier RH, comme en matière de cybersécurité ou encore d’intégration. 

Enfin, classez vos solutions selon deux niveaux de priorités : 
- Must-have (important et urgent)
- Nice-to-have (pas urgent dans l’immédiat mais utile)

Etape 2 : Recensez les fonctionnalités répondant à vos besoins

Une fois les besoins identifiés, recensez les offres existantes et les fonctionnalités à même de répondre à vos enjeux. Pour rappel, le rôle des ressources humaines était de collecter et de contrôler les informations personnelles et professionnelles des employés, comme les salaires, les prestations de santé et les évaluations de performance. Désormais, la data fait son entrée dans le milieu RH. Mais faire parler la donnée et la rendre intelligible et exploitable dans l’instant est autre chose que de juste collecter et centraliser des données. Management des feedbacks, gestion de la paie, gestion des talents, gestion des plannings, reportings, suivi des performances, pilotage des objectifs, tableaux de bord… Vous devriez trouver votre bonheur pour booster votre boîte à outils des RH. 

Dans le cas où vous voudriez disposer d’un outil RH d’évaluation, vous devez avoir une pensée macroscopique. Par exemple, un management system dédié à l’évaluation peut recouper d’autres éléments comme le management d’objectifs, le feedback 360, les OKRs ou encore la reconnaissance. De même dans le recrutement, des options comme la multi-diffusion, la planification d’entretiens ou encore la gestion des candidatures peuvent s’avérer fort utiles. 

Choisir un nouvel outil RH est plus profond que de juste s’équiper de la Rolls-Royce des machines : votre démarche doit s’inscrire dans une refonte durable de votre processus de management RH.  La solution de pilotage envisagée devra être alignée avec les enjeux et les objectifs de l’entreprise. C’est sur ce point qu’il faudra en partie insister pour espérer convaincre votre DAF. 

Enfin, parce que l’urgence est souvent de mauvais conseil, mieux vaut se projeter dans la durée. Voulez-vous une entreprise rigide et fort hiérarchisée ou préférez-vous encourager une véritable culture d’entreprise ?

Etape 3 : Misez sur un outil RH qui va vous faire gagner du temps

Soyons très clair, en tant que principal intéressé, l’outil doit d’abord servir vos intérêts et en premier lieu vous libérer du temps et donc vous faire gagner en productivité. 

Favorisez ainsi les outils automatisant la saisie de vos données collaborateurs et offrant une prise en main rapide. De même, cherchez des solutions permettant d’avoir et de partager dans l’instant une vue d’ensemble sur plusieurs familles de données.  

De même, un nouvel outil digne de ce nom ne saurait s’installer à la vitesse de l’éclair. 

Prévoyez ainsi une moyenne de 4 à 7 semaines avant de pouvoir utiliser votre nouvelle solution RH. Ce qui nous amène à préciser que si il s’agit d’un outil de management, il faudra veiller à planifier son implémentation quelques mois avant la saison des évaluations (souvent sur la période décembre-janvier et mai-juin). 

Etape 4 : Ne vous focalisez pas que sur le coût de l’outil RH

Ça y est vous touchez au but, maintenant il est question de comparer les solutions retenues et de les évaluer, démo à l’appui.  On parie que votre nouvelle solution RH vous la voulez simple d’utilisation, efficace et clé en main. Or, la simplicité d’une solution s’évalue à trois niveaux : paramétrages, usage mais aussi déploiement. De même, sachez que le prix ne peut être la seule variable à prendre en compte pour fonder votre choix.

Pour accélérer la prise en main vous serez bien content de bénéficier d’une formation dédiée tandis qu’en cas de pépin, vous apprécierez de pouvoir compter sur une assistance internalisée qui soit bienveillante et réactive. Une plateforme spécialisée dans l’évaluation collaborateur comme Elevo met ainsi un point d’honneur à accompagner dans la durée et avec bienveillance l’ensemble de ses clients. 

C’est le moment de jauger sur pièce les solutions retenues, soutenu par un membre des équipes sales. Fort de ce duo de choc, vous évaluerez les vendeurs, planifierez des démos produits et dresserez une liste compréhensive des points forts et points faibles de chaque solution sélectionnée. 

Lors des démos produits, n’oubliez pas ainsi de poser les questions suivantes : 

• La solution s’intègre-t-elle facilement à votre SIRH ou ATS existant ? Quel est son degré de modularité (jusqu’à combien d’utilisateurs…) ? 
• La solution est-elle conforme aux normes de sécurité ?
• De quelles tailles sont les entreprises clientes du prestataire de la solution ? 
• Quelles sont les autres entreprises clientes opérant dans votre secteur d’activité ? 
• Un meeting de lancement et un accompagnement sur le long terme sont-ils prévus ?
• Quelle est la structure de prix ? Y a-t-il des coûts cachés ou additionnels ? En fonction de la complexité du système et du nombre d'employés, le coût d'une solution de management RH peut varier. 

Pour finir, n'oubliez surtout pas les questions d'ergonomie, de design et de simplicité d'utilisation qui restent des critères de sélection déterminants, surtout dans le cadre d'un outil de gestion de la performance utilisé par l'ensemble de vos collaborateurs. 

"Elevo est un outil pour les RH mais surtout pour les collaborateurs et les managers."
- Justine Reure, Chargée de développement RH, chez Figaro Classifieds. 

Etape 5 : Convainquez votre DAF avec des arguments chiffrés et factuels

Ne vous y trompez pas, votre plus grand défi ne sera pas tant de trouver une solution RH digne de ce nom que de convaincre votre direction de suivre vos recommandations. 

Pour être convaincant, une préparation en amont de votre intervention s’impose. Vous pourrez compter sur des données factuelles, chiffrées et d’authentiques remontées du terrain. Dressez un bilan de vos précédents outils RH, les objectifs qui ont été atteints et les ressources supplémentaires qui se sont avérées nécessaires. 

Il peut être utile de préparer vos arguments face aux objections les plus courantes au changement (utilité, coûts…). 

Le point principal va être la question du prix (sans nul doute “prohibitif” au premier abord pour votre DAF). Dans ce cas précis n'hésitez pas à rappeler que tel objectif n’a jamais été atteint avec un tel niveau de budget. Vous pouvez aussi démontrer les coûts élevés de dysfonctionnement RH qui peuvent être réduits avec ce nouvel achat. Par exemple, pour un outil spécialisé dans le recrutement, il est possible de mettre en balance le faible risque d’un tel achat face à un recrutement. 

Comme en matière de vente, pensez bénéfices et certainement pas fonctionnalités, aussi innovantes soient-elles. 

Côté bénéfices du nouveau système, recensez ceux dont pourra espérer l’entreprise aussi bien directement qu’indirectement. 

Au cours d’une joute enflammée mais incertaine vous êtes parvenus à faire flancher la décision en votre faveur. Bravo ! En agissant ainsi vous avez réaffirmé votre rôle stratégique mais aussi doté votre organisation d’un levier de résilience qui saura mener votre équipe et votre organisation dans une autre dimension. 

Si vous souhaitez transformer vos pratiques managériales (entretiens d'évaluation, feedback 360...), Elevo est la solution qui vous accompagnera dans votre projet. Demandez une démo.