En quoi un outil RH interne est-il pénalisant pour les DRH ?

Selon le proverbe consacré, on n'est jamais mieux servi que par soi-même. Or, cette maxime s’avère particulièrement fausse lorsqu’il est question d’outils RH. 

Certaines grandes entreprises tentent d’internaliser la production d’un outil RH pour, selon elles, mieux répondre à leurs problématiques RH et managériales ou encore à leur culture d’entreprise. 

Or, un outil RH interne génère de nombreux problèmes : lourd impact financier, expérience collaborateur abîmée, difficultés de mise en conformité à la loi RGPD… On fait le point dans cet article !

Un outil RH interne coûte extrêmement cher !

Faire le choix d’un outil RH interne implique de confier la tâche de son développement à son équipe tech. 

Or, tout ce temps mobilisé sera autant de temps disponible en moins pour, par exemple, les améliorations produits nécessaires, pourtant cœur de métier de votre équipe d’ingénieurs. Sans compter que, guerre des talents oblige, les profils tech ultra qualifiés deviennent de plus en plus rares. On peut ainsi questionner leur degré de priorité quant au développement d’une telle solution. D’ailleurs ont-ils seulement signé pour développer un outil RH en interne ?

Pire, cette cannibalisation du temps ne pèse pas seulement sur les équipes tech mais également sur les équipes RH. 

En effet, afin que la solution prenne en compte les problématiques terrain, il faudra pour l’équipe RH rédiger le cahier des charges et assurer de nombreux allers-retours avec les équipes opérationnelles. Autant de temps disponible en moins pour mener les grands chantiers liés à la gestion des carrières et des compétences ou encore à la formation, pourtant ambition N°1 de nombreux DRH, à en juger par l’étude “Les RH au quotidien” aux Éditions Tissot (2021).‍

Toutefois, le coût induit par une solution RH interne ne s'arrête pas à sa phase de développement : elle touche également sa maintenance, au point d’affecter l’expérience collaborateur elle-même. 

Une expérience collaborateur détériorée

Des bugs à répétition 

Tout développeur informatique sait que les bugs à corriger sont monnaie courante. La question n’est donc pas de savoir si la solution RH interne va y être confrontée mais quand. Et là, mieux vaut avoir une équipe dédiée afin d’être suffisamment réactif pour ne pas s’aliéner ses utilisateurs. 

En effet, ces bugs nuisent grandement à l’expérience collaborateur : source d’insatisfaction et de frustration pour les collaborateurs-utilisateurs, ils peuvent empêcher le respect des échéances liées aux différents entretiens d'évaluation. 

Ajoutons à cela que l’image innovante de l’entreprise et donc, de sa marque employeur va s’en trouver particulièrement affectée. 

La difficulté de faire évoluer son outil RH interne

Par ailleurs, aussi vrai que dans toute conception produit, un MVP (Produit Minimum Viable ou phase de test avant mise sur le marché) ne peut décemment se contenter de sa V1 : une solution RH doit constamment se nourrir des feedbacks utilisateurs et de la réalité du marché afin de développer de nouvelles fonctionnalités et, ainsi, rester en phase avec les besoins du moment. Il faut donc penser à l’évolution constante de la solution RH autant qu’à sa maintenance : votre équipe tech est-elle en mesure d’effectuer ce travail ? Avez-vous suffisamment de ressources ?

Et l’ensemble de vos collaborateurs, de plus en plus aguerris à la technologie, va exiger une interface intuitive doublée d’une UX qui soit la plus fluide possible. L’enjeu central, et non des moindres, reste de donner envie à vos collaborateurs de répondre à leurs entretiens annuels !

Ainsi, avant de se lancer à corps perdu dans le lancement d’une solution RH interne, Il convient de s’interroger : disposez-vous d’une équipe d’UX Product en interne capable de penser un outil ergonomique comblant les attentes de vos collaborateurs ?

Le manque d’accompagnement

Un outil RH ne fait pas tout.

Ainsi, lors d’un benchmark de prestataires, ce qui fait la différence c’est inévitablement l’accompagnement par une équipe d'experts métier, voire un interlocuteur dédié.

Par conséquent, adopter une solution de management de la performance et des talents, comme Elevo, vous permettra de bénéficier des conseils avisés d’experts en ressources humaines afin d’améliorer la qualité de vos pratiques. 

Un expert peut notamment contribuer à améliorer vos trames d’entretiens afin qu’elles soient plus courtes, attractives pour les collaborateurs et que l'exploitation des données collaborateurs s’en trouve facilitée. 

Enfin, l’équipe d’experts RH peut vous fournir de précieux axes d’amélioration quant à l’exploitation de data issues des campagnes d’entretiens d’évaluation et qui constituent le socle stratégique de votre fonction RH.

"Chez Elevo, le service client est idéal. Nous n’avons plus à aller à la recherche d’informations. De plus, il y a vraiment un partage de bons conseils et de bon niveau. Cela compte vraiment dans l’appropriation de l’outil.”
Stéphanie Toffin-Clinquart, Ex-Directrice du développement RH chez JCDecaux

Impossibilité d’être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

En France, toute solution RH doit se conformer à la réglementation européenne RGPD. Les données récoltées vont du nom, prénom, aux commentaires d’entretiens en passant par les besoins en formation…

En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données du 23 mai 2018, tout traitement des données à caractères personnels doit être conditionné à un but précis et préalablement connu de l’intéressé. Ainsi, le RGPD garantit à tout candidat et collaborateur, le droit de consulter ses données personnelles, de les rectifier ou de les supprimer.

Il garantit également un délai en matière de durée de conservation des données : toute entreprise a l’obligation de détruire les données personnelles concernant un candidat ou collaborateur 5 ans après son départ. 

Ces règles européennes de cybersécurité concernent tout organisme quels que soient sa taille, son pays d’implantation et son activité. 

A contrario, un non-respect expose l'établissement à une amende pouvant atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% de son chiffre d’affaires total annuel. 

Problème : le service RH ou juridique d’une entreprise ne sera pas forcément en capacité de répondre à ces problématiques RGPD, faute de temps et/ou de compétences en interne. 

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Opter pour un outil interne génère donc de nombreuses contraintes, qu'elles soient d'ordre technique, financière, RH ou juridique !