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L'entretien professionnel de reprise : quand et comment le préparer
Qu'est-ce que l'entretien professionnel de reprise ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour faciliter le retour d'un collaborateur ?
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L’entretien professionnel de reprise est un moment privilégié pour reconnecter, en douceur, le collaborateur au collectif et aux nouveaux enjeux de l’entreprise, à l’issue d’une longue absence.
Qu’il s’agisse d’un retour de congé parental, d’arrêt maladie ou bien de congé sabbatique, une absence de longue durée (supérieure à 4 mois) n’est évidente ni pour le collaborateur ni pour l’entreprise. Pour le collaborateur il peut être le signe d’une vulnérabilité exacerbée (diminution physique, perte du lien social, isolement…) et où le sentiment de culpabilité n’est jamais très loin.
C’est là que l’entretien professionnel de reprise puise sa force : préparer la réintégration sans heurt du collaborateur. A charge pour l’employeur de veiller au retour de son employabilité. Qu’est-ce qu’un entretien de reprise ? Quels sont les objectifs de l'entretien de retour d'absence ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
L’entretien professionnel de reprise est un entretien d’évaluation en one-to-one mis en place à l’issue du retour d’un collaborateur suite à une absence de longue durée.
Cet entretien a deux fonctions principales :
L’idée reste de s’assurer du plein alignement du collaborateur quant aux enjeux stratégiques et opérationnels de l’entreprise.
Les règles liées aux entretiens professionnels, valables pour les collaborateurs ayant plus de deux ans d’ancienneté dans l’entreprise et quel que soit leur contrat, s’appliquent aux collaborateurs de retour après une longue absence (code du travail – Article L6315-1).
L'employeur est contraint d’organiser un entretien professionnel de reprise pour les collaborateurs revenant de :
Depuis le 1er janvier 2019 : cet entretien professionnel peut avoir lieu à l’initiative du salarié à une date antérieure à la reprise de poste (cette possibilité n’était auparavant possible qu’avant la fin d’un congé parental d’éducation).
Au cours de cet entretien, les points suivants doivent être obligatoirement abordés :
Sensibiliser le collaborateur au but poursuivi par l’entretien professionnel de reprise permettra d’écarter les doutes et les réticences, tout en incitant celui-ci à parler plus librement de ses besoins.
Cet entretien sert d’abord à faciliter la réintégration d’un collaborateur au poste qu’il occupait avant son départ. L’idée est de dresser le bilan des réalisations et difficultés rencontrées lors de l’absence (pour l’entreprise comme le collaborateur).
Il s’agit aussi de s’assurer de l’employabilité du collaborateur. Ce bilan doit permettre de détecter d’éventuelles difficultés, craintes ou attentes.
Il doit également permettre d’identifier les besoins de formation afin de servir les intérêts de l’entreprise et l’ambition du collaborateur.
Afin d’administrer et d’exploiter efficacement les données collaborateurs recueillies (les fameux People Analytics) lors de l’entretien, il convient de disposer d’un outil RH adapté.
Ce qui exclut le recours à un Google Sheets pour remplir un formulaire de reprise et ceci pour diverses raisons :
Sans compter que côté RH, les informations seront difficilement repérables et actionnables, tandis qu’il sera impossible de parapher un tel document (remarque valable pour l’entreprise comme pour le collaborateur).
Préférez donc un outil de management des talents et de la performance, comme Elevo pour mener à bien vos entretiens de reprise.
L’entretien de reprise permet de détecter les signaux faibles quant à d’éventuelles craintes ou appréhensions chez le collaborateur concernant son retour. Des informations à ne pas sous-estimer. Ainsi, selon l’association de l’ANDRH (Association Nationale des DRH), le retour sur site, après une absence prolongée consécutive à un télétravail généralisé, peut donner lieu à divers freins comme la nécessité de réorganiser son quotidien. Cela implique de la part de l’entreprise d’accompagner le collaborateur et de lui fournir écoute et soutien (dont un aménagement des conditions ou horaires de travail si nécessaires).
Pour mener à bien votre entretien de reprise, vous devrez :
1°) Prendre des nouvelles sur l’état de santé du collaborateur par la question « comment allez-vous ?». Une question simple et suffisamment ouverte pour s’informer sur l’aptitude physique et psychologique du collaborateur. Attention cette marque de considération n’est en rien un moyen de satisfaire votre curiosité, en effet le secret médical est plus que jamais à respecter.
2°) Informer le collaborateur sur les changements intervenus lors de son absence par la formulation « ce qu’il s’est passé pendant ton absence ». L’occasion pour l’entreprise d’évoquer les difficultés occasionnées par l’absence du collaborateur, sans le culpabiliser.
3°) Impliquer le collaborateur dans une réflexion concertée sur l’organisation du travail et la politique de QVT. Par exemple, si des conditions de travail déplorables sont à l’origine de l’absence, il est judicieux d’opérer un questionnement projectif : « Que faudrait-il faire pour éliminer ou réduire les difficultés qui peuvent être source d’arrêts maladie et/ ou d’accidents du travail ? ».
4°) Rassurer et rappeler les règles juridiques liées aux absences, surtout si le collaborateur ne les a pas suivies (notamment le référent à prévenir et les délais d’information).
Parmi les questions à poser lors de l’entretien de reprise, citons :
Comme tout entretien, un tel entretien de reprise se prépare.
Idéalement, l’entreprise doit informer le collaborateur en amont de son retour, au plus tard 15 jours avant la reprise d’activité. Assurez-vous bien entendu de la pleine disponibilité du collaborateur.
Ensuite, lors de l’entretien de retour, évitez de recevoir le collaborateur dans un open-space bondé ou aux heures de forte affluence. Privilégiez un espace neutre qui favorise l’expression et garantit la confidentialité.
A l’entreprise de créer les conditions d’un contact humain détendu, transparent et dénué de jugements hâtifs. Un climat propice à l’échange est encouragé par une culture du feedback généralisé et idéalement par le maintien d’un contact régulier durant son absence.
L’idée est de combattre les biais cognitifs et autres fausses croyances qui ont tôt fait d’orienter toute décision. Comme tout feedback et à la manière d’un journaliste, basez-vous sur des faits qui soient précis, neutres, optimistes, quantitatifs, objectifs et observables.
Une fois l’entretien de reprise dûment rempli, il convient d’analyser les réponses pour en déduire des actions RH.
Parmi les plans d’action ciblés pouvant être préconisés, citons :
Le retour d’un salarié après une longue absence nécessite forcément une mise au point sur les évolutions de l'entreprise et une piqûre de rappel quant à ses codes culturels.
En cela, la reprise s’apparente à un onboarding bis, que l’on peut qualifier de ré-onboarding.
La grande différence étant ici que le profil et les compétences du collaborateur sont connues par l’entreprise, tandis que le collaborateur est déjà acculturé aux codes de l’entreprise.
Lors de l’entretien de reprise d’activité, il convient ainsi de :
Vous l’aurez compris, l’entretien professionnel de reprise sert à faciliter la réintégration du collaborateur et plus précisément à le rassurer, à s’assurer de son employabilité et à lui donner toutes les clés nécessaires à un retour réussi.
Bien orienté, l’entretien pourra donner lieu à des actions RH plus efficaces comme des aménagements de poste en fonction de l’état de vulnérabilité du collaborateur.
En cela, disposer d’un plan de ré-onboarding concret permettra d’améliorer votre management des talents, booster votre expérience collaborateur et, par ricochet, de servir une marque employeur plus forte !
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