Entretien annuel : modèle d'évaluation rempli

L’entretien annuel d’évaluation est un moment important de la vie d’une entreprise : pour le salarié comme pour l’employeur, il s’agit d’une étape permettant de faire le bilan d’une année de travail. C’est aussi un excellent moyen de faire le point sur les motivations, les frustrations et les envies du collaborateur pour l’année qui s’annonce. 

Pour les RH et les managers, il peut être intéressant d’avoir à disposition un modèle d’entretien annuel rempli de manière à mieux préparer l’entrevue. Pour les salariés, des exemples concrets peuvent leur permettre de mieux comprendre ce qui est attendu de leur part. Voici quelques exemples, commentaires et phrases types que l’on peut retrouver à l’intérieur d’un modèle d’évaluation annuelle rempli.

Le bilan de l’année écoulée

Le déroulement de l’entretien annuel d’évaluation comprend généralement 3 grandes étapes : le responsable commence tout d’abord par faire un bilan de l’année écoulée avec son interlocuteur. Ensuite, il procède à une évaluation des objectifs et des compétences, et termine par une projection sur l’année à venir. 
La première partie qui porte sur l’année écoulée doit permettre de s’entretenir sur plusieurs points.

Degré de satisfaction du salarié et ambiance générale

À la question : « êtes-vous satisfait de l’ambiance générale de l’entreprise ? », le salarié devra donner une réponse claire. Exemple : très satisfait(e), satisfait(e), neutre, peu satisfait(e) ou pas du tout satisfait(e). Si la question est fermée, cela forcera le collaborateur à donner une réponse précise.

Lors de l'entrevue, le manager devra encourager son interlocuteur à développer son sentiment, notamment et plus particulièrement s’il constate un quelconque inconfort. Des questions pourront être posées afin de rebondir : pourquoi le salarié se sent-il ainsi ? Peut-il mettre à disposition des exemples de situations illustrant son ressenti ? De quelle manière le manager, l’équipe et l’entreprise peuvent-ils l’aider ?

L’intérêt de cet exercice n’est pas de tout noter, mais d’encourager une participation active du salarié, à travers un dialogue où il se sent entendu. À ce stade, il est préférable de privilégier la discussion à la prise de note, de manière à ne pas susciter la méfiance du collaborateur, ou le mettre mal à l’aise.

Principales satisfactions relatives à l’année écoulée

À la question : « quelles sont vos principales satisfactions relatives à l’année écoulée ? », le salarié pourra revenir sur quelques événements clés, par exemple la montée en compétences grâce à une formation, le nombre de ventes atteintes par l’équipe ou la prise de responsabilité sur un projet en particulier.

Là aussi, l’échange est préférable à la prise de notes. Celles-ci pourront tout de même contenir certains éléments décisifs, comme des chiffres et des données clés, ainsi que les moteurs de satisfaction principaux (le collaborateur met-il l’accent sur la responsabilité, l’argent, le sentiment de reconnaissance ?).

Principales difficultés rencontrées durant l’année

À la question : « Quelles sont les principales difficultés que vous avez rencontrées cette année ? », le collaborateur pourra relater certains évènements. Parmi ceux-ci : des difficultés à s’adapter à des changements d’organisation dans l’équipe, un changement de contexte sur le marché cible avec, à terme, un impact sur les résultats personnels du salarié, ou encore des problèmes divers ayant eu des répercussions sur son travail.

Au moment de réaliser le bilan de l’année écoulée, d’autres outils ou critères pourront être mobilisés : degré de satisfaction sur des sentiments précis, évaluation de l’engagement au sein de l’entreprise, etc..

L’évaluation des objectifs et compétences

Atteinte des objectifs de l’année passée

À la question : « Le salarié a-t-il réussi à atteindre les objectifs fixés durant l’année qui vient de s’écouler ? », le responsable pourra imaginer une grille reprenant le taux de complétion pour chaque objectif (objectif 1, 2, 3, 4), et les commentaires associés à côté.

Les commentaires pourront faire état de l’excellent travail du salarié, des efforts restants à fournir, des objectifs devenus obsolètes, car progressivement abandonnés par l’entreprise, etc.

Facteurs de réussite et freins dans la réalisation des objectifs

Là aussi, il faut encourager le collaborateur à s’exprimer pleinement objectif après objectif. L’idée est de mettre l’accent sur des éléments précis, ayant permis par exemple le déblocage de l’avancement d’un projet. Le manager devra également identifier clairement les freins pour lesquels un travail conjoint plus profond devra être mené. Voici quelques exemples :

• Sur l’objectif numéro 1 : la mise en œuvre d’une formation spécifique sur une période donnée durant l’année a permis le déblocage de certains sujets.
• Sur l’objectif numéro 2 : la « synergie » entre plusieurs équipes a permis au collaborateur de se dépasser sur un point particulier.
• Sur l’objectif numéro 3 : a contrario, le collaborateur n’a pu s’organiser comme souhaité, à cause des nombreuses évolutions dans la stratégie relative au projet.

Niveau de progression sur les compétences attendues

Dès l’entrée en fonction du salarié à son poste, celui-ci doit savoir sur quels critères il sera évalué par la suite. Tout doit être parfaitement clair au moment de l’entretien annuel d’évaluation ! Ces compétences professionnelles peuvent être notées sur 5 et la notation doit être clairement explicitée. Par exemple, à quoi correspond un 3/5 ? 

Il existe 2 sortes de compétences : les compétences transversales et les compétences métier/techniques :

• Les compétences transversales : elles concernent l’ensemble des qualités humaines et relationnelles d’un individu (soft skills). Parmi celles-ci : la prise d’initiative, le leadership, la flexibilité, l’autonomie et le travail en équipe.
• Les compétences métier/techniques : il vous revient ici de développer les compétences « techniques » ou (hard skills) qui sont des savoir-faire opérationnels.

La projection sur l’année à venir

Maintenant que vous avez fait le point sur l’année écoulée avec votre interlocuteur, apprenez à vous projeter dans l’année qui s’annonce. Et pour laquelle vous allez devoir répéter l’opération, en tenant compte des réussites et des échecs précédents.

En tant que manager, voici quelques exemples de questions à l’intention de votre collaborateur :

1. Souhaitez-vous vous investir davantage sur d’autres projets ?
   Afin de permettre à votre salarié de répondre au mieux à cette question, pensez à préparer une liste de projets en amont de l’entretien. De cette manière, vous pourrez en discuter avec lui durant l’entretien.
2. Comment souhaitez-vous que votre carrière évolue, à plus ou moins long terme ?
   A cette réponse, le principal intéressé pourra exprimer le désir de devenir responsable de projet sur un moyen terme. Il pourra également imaginer devenir manager d’équipe. Pour le manager, il est impératif de disposer de certains éléments afin de rebondir de manière adéquate.
3. Quelles sont vos attentes vis-à-vis du management ?
   A cette réponse, votre collaborateur pourra évoquer des besoins spécifiques, une demande redoublée de soutien sur tel ou tel projet, ou la nécessité d'avoir un accompagnement plus soutenu via 2-3 points hebdomadaires.
4. Que souhaitez-vous continuer à faire l’année prochaine ?
   Ici, votre salarié peut exprimer le souhait de continuer le travail sur un projet x ou y, afin de développer par exemple de nouvelles compétences. Ses réponses nécessitent de votre part un approfondissement afin de comprendre quels sont les moteurs sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour fidéliser vos collaborateurs.