Collaborateur, comment préparer votre entretien annuel d'évaluation ?

L'entretien annuel d'évaluation, aussi appelé entretien individuel, est un exercice délicat et très important.
Pour qu'il soit fructueux, vous devez vous y préparer en amont, en ayant bien connaissance de toutes les étapes de l'entretien individuel. Découvrez tous nos conseils pour aborder sereinement l'évaluation annuelle.

Entretien annuel d'évaluation : comment le préparer et le réussir ?

Avant l'entretien : soignez votre auto-évaluation

L'auto-évaluation est une étape clé de la préparation de votre entretien annuel. Réalisée en toute objectivité, elle vous permet de gagner en crédibilité auprès de votre manager. Voici les trois étapes à suivre pour mener à bien cet exercice.

Étape n° 1 : Faites le point sur l'année passée

Avec votre manager, vous serez amené à dresser un bilan des actions que vous avez conduites au cours de la période écoulée. Pour ne pas être pris au dépourvu, menez au préalable une réflexion sur les évènements majeurs de votre année.

Évaluez vos réussites

Commencez par reprendre les objectifs fixés au cours du dernier entretien d'évaluation. Si vous avez moins d'un an d'ancienneté, fiez-vous aux buts qui vous ont été soumis lors de votre embauche et relisez attentivement les différents points de votre fiche de poste.

Une fois cette étape effectuée, prenez une feuille de papier et listez les principaux éléments de satisfaction de votre parcours :

1. Quels sont les travaux et les missions que vous avez accomplis avec succès ?
2. Quelle est la réalisation dont vous êtes le plus fier ?
3. Quelles sont les qualités que vous avez développées à cette occasion ?
4. Vos réussites ont-elles eu un impact significatif sur l’entreprise : ont-elles permis à celle-ci de diminuer ses coûts, d'augmenter ses gains ou de réaliser des plus-values ?
5. Quels objectifs chiffrés avez-vous atteints ?

Soyez suffisamment précis lorsque vous présentez vos résultats. Étayez vos arguments avec des éléments qualitatifs (nombre de contrats décrochés, événements organisés, challenges, retours positifs de clients, etc.). Pour mettre en avant vos succès, appuyez-vous également sur des données chiffrées. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur du marketing, vous pouvez analyser :

• la performance de vos campagnes d'emailing (taux d'ouverture de vos emails marketing, temps de lecture moyen) ;
• le nombre d’interactions (mentions « J'aime », commentaires, partages, likes, favoris, retweets) sur vos publications ;
• le taux de trafic sur le site web de votre entreprise (pourcentage de nouveaux utilisateurs, sources des visites).

Réfléchissez aux points qui vous ont posé problème

Souligner vos réussites durant votre entretien annuel est essentiel. Mais peut-être avez-vous commis des erreurs ou connu des échecs durant l’année ? Profitez de cette occasion pour mettre les choses à plat. Comme pour les réussites, prenez le temps de tout consigner par écrit :

• Quel(s) projet(s) avez-vous le(s) moins apprécié(s) ?
• Y a-t-il eu des freins (contexte économique soudainement tendu, changement de stratégie, collègues absents) à l'atteinte des objectifs fixés ?
• Disposiez-vous des moyens suffisants pour surmonter vos difficultés (temps, outils, délégation) ?

L'entretien individuel, étant avant tout un moment privilégié d'échange, ne vous contentez pas d’indiquer ce qui a pu vous manquer ou vous gêner. Soyez force de proposition en suggérant des solutions d’amélioration de vos performances pour l’année à venir (priorisation des activités, besoins de formation, etc.). Cela démontrera votre implication et votre motivation pour votre poste.

Étape n° 2 : analysez vos compétences

Après avoir fait le point sur vos réalisations probantes et vos projets moins réussis, il s'agit désormais d'analyser vos compétences. Pour mener à bien cette étape, reportez-vous à la grille d'évaluation fournie par votre entreprise ou réfléchissez aux compétences que vous utilisez dans l’exercice de votre travail.

Révélez vos forces

Vous pouvez considérer comme vos forces, les éléments clés (aptitudes, qualités, capacités) qui vous donnent un avantage concurrentiel. Votre expérience, votre motivation et vos valeurs sont des faire-valoir à prendre en compte dans votre analyse. Vous pouvez également y inclure les tâches qui vous réussissent, celles qui vous demandent le moins d’efforts ou pour lesquelles vous n'éprouvez aucune difficulté dans la réalisation. N'oubliez pas d'y intégrer vos compétences comportementales (soft skills). Une excellente capacité d'écoute, une facilité à résoudre les problèmes, mais aussi votre humilité, votre bienveillance et votre leadership sont autant d'atouts qu'il convient de noter en vue de votre entretien individuel.

Déterminez vos faiblesses

Après avoir identifié vos forces, prenez du recul et faites preuve d'esprit critique pour mettre en lumière vos faiblesses. Pour les trouver, posez-vous les questions suivantes :

• Qu’est-ce que votre manager ou vos collègues décriraient comme votre plus grande faiblesse ?
• Quelles sont les choses qui vous posent problème au quotidien ?
• Quelles sont les tâches que vous évitez, voire que vous redoutez ?
• De façon globale, comment pourriez-vous vous améliorer dans votre travail ?

Répondez à chacune de ces questions en votre âme et conscience, à partir de votre propre point de vue et de celui de vos pairs (collègues, anciens collaborateurs). Faites preuve d'objectivité et réfléchissez à la façon dont vous pouvez minimiser vos faiblesses ou les transformer en forces futures.

Étape n° 3 : envisagez l'avenir

L’entretien annuel d'évaluation est le moment idéal pour faire le point sur votre projet professionnel. Saisissez votre chance et faites savoir à votre manager vos souhaits d'évolution.

Pour être le plus clair possible le jour J, posez-vous les bonnes questions en amont :

• Depuis combien de temps êtes vous en poste ?
• Comment vous voyez-vous, professionnellement parlant dans 3 ans, 4 ans ou 5 ans ?
• Quelles sont les nouvelles responsabilités que vous pourriez exercer ?
• Quelles seraient les actions à mener pour y parvenir et les compétences à développer ?

Attention : si vous souhaitez parler rémunération à la fin de votre entretien annuel, assurez-vous que cette occasion se prête à cela dans votre entreprise. Vos collaborateurs ayant plus d’ancienneté ou le service RH pourront vous renseigner sur le sujet.

Vous pouvez également profiter de cette occasion pour faire part de vos attentes, notamment en termes de formation, d'aménagement d'horaires, de télétravail ou de mobilité interne.

Le jour J est arrivé : que faire pour que votre entretien d'évaluation se déroule bien ?

Ayez une attitude positive

Tout comme pour un entretien d'embauche, il convient d'adopter une attitude consensuelle et proactive. Pour être entendu et compris, vous devez pratiquer l'écoute active et prendre en compte les préoccupations de votre manager. Si certaines remarques vous déplaisent au cours de l'entrevue, n’hésitez pas à rebondir et à montrer que vous êtes capable de proposer des pistes d'amélioration. Cela reflétera votre envie d'évoluer, d'apprendre et de vous remettre en question. Enfin, si vous voulez marquer les esprits, pensez à être souriant, naturel, impliqué et concerné jusqu'au terme de l'échange.

Surveillez votre posture

La posture est un élément essentiel à prendre en compte pour un entretien annuel réussi. Garder la tête haute et le buste légèrement penché en avant, par exemple, peut démontrer votre intérêt, votre ouverture d’esprit et votre concentration. En revanche, une posture trop décontractée, avachie sur la chaise, donnerait l’impression que vous n’accordez aucune importance à l'entrevue. À vous donc d’opter pour la meilleure tenue sur votre siège.

Soyez ouvert à la critique

Au cours de l'entretien annuel d'évaluation, il se peut que votre manager émette des critiques sur votre travail. Préparez-vous à les accepter et à les recevoir. Gardez à l'esprit que ces feedbacks correctifs ne sont pas des reproches et ne doivent pas être perçus comme tels. S'ils ne sont pas toujours agréables à entendre, ils restent néanmoins constructifs.

Il est donc important que vous en compreniez la raison pour pouvoir progresser par la suite. Si au premier abord, la critique vous surprend, n’hésitez pas à demander des précisions à votre interlocuteur. Dans le cas où elle est fondée et appuyée par des exemples concrets, reconnaissez-la, sans forcément vous excuser. Puis, n'hésitez pas à proposer des solutions pour améliorer la situation. Vous montrerez ainsi toute votre valeur.

Si la critique vous semble injustifiée ou illégitime, n'hésitez pas à éclaircir les choses en posant des questions sur la remarque en elle-même ou sur la situation qui en est à l'origine. Dans un cas comme dans l'autre, ne prenez pas les choses personnellement et contenez vos émotions. L'essentiel est de rester professionnelle et cordiale.

Et après ? Les suites de l’entretien d’évaluation

À l’issue de l'entretien annuel, votre manager rédige un compte-rendu d'évaluation. La loi ne stipule pas spécifiquement les éléments que doit contenir ce document confidentiel. Néanmoins, pour avoir une réelle utilité, il doit comporter a minima les informations suivantes :

• la date à laquelle s'est déroulé l'entretien individuel ;
• l’identité de l'évaluateur ;
• le récapitulatif de votre parcours (postes occupés, ancienneté, historiques des formations, etc.) ;
• la synthèse des échanges (feedbacks sur l'année écoulée, atteinte ou non des buts fixés, axes d'amélioration, envies d'évolution professionnelle, etc.) ;
• les nouveaux objectifs que vous devez atteindre ;
• les plans d'actions à mettre en œuvre après l'entretien (formation professionnelle, changement de poste, nouvelles responsabilités, etc.).

Parallèlement à l'établissement de ce compte-rendu, votre manager réalise un suivi "post-entretien". De fait, Il peut prévoir un ou plusieurs entretiens intermédiaires pour suivre l’avancement du travail et mettre en place des actions correctives en cas de difficultés rencontrées.

Profitez de ces rencontres hebdomadaires ou mensuels pour prouver à votre manager que vous êtes capable de mettre en application les mesures prises en commun lors de l'entretien annuel d'évaluation. Soyez proactif, prenez des notes, et restez ouvert d'esprit sur l'année à venir. Cette attitude positive sera toujours bien vue !