Comment améliorer votre expérience collaborateur grâce à un outil RH ?

Si l’expérience collaborateur est devenue, à l’aune de la crise, le graal de toute entreprise, encore faut-il s’assurer au moyen d’outils RH dédiés que les promesses de la marque employeur sont véritablement à la hauteur des espérances. 

L’expérience collaborateur désigne l’ensemble des interactions et expériences vécues par un collaborateur dans une entreprise dans les moments clés de son parcours comme dans son quotidien professionnel (du recrutement au départ). 

D’après le baromètre Parlons RH de 2020, il apparaît que l’absence d’outil peut freiner l’expérience collaborateur tant dans son déploiement que dans son développement. Or, offrir une expérience collaborateur personnalisée, engageante et vivante s’annonce clé pour muscler sa marque employeur. 

Face à ce défi de taille, comment développer et structurer l’expérience collaborateur ? Un outil de management des talents et de la performance qui a l’avantage de fidéliser et d'améliorer les processus internes s’annonce comme LA solution. Voici pourquoi.

Un onboarding plus structuré

Pourquoi améliorer l'expérience collaborateur ? Pour fidéliser bien sûr. Si les étapes de l’expérience collaborateur sont nombreuses, c’est bien le processus d'onboarding qui tient le haut du pavé. 

L’Onboarding - processus d'intégration de la nouvelle recrue et élément déclencheur de l’expérience collaborateur - apparaît, pour nombre de professionnels RH comme le point d’entrée d’une expérience collaborateur stimulante et engageante. L’objectif de cet onboarding reste d’assurer la rencontre et l’adéquation avec une culture d’entreprise ainsi que de faire grandir le sentiment d’appartenance des nouvelles recrues. L’item gagne 13 points depuis de 2018 à 2020, la plus forte progression relevée par le baromètre de Parlons RH. Il en ressort que l’effort RH se concentre encore trop sur une vision court-termiste de fidélisation, reléguant - à tort - au second plan les sujets de fonds à plus forte valeur ajoutée (mobilité, feedback, formation…).

Un outil dédié au management des talents et de la performance, comme Elevo, permet de structurer différentes phases de l'onboarding et de s'assurer de la bonne intégration de la recrue, que ce soit via un sondage, un rapport d'étonnement ou encore un feedback 360°.

Ce souci d’évaluer, de façon constructive et complète, les collaborateurs, se retrouve par exemple dans le processus d’onboarding mis en place chez Frichti. Avec quinze nouveaux collaborateurs par mois au siège, l’équipe RH de Frichti se sert de la plateforme Elevo pour structurer deux étapes clés de son processus d’onboarding. 

1°) Check-in sur l’intégration

Au bout d’un mois, sur la plateforme Elevo, un nouveau collaborateur chez Frichti remplit un sondage (survey) axé sur son intégration. S’en suit la programmation d’un entretien entre lui et l’Employee Experience Manager incarné par un membre de l’équipe RH.

Piloté depuis Elevo, ce check-in permet :

• D’améliorer le processus d’onboarding via les feedbacks de l’onboardé ;
• Au nouvel arrivant d’avoir un référent RH, avec qui il peut échanger librement ;
• À l’Employee Experience Manager de partager la culture Frichti à l’onboardé.
  

 2°) Feedback 360°

Puis un mois et demi après le check-in, l’équipe RH lance un questionnaire de Feedback 360°.

Pour rappel, le feedback 360° repose sur l'évaluation conjointe de l’entourage professionnel du collaborateur envers le collaborateur. Elle permet de diminuer les risques de biais cognitifs observables si elle ne reposait que sur un seul protagoniste (le manager, qui d’ailleurs ne connaît pas forcément le mieux ses équipes). Le dispositif permet de dégager une représentation plus juste du collaborateur quant à sa performance et son implication (loin de l’auto-censure ou des vanity metrics). 

Chez Frichti, lors de ce Feedback 360° :

• L’onboardé s’auto-évalue ;
• L’onboardé est évalué par deux de ses pairs ;
• L’onboardé est évalué par son manager, qui lui donne un feedback extrêmement complet.

Si la recrue est un manager, l’équipe RH lance, en parallèle, une évaluation manager pour recueillir les feedbacks de ses N-1.

Ce Feedback 360° a un rôle crucial : il permet au manager de ne pas avoir d’angles morts sur la performance et l’intégration de sa nouvelle recrue. C’est un levier puissant qui lui permet d’indiquer la bonne direction à son collaborateur, clef d’une intégration réussie.

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“Le Feedback 360° nous permet d’avoir une vision objective sur les nouveaux collaborateurs et il outille les managers.”
- Coralie Di Giugno, Ex-Head of HR chez Frichti

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Lors de l'onboarding, il est important d'engager et de fidéliser tout de suite les nouveaux collaborateurs sinon vous verrez votre taux de turnover augmenter. Et c'est via un outil innovant qui permet de récolter du feedback, il est possible de cerner rapidement les problèmes et d'accroître l'engagement.

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Une meilleure gestion des carrières et de la mobilité

Grâce à un outil de management de la performance et des talents, collaborateurs comme managers vont pouvoir également remonter les besoins en formation et en mobilité interne. Mais surtout, l’équipe RH va pouvoir faciliter l’analyse et l’accompagnement des effectifs en archivant notamment ses besoins.

Un outil de management tel que Elevo permet justement de fluidifier les process et de fiabiliser les données tout en les rendant facilement activables. Autant de fonctionnalités que ne permettent ni Google Sheets, ni Excel. Largement surestimés, ces tableurs - fort répandus en milieu RH - rendent la recherche d’information hasardeuse, compliquée et chronophage, sans compter qu’il n’y a ni centralisation des données, ni historique : clairement, on a vu mieux pour engager ses collaborateurs. 

Malgré sa vertu de fidélisation au long court pour la marque employeur, la gestion des mobilités et des carrières apparaît néanmoins en perte de vitesse (-7 points en deux ans) : 4e position des priorités RH de l’expérience collaborateur, d’après le baromètre de Parlons RH.

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Une meilleure visibilité sur les besoins des collaborateurs

Outre une meilleure gestion des carrières et des mobilités, un outil de management de la performance permet aussi de mesurer le bien-être des collaborateurs (QVT). La santé mentale est en effet devenue une donnée clé pour les employeurs à l’aune des confinements successifs, quand on sait que 44% des collaborateurs étaient en détresse psychologique selon une enquête Opinion way et Empreinte Humaine publiée en avril 2020 ou encore que 2 millions de collaborateurs en France souffraient de burnout sévère à la veille du retour au bureau. 

Or, si l’outil RH apparaît comme un must have d’après le baromètre de Parlons RH, seuls 38% des professionnels RH - qu’ils aient ou non une politique d’expérience collaborateur dans leur entreprise - y voient un moyen de mesurer le feedback, contre 52% des “pratiquants” de l’expérience collaborateur. A côté, 20% y voient un moyen de mesurer la satisfaction collaborateur (contre 31% des “pratiquants”). 

Ex : En lançant un sondage sur le retour au bureau ou encore sur le bien-être en télétravail. C’est d’ailleurs ce qu’a fait Frichti. 

En effet, l’équipe RH de Frichti a mis en place sur la plateforme Elevo un Survey RH, lancé chaque trimestre.

Ce Survey RH sert à :

• Mesurer l’eNPS (Net Promoter Score pour les employés), c’est-à-dire l'engagement des collaborateurs et leur propension à recommander l’entreprise à leur réseau.
• Savoir si les collaborateurs se sentent bien dans leur équipe, s’ils sont bien accompagnés par leur manager…

Grâce à la plateforme Elevo, l’équipe RH de Frichti lance spontanément d’autres Surveys, comme dernièrement sur le sondage axé télétravail pour répondre aux problématiques suivantes :

• Qu’attendent les salariés du télétravail ?
• Qu’est-ce que l’équipe RH peut mettre en place pour répondre à leurs besoins ?

Dans une entreprise en phase d'hyper croissance, lancer rapidement des Survey est tout simplement vital. Grâce à Elevo, l’équipe RH de Frichti comprend et répond aisément aux besoins du moment de ses collaborateurs.

L’équipe RH de Figaro Classifieds utilise aussi un tel outil pour lancer des campagnes de feedback sur la gestion post-crise du Covid-19. Ainsi, lors du déconfinement, l’équipe RH de Figaro Classifieds a créé un sondage qui a permis aux collaborateurs de s’exprimer sur la manière dont la situation a été gérée par l’entreprise et préparer ensemble « l’après ». 
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“On voulait avoir du feedback sur notre accompagnement, la cohésion et la stratégie adoptée pendant cette période post-crise. Les retours nous ont été très utiles.”
- Justine Reure, Ex-Chargée de développement RH chez Figaro Classifieds

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Un outil de management des talents et de la performance comme Elevo est pertinent dans le cadre du suivi des carrières, mais il sert aussi à clôturer l’expérience collaborateur sur une bonne note en capitalisant sur les feedbacks collectés. 

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Un offboarding soigné

L’étape de l'offboarding - ou départ du collaborateur de l’entreprise - est un peu l’étape mal aimée de l’expérience collaborateur : dans une logique très Show Off,  la plupart des entreprises préfèrent mettre le paquet dans la phase d’acquisition de talent au point que l’onboarding apparaît souvent - à tort - comme la seule phase réellement structurée de l’expérience collaborateur. Pourtant, l’offboarding est tout aussi clé : en effet rien ne présage que vous ne serez pas amené à vous revoir et à collaborer de nouveau ensemble sur d’autres projets ou missions. 

Selon l’expression consacrée “on rejoint une entreprise, on quitte un manager”. Mieux gérer son offboarding permet de collecter un feedback clé sur les raisons du départ et des propositions d’axes d’amélioration de manière à éviter un effet de contagion. 

Il va de soi que l’entente avec le manager et les conditions de départ doivent être positives pour espérer obtenir la coopération du collaborateur sortant (transmission des savoirs, notification des projets en cours, formation de la nouvelle recrue). 

Un outil comme Elevo permet de récolter le feedback d'un collaborateur sur le départ via un questionnaire dédié à l'offboarding. Le manager et le collaborateur sortant organisent un meeting (appelé aussi Exit Interview) et, ensuite, managers et équipes RH peuvent prendre en compte les feedbacks pour changer et améliorer des process.

Parmi les questions susceptibles d’être posées au talent sur le départ, citons : 

• Le poste et l’entreprise au global ont-ils répondu à vos attentes initiales ? Si non, pourquoi ?  
• Est-ce que l’on vous a proposé des opportunités d’évolution professionnelle ?
• Qu’est-ce que l’entreprise aurait pu mettre en place pour que vous soyez davantage épanoui.e et/ou satisfait.e ?

Fort de ce retour d’expérience, le collaborateur sortant conserve une bonne image de son entreprise : en sentant que ses remarques aboutiront à une amélioration des conditions de travail ou du contenu du poste ou de la mission, il se sent écouté et considéré. 

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Vous l’aurez compris, expérience collaborateur et marque employeur sont intimement liés au point d’en faire un sujet pris à bras le corps par le milieu RH : 43% sont passés à l’acte en 2021 contre 25% en 2019, d’après le baromètre de Parlons RH 2021. Reste que pour être concluant, encore faut-il se doter d’un outil RH adéquat ou encore se faire accompagner. Ainsi, disposer d’un outil de management des talents et de la performance est bénéfique en interne pour votre équipe RH et vos collaborateurs mais aussi à l’externe pour votre marque employeur et ce par-delà l’onboarding. Dans les trois cas, il donne à voir un management participatif, une organisation agile ainsi qu’une valorisation du point de vue des collaborateurs. Autant d’éléments qui permettront aux équipes RH de réaffirmer avec force conviction leur rôle stratégique dans le développement et la fidélisation des talents.