Comment améliorer la qualité de vie au travail grâce à une expérience collaborateur digitalisée ?

L’expérience collaborateur désigne l’ensemble des points de contact du collaborateur avec une entreprise, relation qu’il est plus que bénéfique de digitaliser.

La crise sanitaire a fait tomber les frontières psychologiques et opérationnelles du télétravail et réaffirme l’importance de la qualité de vie au travail (QVT). Or, transposer l’expérience collaborateur dans la sphère digitale permet de rapprocher les individus en distanciel tandis qu’il est possible de collecter des données collaborateurs (taux de satisfaction, qualité managériale, besoin en formation, bien-être…). Autant d’insights à même de renforcer la personnalisation du parcours collaborateur et de muscler la marque employeur. 

Ainsi, simplifiée et mieux structurée, l’expérience collaborateur digitalisée permet aux professionnels RH de se fonder sur des données tangibles pour répondre aux aspirations des collaborateurs, rediriger les processus et fidéliser dans la durée.

Qu'est-ce que l'expérience collaborateur ? Comment l’améliorer avec le digital ? C’est ce que nous allons voir ici. 

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Qu'est-ce qu'une expérience collaborateur digitalisée ?

L’expérience collaborateur désigne, selon Parlons RH,  “l’ensemble des interactions et expériences vécues par un collaborateur au sein de l’entreprise, dans les moments clés de son parcours comme dans son quotidien professionnel, de son recrutement jusqu’à son départ”.

Dans une expérience collaborateur digitale, ces moments clés sont structurés et pilotés depuis un outil de management de la performance et des talents. Par exemple, dans le cadre d’un processus d'onboarding, il est possible d’administrer un questionnaire d'onboarding sur une plateforme comme Elevo. Il en va de même pour la phase d’offboarding.

Structurée, simplifiée et actionnable pour les professionnels RH, l’expérience collaborateur digitale est aussi plus engageante pour le collaborateur. En effet, qui a franchement envie de remplir un questionnaire d'offboarding sur un tableur Excel ? 

Ainsi, digitaliser l’expérience collaborateur constitue un bon moyen de s’aligner avec une demande tendant vers une meilleure qualité de vie au travail (QVT). Un item qui se hisse dans le top 3 des objectifs de l’expérience collaborateur en 2021 (soit +9 points en comparable), d’après le dernier baromètre dédié de Parlons RH. De facto, le vécu de la crise a fait davantage l’objet d’évaluations de la part des entreprises coutumières de l’expérience collaborateur. Le contexte a par ailleurs intensifié l’usage par les entreprises d’outils et autres procédures dédiées. Parmi les entreprises pratiquant l’expérience collaborateur depuis plus de 3 ans, 33% le font de manière informelle tandis que 56% la pratique en s'appuyant sur des outils et procédures dédiées. 

Parmi les critères contribuant au bien-être au travail, la charge de travail voit son importance inchangée en 2021, selon le baromètre Parlons RH sur l'expérience collaborateur. 

Si l’objectif de l’expérience collaborateur consiste à renforcer l’engagement collaborateur et donc le bien-être au travail, les professionnels RH disposent d’un outil propre à l'expérience collaborateur digitalisée : le sondage RH.  

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Des sondages RH pour mesurer le bien-être de vos collaborateurs

Permettant de collecter des données people réelles sur l’avis et les comportements d’un panel d'individus, les sondages ont prouvé leur utilité tant pour le lancement d’un produit que pour évaluer la qualité de chaque pan de l’expérience collaborateur. 

Un sondage RH peut, notamment, porter sur le bien-être en télétravail pour comprendre les besoins des collaborateurs à distance et mettre en place des actions améliorant leur QVT et leur sentiment de reconnaissance.

Le sondage peut aussi permettre de mesurer la charge de travail des employés. Ainsi, si à la lecture des données récoltées, le RH s’aperçoit que la charge de travail des employés est trop élevée, il peut demander aux managers d’actualiser leur roadmap ou revoir le périmètre de la mission pour chacun des collaborateurs. 

D’après l’observatoire sur les rythmes de travail 2021 par Welcome To The Jungle, 85% des collaborateurs sondés reconnaissent que la charge de travail a une forte incidence sur le bien-être au travail, ce qui en fait le principal levier d’une bonne expérience collaborateur. 

Enfin, un sondage peut aussi être anonyme et ainsi permettre à la parole de se libérer. Ainsi, selon une enquête de la société britannique Mind, 60% des collaborateurs se sentent davantage motivés par une entreprise se souciant de leur bien être. Un enjeu auquel Figaro Classifieds a  cherché à répondre via notamment la mise en place de sondages relatifs à la gestion post-crise. D'ailleurs, cette entreprise a choisi Elevo pour digitaliser son expérience collaborateur et recueillir des feedbacks quant à l’accompagnement du télétravail, à la cohésion d’équipe et à la stratégie. 

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"Grâce aux rapports par région et par équipe, nous pouvons analyser les résultats des campagnes. Ces données, partagées avec nos équipes nous permettent d'ajuster nos priorités.”
- Sandrine Meunier, Chief People Officer, AirCall.

Un processus d'onboarding structuré pour favoriser le bien-être des nouveaux collaborateurs

Une expérience digitalisée permet, non seulement, de structurer cette étape clé qu’est l’onboarding mais aussi de s'assurer du bien-être des nouvelles recrues, d'être à l'écoute de leur feedback, de leur transmettre la culture d'entreprise, d'améliorer des processus s'ils ne se sentent pas bien dans l'entreprise.

Le processus d’onboarding 360° chez Frichti

Ce souci d’évaluer de façon constructive et complète les collaborateurs se retrouve aussi dans le processus d’onboarding mis en place chez Frichti, spécialiste de la livraison de repas, courses et produits alimentaires. 

Avec quinze nouveaux collaborateurs par mois au siège, l’équipe RH de Frichti se sert de la plateforme Elevo pour structurer deux étapes clés de son processus d’onboarding :

1°) Check-in sur l’intégration

Au bout d’un mois, sur la plateforme Elevo, un nouveau collaborateur remplit un Survey axé sur son intégration. Ensuite, est programmé un entretien entre lui et l’Employee Experience Manager, un membre de l’équipe RH.

Piloté depuis Elevo, ce check-in permet :

• D’améliorer le processus d’onboarding via les feedbacks de l’onboardé,
• Au nouvel arrivant d’avoir un référent RH, avec qui il peut échanger librement.
• À l’Employee Experience Manager de partager la culture Frichti à l’onboardé.

2°) Feedback 360°

Puis, un mois et demi après le check-in, l’équipe RH lance un Feedback 360°.

Lors de ce Feedback 360° :

• L’onboardé s’auto-évalue,
• L’onboardé est évalué par deux de ses pairs,
• L’onboardé est évalué par son manager, qui lui donne un feedback extrêmement complet.

Si la recrue est un manager, l’équipe RH peut lancer en parallèle une évaluation manager ou Manager Survey pour recueillir les feedbacks de ses N-1.

Ce Feedback 360° a un rôle crucial : il permet au manager de réduire les angles morts sur la performance et l’intégration de sa nouvelle recrue. C’est un levier puissant qui lui permet d’indiquer la bonne direction à son collaborateur, clef d’une intégration réussie.

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“Le Feedback 360° nous permet d’avoir une vision objective sur les nouveaux collaborateurs et il outille les managers.”
- Coralie Di Giugno, Head of HR, Frichti

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Le feedback 360° : la communication, un facteur essentiel pour favoriser le bien-être en entreprise

Le feedback entre pairs, pour favoriser les relations entre collègues

Le feedback 360° désigne une évaluation collégiale de l’entourage professionnel du collaborateur (N+2, N-1, mentor, collaborateur freelance…). L’idée est de multiplier les points de vue sur les résultats et le comportement du collaborateur par delà son seul service. 

Le feedback entre pairs favorise les échanges constructifs entre collègues d'une même équipe ou différente et même entre salariés et indépendants. Dans une entreprise hybride ou en full remote, ce dispositif revêt une importance capitale : il améliore et multiplie les moments d'échanges.

Ça tombe bien, les relations entre collègues sont pour 82% des sondés de l’Observatoire sur les rythmes de travail 2021 par Welcome To The Jungle, un des critères contribuant au bien-être au travail.

Il est un autre élément permettant d’influer sur la qualité de vie au travail, c’est le Manager Survey.

Le Manager Survey, pour une meilleure communication entre collaborateurs et managers

Le Manager Survey - appelé aussi évaluation manager - se définit comme un processus d'évaluation permettant à un manager de recevoir le feedback de ses N-1. Il s’agit d’une sorte d'apprentissage inversé où le collaborateur évalue les compétences managériales de son supérieur. 

Comme pour le feedback entre pairs, il favorise la communication. Ainsi, selon l’Observatoire sur les rythmes de travail de 2021 (WTTJ) : les relations hiérarchiques sont pour 82% des sondés un des critères contribuant au bien-être au travail.

Parmi les questions pouvant figurer dans un Manager Survey, on trouve : 

• Quelle évolution recommanderiez-vous à votre manager dans sa manière de travailler ? 
• Est-ce que mon manager sait prendre des décisions efficacement ? 
• Est-ce que mon manager me donne le bon niveau d’autonomie pour atteindre mes objectifs (je ne me sens pas “micro-managé”) ?

A noter que le Manager Survey fonctionne tout aussi bien avec des questions fermées que ouvertes. 

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Vous l’aurez compris, le bien-être au travail passe par le dialogue mais il faut qu'il y ait un cadre structuré et bien délimité pour éviter les tensions. L’observatoire sur les rythmes de travail 2021 (WTTJ) relève plusieurs leviers que sont la charge de travail, les relations entre collègues et le rapport hiérarchique. Autant d’items qui ne peuvent être améliorés que grâce à une expérience collaborateur digitalisée via une solution comme Elevo. Seul un outil RH spécialisé dans le management des talents et de la performance est à même de planifier des campagnes de feedbacks tout en centralisant la donnée RH, la rendant immédiatement actionnable. On pourrait penser que davantage d'outils amène moins d'interactions entre humains, or, c'est tout le contraire qui se produit.

Il faut bien comprendre qu’une expérience collaborateur digitalisée ne se soustrait pas à l'humain : elle le repositionne au centre de l'expérience collaborateur.

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