La gestion de la formation est un vrai casse-tête pour de nombreux RH : besoins en formation récoltés de façon informelle, managers non impliqués, erreurs de saisie sur Excel...
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Au-delà du seul contenu de la formation, la gestion de la formation s’avère cruciale dans la fidélisation des collaborateurs.
Mais entre une récolte des besoins pas nécessairement qualifiée, une primauté accordée aux catalogues comme à Excel, la gestion de la formation a tout lieu d’être chronophage et complexe pour les services RH.
Heureusement, ce n’est pas une fatalité ! Explications, définition et bonnes pratiques dans cet article.
La gestion de la formation constitue un enjeu à la fois stratégique, technologique et structurel, d’où l'intérêt de réussir sa mise en œuvre.
Toute bonne gestion de la formation commence par la récolte de besoins pertinents.
Or, trop souvent les besoins sont récoltés de manière informelle, que ce soit par mail, discussion de couloir ou encore sur des messageries collaboratives de type Slack ou Teams.
Cette absence de cadre bien défini a un impact négatif sur le traitement des besoins. C’est ainsi que de nombreuses informations essentielles manquent à l’appel telles que le niveau d’urgence, la date de début de la formation en entreprise, l’approbation du manager, si c'est une session en présentiel ou non.
Or, si les collaborateurs ne peuvent pas suivre en temps réel leur demande, le risque est grand d'accroître le phénomène dit de “scrap learning”. Cette notion fait référence à la quantité de contenu de formation délivré mais qui ne sera pas appliqué par le collaborateur au travail. Une étude CEB de 2014 estime que 45% des conseils dispensés ne sont jamais mis en pratique.
A l’inverse, nous sommes convaincus chez Elevo que la récolte des besoins a tout lieu de se dérouler lors des entretiens entre collaborateurs et managers.
Par exemple, l’entretien annuel d'évaluation, en permettant au manager de faire le point sur les projets accomplis, le niveau d'expertise ou encore les compétences à développer, s’annonce comme le moment idéal pour récolter des demandes plus qualitatives.
Par ailleurs, ce changement de paradigme permet de repositionner les managers dans le processus de développement des collaborateurs.
L’autre grande limite à une bonne gestion de la formation est liée au fait que, dans de nombreuses entreprises, c’est le collaborateur qui remonte directement ses besoins en apprentissage. Les responsables de formation doivent alors traiter des demandes hors budget ou déconnectées des véritables enjeux stratégiques de l’entreprise.
Voilà pourquoi il est nécessaire d’ériger les managers tels des “filtres” à la formation, de manière à ce que les RH n’aient à traiter que des demandes préqualifiées.
En effet, l’identification d’un besoin implique nécessairement une discussion préalable du manager avec son N-1, par exemple lors d’un entretien semestriel ou d'une évaluation annuelle.
Côtoyant les collaborateurs au quotidien, les managers, en principe, n’ignorent rien des aptitudes de leurs collaborateurs comme des compétences qu’ils leur restent à développer. Fort de cette proximité, ils sont ainsi plus à même que les RH de juger de l’évolution de leurs collaborateurs (mobilité interne).
Dans une volonté de gagner du temps, au travers des sessions clés en main, nombre de RH s’en remettent au catalogue. Or, l’outil s'avère trop rigide pour convenir au monde du travail actuel.
En effet, avec la vitesse, toujours plus rapide, à laquelle une compétence devient obsolète, tenir à jour un catalogue s’avère mission impossible.
Non seulement, l’offre risque de ne pas être représentative du marché mais en plus l’entreprise se trouve dans l’impossibilité de référencer, dans un même catalogue, tous les programmes nécessaires à la montée en compétence de l’ensemble de ses collaborateurs.
Sans compter qu’un programme via un organisme ou formateur externe n’est pas nécessairement la solution la plus pertinente. En effet, dans certains cas, un coaching interne dispensé par un collaborateur pédagogue et aguerri sur le sujet pourra très bien faire l’affaire.
Enfin, l’ultime obstacle à une gestion efficace concerne les outils à disposition des professionnels RH.
Excel a beau encore régner en maître dans la saisie informatique, le tableur commence à présenter de grands signes de fatigue et est de moins en moins d'une grande aide pour la gestion des ressources humaines !
Excel s’avère non seulement peu adapté à la récolte et au traitement des besoins, mais l’erreur de saisie, du fait d’une interface peu intuitive, est très vite arrivée.
Si bien que les données exploitées ont de grandes chances d’être erronées. Avouez qu’on a connu mieux pour proposer des sessions adaptées aux besoins des collaborateurs et aux objectifs business de l’entreprise.
Face à cette limite, on peut être tenté de brandir le SIRH.
Or, ce monolithe qu’est le SIRH s’avère avant tout adapté aux tâches juridico-administratives (gestion de la paie, saisie administrative…) et certainement pas à la gestion de la formation.
De plus, ce type de solution génère une inflation d’informations sur une interface peu intuitif et donne une mauvaise image de la fonction RH.
"Un SIRH ? Je trouvais cela ni fluide, ni ergonomique. Cela manquait de flexibilité et de possibilité de personnalisation. De plus, nous nous sommes rendus compte que cela donnait une mauvaise image de l’équipe RH."
- Justine Reure, Ex-chargée de développement RH chez Figaro Classifieds
A l’inverse, une bonne gestion passe par l’adoption d’un module adapté, proposé par une solution en management de la performance et des talents comme Elevo.
Un tel module permet notamment aux services RH et responsable de formation de :
“Elevo intervient absolument dans chaque étape de l’agenda RH. Naturellement, le recueil des besoins et leur priorisation s’effectuent désormais directement dans la plateforme."
- Maud Bourdrez, HR Manager, JobTeaser
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