Les catalogues de formation : pour ou contre leur utilisation ?

Les catalogues de formation semblent des alliés de choix dans un monde en proie à l’obsolescence des compétences, mais gare aux formules magiques. 

Un bon catalogue de formation est censé aider les collaborateurs à naviguer efficacement dans l’offre foisonnante des formations certifiées et reconnues. Encore faut-il que les formations proposées correspondent aux besoins réels des collaborateurs sans perdre de vue les enjeux de croissance de l’entreprise. Or, les catalogues de formation n’ont pas que des avantages. 

Qu’est-ce qu’un catalogue de formation ? Quels sont ses bénéfices et ses limites ? Favorise-t-il vraiment le bon développement des compétences ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Les avantages des catalogues de formation

Instantané des formations jugées utiles par l’entreprise, les catalogues de formations présentent de nombreux avantages comme une meilleure responsabilisation des collaborateurs dans leur carrière.

Définition : qu'est-ce qu'un catalogue de formation ? 

Le catalogue de formation dresse la liste des formations qu’une entreprise propose à ses collaborateurs. 

C’est un outil clé de la politique de formation continue, mise en œuvre par les départements RH. Afin d’être efficace et actionnable, cette offre de formation doit refléter les enjeux stratégiques de l’entreprise, son cœur de métier ainsi que la majorité des besoins individuels des collaborateurs. Bien souvent, un tel catalogue de formation se constitue au fil des années par l’ajout des nouvelles formations suivies par les collaborateurs.

Pour une entreprise, disposer d’un catalogue de formation c’est bénéficier d’une vitrine des compétences reconnues comme stratégiques ou utiles en interne, mais c’est aussi un signal fort de l’importance conférée à l’apprentissage de nouveaux savoir-faire et savoir-être. C’est aussi un cadre structurant pour les salariés qui peuvent ainsi se découvrir de nouvelles ambitions. 

Des employés impliqués dans leur développement 

Un E-catalogue de formation responsabilise le collaborateur et lui permet de combler un besoin professionnel, qu’il s’agisse d'accéder à un rôle de manager ou d’évoluer sur un autre poste (mobilité interne).

Dans la mesure où les employés ont eux-mêmes choisi leurs formations, ils sont mieux impliqués. Ils sont à l'initiative de leur montée en compétences et prennent à bras le corps leur projet professionnel. 

A noter toutefois que pour éviter de naviguer à vue, l’entreprise doit être la plus transparente possible sur les parcours de carrières : les salariés doivent connaître les compétences requises pour l’accession à un poste précis ou à un type de mobilité.

Un large choix de formation 

C’est peut être bien là la force des catalogues de formation : ils proposent une offre pléthorique de formations couvrant de très nombreux domaines. De quoi satisfaire à peu près toutes les envies des collaborateurs, qu’elles portent sur l’apprentissage ou le perfectionnement de compétences techniques (coding, growth hacking, copywriting, montage vidéo…) ou comportementales (créativité, intelligence émotionnelle, travail d’équipe, gestion des conflits, management à distance, prise de parole en public…).

Les limites des catalogues de formation

Or, la richesse de l’offre n’est que la partie émergée de l’iceberg que constitue un catalogue de formation. En effet, l’exhaustivité est rarement au rendez-vous tandis que la qualité des formations reste intrinsèquement liée au profil du formateur qui peut, à tout moment, partir ou faire évoluer son contenu.  

Une offre limitée et rigide en réalité 

L’offre de formation est telle “qu’il y a à boire et à manger", au point que l’entreprise comme le collaborateur a tôt fait de s’y perdre. 

Les formations sont-elles en phase avec la réalité du terrain ?  Le formateur est-il expérimenté et pédagogue ? Est-ce que l'équilibre théorie/cas pratiques sera bien respecté ? Autant de questions que les RH sont en droit de se poser. Car choisir une session de formation figurant dans un catalogue n'est en aucun cas la garantie d’une expérience collaborateur optimale. 

“Maintenir un catalogue de formation, c’est beaucoup trop lourd. Je ne vois pas comment un catalogue peut répondre à mes besoins spécifiques d’entreprise. Vais-je trouver toutes les formations qui sont pertinentes pour mes collaborateurs ?”
Client Elevo, User interviews, février 2021

L’entreprise peut très bien avoir inscrit à son catalogue de formation en ligne des offres en déphasage avec les nouveaux besoins des collaborateurs.

Parmi les limites des catalogues de formation, citons : ‍

1°) L’impossibilité de disposer d’une offre exhaustive et représentative. Malgré le choix quasi-illimité qu'offre un catalogue de formation, il est impossible qu’il contienne l’intégralité des programmes dont les salariés ont besoin pour se développer.‍

2°) Des offres qui restent soumises aux aléas extérieurs. A l’image de l’obsolescence des compétences passées 18 mois, les offres peuvent apparaître ou disparaître tandis que d’autres peuvent aussi faire évoluer leur contenu… pour le meilleur et pour le pire. 

3°) La qualité d’une session de formation reste fortement incarnée. Ainsi, si un formateur décide de partir, le contenu et la satisfaction des collaborateurs peuvent en pâtir, alors même que cette formation était plébiscitée quelques mois plus tôt par d’autres participants.

La formation n'est pas forcément LA solution 

Quand un salarié parcourt un catalogue, il est livré à lui-même, face à son désir de formation. Or, la formation n'est pas forcément l'unique solution !

Il est tout à fait possible pour un employé de se former autrement que ce soit pour développer des compétences techniques (hard skills) ou comportementales (soft skills). Voici quelques pistes :

• La formation informelle, autrement dit ce que l’on apprend par la pratique et l’expérience (projets, missions…) et ce que l’on apprend en discutant avec les autres, d’où la nécessité de faciliter le feedback et de rendre possible des conversations informelles en entreprise. 
• Le coaching interne, c’est-à-dire l'accompagnement d'un collaborateur par un coach interne (salarié de l'entreprise) sur une thématique précise. Le coach interne a un avantage : il connaît très bien la stratégie et la culture de l'entreprise.
• L'inter-coaching : deux collaborateurs se coachent mutuellement pour booster leur montée en compétences ou leur projet professionnel. Ils peuvent pratiquer le même métier ou se trouver dans le même service et ils ont en commun d’avoir des forces et faiblesses complémentaires. Ici, une relation de confiance et un profond respect permettent la transmission de connaissances. Bien mené, l'inter-coaching renforce l’entraide et le sentiment d’appartenance au service de l’entreprise. 
• Le système dit “des trois Buddies” (comme chez Buffer). Surtout connu lors de l’étape de l’onboarding, ce système des 3 Buddies se caractérise par une segmentation des apprentissages à travers trois référents complémentaires, chacun spécialistes dans leur domaine. Ainsi, le Buddy-Leader, dont le rôle se rapproche le plus d’un manager classique, est acclimaté aux valeurs et aux processus de l’entreprise. Il conseille le collaborateur sur son parcours de carrière. Le Buddy-Role, lui, connaît parfaitement le poste que brigue la recrue pour l’avoir lui-même exercé et, enfin, le Buddy-Culture qui aide le collaborateur à se familiariser avec les codes de l’entreprise. Un triple parrainage qui gagne à s’ancrer dans la durée dans la mesure où il donne lieu à une extension du réseau professionnel en interne, tandis qu’il permet aux managers de prendre davantage part au développement des talents.

Les catalogues de formation : une charge de travail supplémentaire pour les RH

La gestion de catalogues de formation peut s’avérer chronophage pour les professionnels RH et ce pour plusieurs raisons :

• Pour mettre à jour le catalogue de formation. Il s’agit de vérifier la viabilité des sessions et de récolter les feedbacks des collaborateurs via un sondage RH, voire lors d’un entretien dédié au développement.  
• Pour trier les demandes de formation qui ne seront pas toutes qualifiées. Un professionnel RH peut s'apercevoir qu'en réalité un collaborateur peut être coaché par son collègue pour développer telle ou telle hard skill.

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Vous l’aurez compris, si se tourner vers des organismes spécialisés extérieurs peut être une solution, le catalogue de formation n’est pas LA solution !