Comment lutter contre la procrastination en refondant vos process RH ?

Combien de fois vous êtes-vous dit que ce serait vraiment top de changer cet outil RH d’un autre temps. Sauf qu’un simple changement de technologie ne suffit pas : il faudra aussi veiller à faire évoluer vos processus internes (recrutement, onboarding, mobilité, évaluation…). Et là, devant la tâche à accomplir, le quidam se sentant bien seul, a tôt fait de s’en abstenir. 

Ce phénomène de procrastination au travail, qui tue dans l'œuf tant de bonne volonté, n'épargne pas les professionnels RH. Fort heureusement, il est possible de mener sereinement votre changement de process RH grâce au feedback collaborateurs.

Envie de savoir comment aborder le printemps avec des process RH renouvelés et repartir sur de bonnes bases avec, à la clé, une expérience collaborateur sublimée ? Suivez le guide. 

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Pourquoi procrastine-t-on au travail ?

Peur de ne pas être à la hauteur, difficulté paraissant insurmontable ou véritable saut dans l’inconnu, les raisons de procrastiner sont nombreuses. 

La procrastination, cette fâcheuse tendance à remettre au lendemain certaines tâches ou activités est un phénomène que l’on retrouve tant dans la sphère personnelle que professionnelle. Si la procrastination au travail est un problème pour vous, sachez que beaucoup d'autres individus y sont quotidiennement confrontés avec des conséquences financières comme professionnelles. Mieux, c’est même une caractéristique humaine que d’aller à la facilité et à la quête du plaisir à tout prix plutôt que de s’acquitter de tâches rébarbatives ou perçues comme (trop) complexes.

Mais bonne nouvelle la procrastination au travail n’est pas une simple paresse mais une stratégie d’évitement face à un sentiment d’insécurité. Certains experts expliquent la virulence du phénomène au fait que nos sociétés occidentales punissent tout retard tandis que celui qui anticipe n’est jamais vraiment récompensé. Du coup, tout incite à finaliser ses livrables in extremis. 

La procrastination peut être liée à un manque d'estime de soi ou d’estime sociale - ou  peur du jugement d’autrui - et son corollaire la peur de mal faire. Des comportements d’évitement, qui, s’ils émanent des individus, peuvent être accentués par la culture d’entreprise. D’où l’enjeu de reconnaître le droit à l’erreur au sein de votre organisation. 

Si la procrastination au travail est endémique, elle n’est pas une fatalité : une To-Do list segmentée en micro-tâches et une célébration de ses petites réussites quotidiennes peuvent accroître le sentiment de productivité et donc d’estime de soi. 

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En quoi l'adoption d'un outil RH vous aidera à lutter contre la procrastination ?

Le choix de l’outil RH répondant aux vrais besoins de votre entreprise est un jalon dans le changement de votre organisation. Cette étape permet de mettre un pied à l’étrier et repousser votre risque de procrastination au travail en tant qu’agent du changement. 

Une période de tension, comme celle de la crise sanitaire, invite à faire preuve d’adaptation et à adopter de nouveaux usages. Elle permet de remplacer des outils ou procédés obsolètes afin de mieux gérer les priorités et conduire plus sereinement tout changement. C’est l’occasion d’adopter le produit capable de vous faire gagner en productivité et de ne plus perdre de temps sur des tâches répétitives. 

Se doter d’un outil compatible avec vos progiciels existants et SIRH (système d'information de gestion des ressources humaines) c’est aussi pouvoir collecter et exploiter intelligemment les data collaborateurs. 

Vous l’avez vu, le choix du bon outil RH dépend notamment de votre taille et culture d’entreprise. Sachez toutefois, que si une technologie donnée peut s’avérer providentielle, elle ne fait pas tout : il faut qu’elle soit suivie d’une refonte organisationnelle, sans quoi elle restera une simple mesure cosmétique. 

Pourquoi repenser votre organisation vous permettra de vaincre la procrastination ?

La conduite du changement, ou transformation, est le fait, pour une entreprise, de faire évoluer ses processus pour gagner en compétitivité. Devant la mission, la pression peut se faire sentir et la procrastination au travail se manifester. Or, comme le décrit très bien un proverbe chinois “Ne crains pas d’avancer lentement, crains seulement de t’arrêter”. 

En moyenne, le gain de productivité constaté après une réorganisation RH est de 15%, allant parfois jusqu’à 30%. Selon le cabinet de consulting Gartner, une entreprise a, en moyenne, mené pas moins de 5 transformations au cours des 3 dernières années. Et on trouve parmi les causes d’échec évoquées des dispositifs trop rigides et hiérarchisés. 

Les experts considèrent que la procrastination a de forte chance de survenir dès lors que la mission en plus d’être fastidieuse - et donc déplaisante et peu motivante - est dépourvue de but à moyen-long terme. Repenser son organisation c’est donc d’abord fixer un cap avec à la clé des bénéfices réels sur la productivité des individus mais aussi le bien-être de l’entreprise. 

• Mener un audit des points forts et faibles de l’organisation actuelle à travers un feedback régulier (Manager Surveys, questionnaires…),
• Délimiter les processus à réorganiser de manière prioritaire (recrutement, onboarding, feedback,  offboarding, mobilité…),
• Définir la stratégie et donner une vision claire et objective de l’avenir (refonte globale ou ciblée ? standardisation ou glocalisation ? internalisation ou externalisation de certains services ?),
• Définir la nouvelle organisation.

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Pourquoi la culture du feedback est le remède à la procrastination ?

Cherchez d’abord à comprendre, ensuite à être compris. 

Ainsi, avant tout changement, il est impératif pour le service RH, de : 

• établir une réflexion stratégique 
• mettre en œuvre un management destiné à accompagner les collaborateurs de façon à anticiper et à combattre les résistances au changement.
  

Devant la complexité supposée ou réelle d’une tâche à accomplir, se sentir dépassé ou isolé est si vite arrivé. La bonne nouvelle c’est qu’à moins d’être micro-entrepreneur vous n’êtes pas seul. Et mieux, la réponse à vos problèmes est sans doute entre les mains de vos collaborateurs. Pour y accéder une solution : développer la culture du feedback. 

La clé du succès d’une stratégie de conduite du changement reste la communication interne bien en amont du projet. En effet, tout changement est par nature à la fois individuel, collectif et organisationnel, dans la mesure où ils sont à la fois interdépendants et interactifs dans une approche systémique.

Voilà pourquoi il vaut mieux se doter d’un outil RH adéquat à même de centraliser et d'exploiter intelligemment les données collaborateurs comme Elevo. 

Selon le psychologue Kurt Lewin, spécialiste de la conduite du changement, tout processus de changement connaît trois phases : 

• Une phase de dégel où le changement n’est pas acquis mais la prise de conscience est réelle. Il s’agit d’une phase d’éveil.
• Une phase de transition où la mise en œuvre du changement est expérimentée et que de nouveaux comportements apparaissent. Ici l’équilibre demeure fragile.
• Une phase de consolidation où certains comportements sont ritualisés et les pratiques s’harmonisent. C’est à ce moment que le changement est adopté. 

Chacun de ces cycles renvoie à des outils spécifiques comme des sondages, questionnaires de satisfaction, plan de communication, plan de formation, accompagnement des managers et des collaborateurs…

A l’instar du choix de l’outil RH, qui repose en grande partie sur les contributions des feedbacks collaborateurs, le changement des processus doit dépendre des mêmes mécanismes. Ce sont ainsi les collaborateurs qui remonteront les points forts et les points faibles de l’organisation. 

Enfin, sachez que les collaborateurs qui ont été consultés sur leurs besoins réels, qui se sont sentis écoutés, et dont les acquis ont été valorisés pendant le processus de changement, adhèrent plus rapidement à la nouvelle organisation mise en place.

Héraclite disait « il n’existe rien de constant, si ce n’est le changement ».  Si la tâche d’une refonte des processus RH peut être intimidante à bien des égards, elle peut vous tirer d'affaires dans de nombreuses situations au quotidien. 

Voilà de quoi repousser le risque de procrastination au travail pour vos projets de transformation RH… et pour longtemps.