Comment engager et motiver ses collaborateurs en télétravail ?

La crise sanitaire a bouleversé les collaborateurs à bien des égards. Complexité et distractions liées au travail à domicile, barrière floue entre la vie professionnelle et la vie familiale, anxiété nourrie par la Covid-19, ou encore, la peur de perdre son emploi ; Autant de questionnements qui ont pu altérer l’engagement et la motivation de chacun. D’autant plus que beaucoup se sont retrouvés à adopter de nouvelles technologies et méthodes de travail qui ont généré des points de blocage inédits :

-Accès à l’information restreint qui limite considérablement les échanges informels

-Manque de supervision directe ressenti par certains collaborateurs

-Isolation sociale pour d’autres ou encore les inégalités face au lieu de travail

-Frein organisationnel avec des méthodes de management parfois inadaptées

La dose d’incertitude et de changement encaissée par les collaborateurs a parfois eu un impact psychologique délétère sur eux.  Mais comment tirer parti de cette crise pour stimuler l’engagement et la motivation ? Pari impossible ? Absolument pas, de nombreuses organisations ont même déjà amorcé une transformation managériale dans ce sens !

Dans un premier temps les managers ont fait preuve d’empathie et de bienveillance et ont pour la plupart adapté leurs méthodes afin protéger leur personnel. L’évolution est d’ailleurs presque automatique puisque le télétravail signe la fin du micro management et du présentéisme. Il n’est plus possible d’évaluer la qualité d’un travail par les heures passées dessus, mieux vaut au contraire faire confiance et se concentrer sur les résultats pour garantir l’efficacité. Mais la confiance ne signifie pas l’abandon des collaborateurs, il faut au contraire faire preuve de beaucoup d’attention et générer des interactions pertinentes afin qu’ils restent productifs, énergétiques et engagés. Une telle dynamique sera un facteur clé de réussite, non seulement pendant la crise du covid, mais également dans la réalité post covid.

‍

Multiplier les moments d’échanges et établir un cadre de transparence par la communication

Dans le cadre du télétravail, les possibilités d’obtenir des informations sont limitées. D’autre part, la manière de communiquer change considérablement puisqu’il n’est pas possible d’échanger en direct. Les informations informelles circulent moins, une simple question demande un effort de formalisation contraignant et des tensions peuvent rapidement apparaître en l’absence de communication non verbale. Pour éviter ces écueils, il faut absolument multiplier les moments d’échanges adapté :

‍

Privilégier les échanges écrits pour la communication formelle.

Il s’agit d’un bon moyen pour mettre tout le monde sur la même longueur d’ondes, articuler une pensée complexe et ce, sans faire perdre de temps au groupe. L’écriture est une arme précieuse pour gagner en efficacité sur un certain nombre de sujets.

‍

Réussir à trouver un équilibre entre les différents canaux de communication afin d’optimiser leur utilisation.

Echanges vidéos pour stimuler les échanges informelles, email pour communiquer en externe, Microsoft Teams ou slack pour le partage d’informations formelles en interne… A vous de déterminer le cadre de communication de votre organisation en faisant les choix adaptés.

‍

Etablir des temps de communication

- Privilégier des réunions courtes et fréquentes pour maintenir un lien fort avec les collaborateurs. Vous pourriez par exemple proposer un point d’équipe quotidien de 20 minutes en équipe, et un entretien individuel par semaine. Le feedback est plus important que jamais lorsque chacun travaille à domicile.

- La convivialité se crée lorsque les individus sont en mesure de s’approprier les interactions. Il est donc crucial de laisser des zones de libre échange entre les individus. Vous pouvez pour cela partager votre calendrier professionnel pour que chacun se sente libre de déclencher des moments d’échange au moment opportun.

- Prévoyez des moments d’échanges informels, même lorsque les interactions sont à distance.

- Amenez les collaborateurs à se projeter dans le futur et à saisir l’importance de leurs actions présentes en les incitant à communiquer chaque semaine sur ce qu’ils ont fait et sur ce qu’ils prévoient de faire la semaine suivante. Prendre un engagement sur son travail devant des collègues que notre travail impactera probablement est une excellente manière de stimuler l’engagement.

Responsabiliser les collaborateurs et passer d’un management vertical à un management horizontal

Si le télétravail est permis par la technologie, il s’agit avant tout d’une aventure humaine dans laquelle le rôle et l’attitude de chacun doivent être repensés. Le télétravail change la donne : les travailleurs sont répartis dans différents lieux et doivent faire preuve d’autonomie, quant aux managers ils ne peuvent compter sur un système simpliste reposant sur l’ordre et l’exécution.

Le challenge est énorme pour les managers, car une de leur mission principale est de stimuler les interactions sociales malgré la distanciation physique. Encore plus dans ce contexte, et en usant de nouvelles méthodes, ils doivent parvenir à créer de la coopération et un cadre de confiance pour que chacun puisse s’investir au mieux, individuellement et collectivement.

Au lieu d’employer son énergie à contrôler et à donner des directives très précises, le manager doit endosser d’autres responsabilités :

- Animer, guider et inspirer une communauté : Le manager doit parvenir à motiver ses équipes en créant des opportunités d’échanges ou des espaces de convivialité, et par l’encouragement.

- Fixer un cap, des objectifs et définir des étapes intermédiaires : le manager doit proposer une vision et un certain nombre d’étapes afin de guider les équipes. Pour ce faire, il doit leur donner les outils nécessaires pour avancer rapidement et les aider à surmonter les difficultés bureaucratiques.

En somme, un manager en accord avec les valeurs du télétravail construit activement un alignement plutôt que transmettre des ordres et directives. Montrer le chemin et être souple, connecter, créer du lien social dans l’équipe, adapter sa manière de communiquer, soutenir, être particulièrement à l’écoute, donner de la confiance et faire preuve d’empathie sont des clés de réussite du management à distance.

Le départements des ressources humaines a aussi un grand rôle à jouer dans l'accompagnement des managers en télétravail.

Adopter un outil pour stimuler l’engagement des collaborateurs dans le cadre du télétravail

Il faut des années pour développer une véritable culture agile. Il est difficile d’amener des cadres à adopter cette posture et à changer leurs habitudes de travail. Le rôle des RH est donc de fournir les bonnes indications pour aligner la gestion des performances sur les valeurs agiles. Pour se faire il existe des outils, susceptibles de grandement faciliter ce processus.

Pour véritablement engager l’ensemble des collaborateurs dans de nouvelles pratiques de travail, il convient de définir une vision commune et de fixer des objectifs clairs qui devront être atteints. Il faut aussi chercher à obtenir des retours réguliers. L’ensemble complexe de ces transformations et changements de pratiques peut être facilité par l’utilisation d’un outil de management de la performance et des talents. L’engagement est une des ressources principales des organisations. Or, les confinements à répétition que nous traversons obligent à repenser la manière de stimuler les collaborateurs à distance. Une plateforme digitale telle qu’Elevo, permet de fixer des objectifs adaptés à chacun, d’assurer un suivi transparent de la performance et de l’engagement grâce la méthode feedback 360 notamment, le tout sur une interface optimisée et avec l’accompagnement d’experts.