L’entretien individuel annuel : que disent exactement les textes de loi ?

L’entretien annuel consiste à faire le bilan de l’année écoulée et à dresser la liste des objectifs à venir. 

Moment de discussion privilégié entre un collaborateur et son supérieur hiérarchique direct, ce rendez-vous sert à évaluer le travail du collaborateur. 

En effet, en vertu de son pouvoir de direction (art. L321-1 du code du travail), l’employeur est en droit d’évaluer ses collaborateurs. Il doit toutefois le faire équitablement et dans le respect et le cadre des dispositions légales et conventionnelles, au risque de devoir indemniser le ou les collaborateurs lésés.

Mais que disent précisément les textes de loi au sujet de l'entretien annuel ? Réponses dans cet article.

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Est-ce que l’entretien annuel est obligatoire ?

L’entretien annuel permet d’instaurer une culture du feedback en entreprise et, ainsi, d'insuffler davantage de sens dans le travail et la mission du collaborateur. 

En revanche, il n’est pas obligatoire au sens où le code du travail ne le prévoit pas. 

Il existe cependant deux exceptions rendant ce rendez-vous obligatoire : 

• La présence d’un accord collectif ou une convention collective promettant le déroulement d’une review annuelle. 
• Les salariés ont conclu une convention de forfait jours sur l'année (art.L. 3121-65 du Code du travail). 

Dans ces cas précis, l’employeur s’engage à respecter les dispositions et modalités prévues en interne (entretiens obligatoires, périodicité et contenu). 

Dans tous les cas, la mise en place d’un dispositif d’évaluation annuel doit donner lieu à une information et une consultation du comité social et économique (CSE).

A noter qu’à l’instar de tout entretien individuel, si l’entreprise a prévu un rendez-vous annuel, un collaborateur ne peut pas s’y soustraire. 

Enfin, le principe de non discrimination préside à la bonne tenue du one-to-one annuel. Ainsi, dès lors qu’il est prévu par des dispositions de l’entreprise, cette dernière doit en faire bénéficier à l’ensemble de ses collaborateurs. 

Selon la cour de cassation, tout manquement pourra alors être apprécié comme une discrimination salariale donnant droit à indemnisation pour le ou les collaborateurs lésés. Cette indemnisation sera calculée au titre de la perte d’une chance d’obtenir une promotion (Cass. soc., 19 janvier 2010, n° 08-45.000). 

Attention : la non tenue d’un entretien annuel ne dispense en aucun cas l’employeur de son obligation d’organiser un entretien professionnel lié à la formation tous les deux ans et ce avec l'ensemble des salariés ayant au moins deux ans d’ancienneté (article L6315-1 code du travail). 

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Un employeur doit-il remettre un compte-rendu à ses salariés ?

Le compte-rendu a l’avantage de formaliser par écrit le contenu de l’entretien d évaluation. L’employeur peut alors s’en prévaloir en cas de litige. Contrairement à l’entretien professionnel individuel, le compte-rendu de l’entretien annuel reste facultatif. Reste une exception : si la remise d’un compte-rendu à l’issue de la review annuelle figure parmi les dispositions prévues par l’entreprise.

Si l’entreprise a prévu l’organisation d’un one-to-one annuel, la remise d’un compte-rendu permettra de démontrer que l’ensemble des collaborateurs a bien été convoqué à leur review et qu’il n’y a eu aucune discrimination salariale manifeste.

Un salarié peut-il contester un entretien d’évaluation annuel ?

En cas d’erreurs ou d’omissions, un collaborateur est en droit de demander à son employeur d’apporter les clarifications ou corrections qu’il estime nécessaires. 

Dans ce cas, c’est au collaborateur d’en informer le plus tôt possible l’employeur par écrit. La démarche est d’autant plus pertinente en cas de reproches vagues ou d’une sanction peu claire. L’employeur devra alors répondre au collaborateur avec loyauté et appliquer les règles afférentes au feedback constructif en faisant référence à des situations réelles et concrètes. 

A noter que, si en vertu de son pouvoir de direction, seul l’employeur est en droit d’apprécier le travail et les compétences professionnelles du collaborateur, le législateur peut retrouver son pouvoir souverain en cas de mesures disproportionnées ou entraînant la rupture du contrat de travail. 

Ainsi, la Cour de cassation admet la prise en charge, en tant qu'accident du travail, d'une dépression nerveuse survenue au surlendemain d'un entretien, au cours duquel le salarié avait pris connaissance de sa rétrogradation (Cass. civ. 2, 1 juillet 2003, n° 02-30.576). 

De même, en cas de rupture du contrat occasionnée par une évaluation négative, le juge pourra vérifier l’adéquation entre les résultats du salarié et les motifs du licenciement.

En cas de désaccord, le collaborateur peut tout à fait refuser de signer le compte-rendu. L’absence de signature n’a aucune incidence sur la validité de l’évaluation annuelle mais diminue sa portée probante en cas de contentieux ultérieur devant le conseil de Prud’hommes.

De façon constante, le refus de signer le compte-rendu d’un entretien annuel d'évaluation et le fait de manifester un désaccord avec les observations faites ne sont pas constitutifs d’une faute et ne peuvent légalement justifier ni mise à pied ni licenciement (CA Chambéry, 19-01-2010, n° 09/01180). 

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Que dit la loi au sujet des données collectées lors d’un entretien annuel ?

Aucune donnée concernant personnellement un salarié ne peut être collectée au cours de la review, sans l’information préalable du salarié. 

En effet, les données collectées et la finalité de ses données (notamment en tant que critère d’évaluation) doivent être explicités en toute transparence à l’ensemble des collaborateurs intéressés avant la tenue du rendez-vous annuel. 

Par ailleurs, la collecte des données personnelles du salarié au cours de la review doit être conforme au règlement général sur la protection des données (RGPD). Ainsi, le collaborateur conserve un droit de regard sur les données le concernant. Il peut librement y accéder et le cas échéant en contester le contenu en cas de désaccord. Précisons également que les données collectées demeurent strictement confidentielles et ne doivent, en aucun cas, être communiquées aux autres salariés. 

Enfin, si l’employeur peut s’appuyer sur les données collectées pour justifier une promotion ou une augmentation, il ne peut en aucun cas se fonder sur ces mêmes éléments pour justifier une rétrogradation ou baisse de rémunération. 

En revanche, les données collectées peuvent servir d’éléments, parmi d’autres, pour justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle. 

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Vous l’aurez compris, l’entretien d'évaluation annuel est en principe facultatif mais un accord peut le rendre obligatoire. Il reste toutefois un jalon essentiel dans le suivi de la performance et du développement des collaborateurs.