Comment réussir sa campagne d’entretiens annuels dans une organisation hybride ?

Qu’il s’agisse d’organisations 100% présentiel ou hybrides, l’entretien annuel interroge autant qu’il divise et pourtant il est vital pour la gestion de la performance et le développement des carrières.

Or, dans une organisation hybride, distanciel et contacts asynchrones peuvent complexifier la tâche pour les équipes RH. Car si l’entretien annuel inspire agacement au plus grand nombre, il ne faudrait pas en plus qu’il soit discriminant dans son orchestration comme dans ses critères de notation. 

Qu'est-ce que l'entretien annuel ? Quels points aborder lors d'un entretien annuel ? Pour y voir plus clair, suivez le guide.

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Qu’est-ce que l’entretien annuel ?

L’entretien annuel est l’un des rituels qui jalonnent l’expérience collaborateur. Il s’agit d’un entretien individuel entre un manager et son collaborateur afin d’évaluer sa performance sur les 12 derniers mois de l’année et de définir ses objectifs pour la période à venir. 

Toutefois, un bon entretien annuel ne saurait se limiter à l’évaluation de la performance : cet entretien individuel doit permettre aux managers d’identifier des besoins en développement (formation, mobilité interne, coaching…), et ce afin de maintenir ou développer l’engagement de leurs collaborateurs. 

En effet, si l'entretien annuel peine à convaincre, il faut redonner du sens à cet entretien d'évaluation et cela implique de l’orienter vers le développement des compétences. L'entretien annuel doit agit positivement dans la gestion de carrière du collaborateur et dans son engagement. 

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Quel est l’objectif de votre campagne d’entretiens annuels ?

Réussir une campagne d’entretiens annuels implique d’abord d’être en accord sur l’objectif stratégique poursuivi. Celui-ci doit être SMART, en un mot suffisamment clair et précis afin de ne pas induire en erreur managers et collaborateurs. S’agit-il d’une campagne centrée sur la performance ? Les questions abordées concernent-elles le bien-être en télétravail ou le retour au bureau ? L’équilibre vie professionnelle-vie personnelle…?

En effet, il est primordial de savoir où l’on va et ce que l’on veut et ceci en répondant à deux questions : 

1. Qu’est-ce que l’entreprise cherche à tirer de ces entretiens annuels ? 
2. Qu’est-ce que l’on veut mesurer ? 

Le rôle de l’entretien annuel n’est pas le même d’une entreprise à une autre. Mais dans tous les cas, il est indispensable de maintenir un haut niveau de transparence concernant l’objectif de la campagne d’entretiens annuels afin de lever les tabous et de tuer les rancœurs, susceptibles d’empoisonner l’expérience collaborateur.

Ainsi, collaborateurs et managers doivent savoir ce qui est attendu d’eux dans le cadre d’un entretien annuel. De même, les critères de notation doivent également être connus de tous en amont. Ces critères doivent être équitables.

Par exemple, dans le cadre d’une organisation hybride, le fait de venir dans les locaux à plus ou moins haute fréquence ne doit pas être vu autrement qu’un critère optionnel et non déterminant dans l’évaluation annuelle. 

Communiquez sur votre campagne d’entretiens annuels de façon homogène

Une fois les objectifs de la campagne d’entretiens annuels bien définis, il faut les partager à ses collaborateurs et managers (via des ateliers, campagnes d’emails ou programme d’ambassadeurs en interne), surtout si les objectifs ont évolué par rapport à l’année précédente.

Toute la difficulté d’une communication autour de sa campagne d’entretien annuel, au sein d’une organisation hybride, tient à la maîtrise des différents canaux de communication.

D’une part, Il faut s’assurer de la cohérence du message sur l’ensemble des points de contact collaborateurs et managers. Et d’autre part, il faut tout mettre en œuvre afin de ne pas pénaliser les collaborateurs qui seraient dans l’impossibilité de se déplacer. 

Ainsi, la tenue d’ateliers en présentiel sur l’entretien annuel doit obliger le service RH à penser l'événement sous un angle “remote friendly”. Autrement dit, un collaborateur en distanciel à ce moment-là, doit pouvoir assister à l’évènement ou du moins accéder aux informations qui y sont partagées, sous peine de se sentir injustement exclu. Or, en cas de sentiment d’exclusion, les collaborateurs risquent du même coup de rejeter l’exercice de l’entretien annuel. 

La captation ou streaming de l'événement est une solution tout comme l’hybridation de l'événement en lui-même avec un atelier sur site doublé d’un autre en remote. Voire un évènement en présentiel ayant lieu sur deux jours isolés, de manière à permettre à un maximum de collaborateurs de se libérer. 

Dans tous les cas, il ne faut pas que, dans sa communication, l’entreprise donne l’impression d’une organisation à deux vitesses.

Adoptez un outil de Management de la Performance et des Talents pour vos entretiens annuels

Parce qu’elle implique une plus grande diversité de cadre spatio-temporel, une organisation hybride s'accommode mal d’un mix entre documents papiers et fichiers numériques ou d’outils d’un autre temps (cf. Excel). L’information doit pouvoir être accessible à tout moment par l’ensemble des collaborateurs. 

Sans compter, que dans le cadre d’une relation de travail impliquant du distanciel, un oubli de collaborateur est si vite arrivé pour qui est mal outillé. 

Or, d’un point de vue juridique tout manquement à la tenue d’un entretien annuel peut être interprété comme une “discrimination salariale”, justifiant une indemnisation calculée sur la base d’une perte de chance d’évolution professionnelle. 

D’où l’importance de se doter d’un outil de management de la performance capable de centraliser l’ensemble des données collaborateurs (People Analytics), glané au fil des différents entretiens professionnels. 

Disposer de toute cette data en or, en un seul et même endroit, facilite la recherche d’informations autant qu’elle accélère la mise en place d’actions RH ciblées. 

De plus, avec une solution de management des talents et de la performance, les entretiens d’évaluation sont archivés et peuvent être facilement ressortis au moment opportun. Ce qui n’est pas le cas du fameux, mais calamiteux, tableur Excel. Ce dernier rend toute recherche chronophage sans compter que la fiabilité de ces mêmes données est loin d’être avérée. 

“Heureusement que l’on avait Elevo dans ce contexte sanitaire : cela a été un vrai plus lorsque les entretiens ne pouvaient se tenir en présentiel et qu’ils ont dû être réalisés en distanciel.”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

Vous l’aurez compris, dans une organisation hybride, proposer des entretiens annuels équitables s’avère plus que nécessaire pour qui souhaite réhabiliter l’exercice. Cela implique une grande transparence quant à l’objectif de tels entretiens annuels et à leurs critères de notation. Par ailleurs, afin qu’aucun talent ne passe sous le radar RH et que des plans d’action soient rapidement activables, une solution de management des talents de la performance s’annonce des plus déterminantes.