Comment bien rédiger une trame d’entretien annuel ?

Seuls 15% des salariés français jugent l’entretien annuel très utile, selon une étude Elevo de 2021. Et si vous repensiez votre trame d’entretien annuel pour rendre l’exercice plus engageant ? 

Quels points aborder lors d'un entretien annuel ? Comment terminer une entrevue annuelle ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

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Impliquez vos managers dans la construction de vos évaluations annuelles

“Seul on va plus vite, à deux on va plus loin”. Cette maxime, qui fait florès sur Linkedin, est d’autant plus vraie en matière d’actions RH et à fortiori dans le cadre de l’évaluation individuelle. Et pour cause, il ne peut y avoir de transformation majeure de l’expérience collaborateur sans le soutien préalable du terrain et notamment des managers. 

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Spécialiste de la distribution agroalimentaire, Picard Surgelés (5000 collaborateurs dont 1200 managers) l’a bien compris. Ainsi, en amont de la campagne d’entretien individuel , plusieurs groupes de travail, impliquant des managers, ont été mis en place. Les missions de ces groupes étaient d’améliorer et de simplifier les supports d’évaluation existants pour en faire des moments d'échanges constructifs, de collaborations, tournés vers le développement et le projet professionnel des collaborateurs.

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Trame d’évaluation annuelle : misez sur le format court

Attention : trop de questions alourdissent la grille d'évaluation !

Des formulaires de 6 à 7 pages sont bien trop longs pour engager efficacement les collaborateurs lors de l’entretien annuel, surtout si le rythme devait devenir pluri-annuel ou trimestriel.

Il faut donc trouver le bon équilibre entre : prendre le temps de préparer l’entrevue annuelle pour avoir du contenu de qualité tout en limitant le nombre de questions de manière à ne pas décourager les collaborateurs. 

Pour arriver à la taille optimale, ne posez que des questions utiles aux RH et aux managers. Chaque question doit répondre à un objectif précis (exemples : récolte des besoins en formations, en mobilité interne, évaluation du salarié focus performance, les tâches accomplies...) et les réponses doivent être aisément exploitables. 

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Structurez votre questionnaire en plusieurs volets thématiques

Le mesure de la performance individuelle est l'un des objectifs majeurs de ce rendez-vous annuel. Toutefois, si l’évaluation de la performance - et donc l’atteinte voire le dépassement des objectifs - sont des données à prendre en compte lors d’un one-to-one annuel, ce ne sont pas les seuls ! 

Pour plus de clarté, nous vous conseillons, la subdivision de la grille en différents volets thématiques. Cette répartition par volets améliore la lisibilité de l’entretien annuel d évaluation autant qu’elle enrichit la compréhension des attentes.

Et il y en a pour tous les goûts, voici quelques critères :

• Les compétences (savoir-être et savoir-faire).
• Les besoins en formation du salarié, que la solution soit une formation via un organisme certifié extérieur ou du coaching interne. L’un des secrets d’un bon rendez-vous annuel est d’être perçu avant tout par le collaborateur comme un outil de développement.
• La charge de travail.
• L’épanouissement et le bien-être : Comme le relève Welcome To The Jungle dans une étude de 2020, la qualité de vie au travail (QVT) est devenue l’un des sujets phare de l’ère post-confinement. Ainsi, 38% des salariés se disent plus à l’aise en 2020 pour évoquer ce sujet lors de leur meeting annuel.  ‍
• Les valeurs : Les valeurs sont vitales pour les entreprises. Le fait que les salariés les incarnent, les transmettent et y adhèrent est un facteur de réussite pour développer la culture d’entreprise. S’assurer de la compatibilité des profils reste le meilleur moyen de renforcer l’engagement et d’endiguer le risque d’un turnover trop intense.‍
• Les nouveaux objectifs pour l’année à venir. Un one-to-one annuel se clôture très souvent par la fixation des objectifs pour l’année à venir. Si vos managers ont du mal à les définir, n’hésitez pas à les former.

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Quelles questions poser lors d'un entretien annuel ?

A l’écrit aussi il s’agit d’être au maximum interactif lors des entretiens annuels. Les collaborateurs veulent aussi avoir voix au chapitre dans la gestion de leur carrière, pouvoir exprimer ce qu’ils ont sur le cœur et ne pas se voir dicter des réponses pré-mâchées. 

C’est pour cela qu’il faut veiller à intégrer des questions ouvertes et des questions fermées dans votre modèle.

Les bénéfices des questions ouvertes

Inclure des questions ouvertes dans le questionnaire permet au collaborateur d’exprimer librement son point de vue. Les questions ouvertes lui permettent également de préciser sa pensée et, ainsi, de faire émerger d’éventuelles problématiques passées jusqu’ici sous le radar RH.

Parmi les bénéfices des questions ouvertes, citons :

• une plus grande valorisation et motivation du collaborateur ;
• un entretien professionnel plus riche ;
• un empowerment renforcé du collaborateur avec une personnalisation du format de sa réponse et du vocabulaire employé.

Attention : afin de ne pas virer dans des réponses hors sujet, sans intérêt, il faut veiller à clarifier les éléments de réponse attendus dans les questions ouvertes. 

Les bénéfices des questions fermées

Les questions fermées sont là pour confirmer ou infirmer une impression ou une tendance mais, aussi, pour simplifier l’harmonisation du traitement des données (People Analytics) à l’issue de la campagne. 

Elles sont du reste moins impliquantes et donc moins inhibantes que les questions ouvertes. 

Parmi les bénéfices des questions fermées, citons : 

• une collecte des réponses facilitée ;
• une expression du collaborateur plus aisée ;
• des réponses plus sincères de la part des collaborateurs les plus frileux.

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Vous l’aurez compris, l’un des secrets pour redorer le blason de l’entretien annuel obligatoire auprès des collaborateurs consiste à revoir le modèle du questionnaire en allant bien au-delà de la simple évaluation de la performance. L’idée est que l’exercice soit perçu comme un outil de développement.

"On s’appuie énormément sur les trames d’Elevo, qui sont très appréciées et bien accueillies par nos collaborateurs et managers en raison de leur côté dynamique et nouveau.”
- Stéphanie Toffin-Clinquart, Ex-Directrice du développement RH, JCDecaux