Comment élaborer sa première People Review ?

“Par où commencer ? Quelles sont les grandes étapes d’une People Review ? Quels sont les objectifs de chacune de ces étapes ?” 
Autant de questions que l’on se pose avant de préparer sa première revue des talents !
Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons conçu le plan de bataille ci-dessous, en faisant le choix de positionner le process de People Review après une campagne d’entretiens. Bien entendu, comme nous l’avons vu précédemment, il existe d’autres possibilités. Mais, selon nous, il est préférable de lancer une revue des talents après une campagne d’entretiens car les données récoltées vont venir nourrir les discussions stratégiques.

Le déroulement d'un process de People Review

1°) Avant la People Review : campagne d'entretiens annuels

2°) Définition des objectifs de la People Review par le service RH et les membres de la direction.

3°) Planification du calendrier de la People Review par le service RH et communication de ce calendrier aux intervenants (responsables de département, managers, membres du CODIR et du service RH).
Communication aussi auprès des salariés pour rappeler le sens de ce process RH.

4°) Trame de questions partagée aux managers permettant d’établir le positionnement des collaborateurs, à partir de critères préalablement définis (ex : performance, potentiel, engagement, risque de départ...)

5°) Revue avec chaque responsable de département et des membres de l’équipe RH. 
Les managers peuvent être également conviés. 
Objectifs : challenger et harmoniser les positionnements.

6°) Synthèse des positionnements et élaboration des groupes de talents par un membre de l’équipe RH.

7°) En séance collective, présentation aux intervenants (membres du CODIR, responsables de département, RH) de la synthèse. Objectifs : 
re-challenger et ré-harmoniser les positionnements avec des éléments factuels.
S’assurer de la cohérence des décisions prises au regard de la stratégie et du budget de l’entreprise.

8°) Lancement des actions définies lors de la People Review. Ex : plans de développement personnalisés, formation pour accompagner les salariés en difficulté, mobilités internes...

9°) Entretien entre collaborateurs et managers pour communiquer sur les décisions prises lors de la People Review. 
Ex : promotion validée ou non, et pourquoi.

D’une entreprise à l’autre, il existe des variations à l’intérieur même du process de People Review.

Par exemple, les augmentations peuvent être abordées lors des comités de carrière. Cela dépend vraiment de la culture de l’entreprise. L’intérêt de combiner “gestion de carrières et augmentations”, dans une seule et même revue, est de vous assurer que le coût de vos actions ne dépasse pas le budget que vous avez défini.

Faire le bilan des pratiques RH

Vous l’aurez compris, une People Review s’inscrit dans un ensemble de pratiques RH et managériales. Avant de lancer un tel projet, nous vous conseillons de faire le bilan de vos process liés à la gestion des talents.

Voici quelques questions que vous pouvez vous poser :

• Le taux de participation à vos campagnes d’entretiens annuels est-il satisfaisant ?
• Vos collaborateurs ont-ils des possibilités de mobilité interne ?
• Ont-ils connaissance des différents parcours de carrière qui s’offrent à eux ?
• Arrivez-vous à récolter correctement les besoins en formation ?
• Estimez-vous que l’accès à la formation est satisfaisant dans votre organisation ?
• Avez-vous les bons outils pour répondre à ces différents enjeux ?

En effectuant cet audit, vous allez vous interroger sur la stabilité de vos fondations, c’est-à-dire de vos process et outils RH.

“On ne peut pas lancer une People Review sans la corréler au reste des processus RH. Il faut créer un calendrier annuel cohérent.”
- Thibault Vilon, CEO et co-fondateur d'Elevo

Elaborer un champ lexical commun

Lors d’une People Review, vos managers seront amenés à évaluer leurs collaborateurs sur différentes dimensions. En général, ce sont la performance, l’engagement, le potentiel, les souhaits en mobilité interne ou encore le risque de départ.

Mais est-ce que la notion de potentiel fait sens pour tous vos managers ? Idem pour les notions de performance et d’engagement.

Pour qu’une People Review fonctionne, il faut que le champ lexical commun (les dimensions évaluées) soit défini en amont. Un outil RH peut vous être d’une grande aide car il cadre les échanges, vous permet de donner des définitions claires et de préciser vos attentes.

Définir une population

D'autre part, si vous n’avez jamais réalisé de revue des talents, nous vous suggérons de lancer ce process sur une petite partie de la population.

Vous pouvez cibler par département, tranche d’âge, type de contrat, statut, ancienneté… Choisissez de préférence une population où vous avez identifié des problématiques : baisse du niveau d’engagement dans un département, hausse du turnover chez les cadres, eNPS très bas depuis 6 mois chez les salariés les plus anciens, etc.

“Une People Review peut se faire sur un sous-ensemble de l’organisation par exemple lors d’une évolution d’organisation ou quelques mois après un changement de management.“
- Christine Farran, Responsable du Développement RH, Aldes

Communiquer sur le process et former les managers

Pour reprendre les mots de Marc Veyron, ancien DRH pour Capgemini, la People Review ressemble à une sorte de “boîte noire” pour les salariés : elle a un caractère mystérieux car il est difficile de savoir ce qui s’y passe à l’intérieur.

Pour remédier à ce sentiment qui, sur le long terme, ne peut générer que de l’incompréhension, nous vous recommandons de communiquer.

En fonction du niveau de transparence dans votre organisation, vous pourrez répondre aux questions suivantes :

1. Pourquoi avez-vous décidé de lancer une People Review cette année ?
2. En quoi cela consiste-t-il ?
3. Pourquoi les collaborateurs ne sont pas conviés ?
4. Vais-je avoir accès à mon évaluation ?
5. Quel est le calendrier ?

“La mise en commun ce n’est pas quelque chose qui est spontané, c’est quelque chose qui s’apprend. Donc il y a tout un travail à faire de formation des managers sur : comment participer à une People Review ? Comment préparer la People Review ? Quels sont les objectifs de la People Review ? Quels en sont les bénéfices ?”
- Marc Veyron, Ancien DRH pour Capgemini et Consultant en transformation RH

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