Comment Roole a digitalisé ses campagnes d’entretiens et simplifié son évaluation des compétences grâce à Elevo ? 

Contexte

Fondé en 1982, Roole est le premier club automobile en France avec plus d’un million de membres. L’entreprise propose des solutions de protection contre le vol, des garanties complémentaires à l'assurance auto principale, ainsi qu'un média et des applications gratuites pour simplifier la vie des automobilistes. Roole est une entreprise à mission et a créé une fondation en 2017. Aujourd’hui ce sont plus de 340 collaborateurs qui œuvrent à l’ensemble de ces missions.

Aude Darche a rejoint Roole en 2019 en tant que Responsable des Ressources Humaines. Ses missions sont variées : accompagnement des managers et des collaborateurs, développement d'une culture commune à toutes les équipes ou encore initiation et pilotage de projets RH.

Avant Elevo : Excel, un frein au suivi des collaborateurs

Avant d’adopter Elevo, l’équipe RH de Roole a tenté de piloter ses campagnes d’entretiens sur Excel : un outil qui lui a posé de nombreux problèmes.

“Avec Excel, l’analyse et le suivi des actions mises en place étaient compliqués. Par ailleurs, nous ne pouvions pas revenir facilement sur les historiques : les fichiers Excel étaient rangés dans un réseau, dans différents dossiers et n’avaient pas le même intitulé. Trouver un entretien était un véritable défi. Toutes ces difficultés nous empêchaient de suivre de manière qualitative l’évolution de carrière de nos collaborateurs.”
- Aude Darche, RRH chez Roole

Autrement dit, pour l’équipe RH de Roole, le pilotage des campagnes sur Excel s’est avéré chronophage et difficile : impossible de savoir qui avait passé un entretien, et donc de recueillir des éléments quantitatifs comme le taux de participation.

Ces obstacles, combinés à une hausse des effectifs et à la digitalisation du monde RH, ont poussé l'équipe RH à adopter une solution innovante.

“Notre objectif principal était de digitaliser nos pratiques afin de gagner du temps, réduire la charge administrative et ainsi mieux accompagner nos salariés et outiller nos managers pour un accompagnement personnalisé de leurs collaborateurs. L’historique des documents étaient aussi un enjeu important dans notre démarche.”
- Aude Darche, RRH chez Roole

Pourquoi Roole a choisi Elevo ?

Après avoir benchmarké plusieurs solutions, l’équipe RH de Roole a adopté Elevo en 2020. De nombreux facteurs ont influencé cette décision.

“Nous avons choisi Elevo pour sa simplicité d'utilisation, son ergonomie et sa prise en main facile. Nous avons également adopté Elevo pour son potentiel de développement. En effet, nous avions en tête de pouvoir y ajouter d’autres modules sur du moyen terme afin de répondre à de futurs enjeux : je pense notamment à la gestion des compétences ou aux campagnes Feedback 360°. Enfin, l’accompagnement individuel d’Elevo est incroyable. Les personnes qui y travaillent sont à l’écoute, efficaces et très professionnelles.”
- Aude Darche, RRH chez Roole

Le pilotage des campagnes d’entretiens sur Elevo : exit les tâches chronophages

Grâce à Elevo, l’équipe RH de Roole a pu simplifier le pilotage de ses campagnes, harmoniser ses process et multiplier les entretiens afin de consolider le suivi des collaborateurs.

“Maintenant, avec Elevo, à chaque fois que nous lançons une campagne, nous organisons un webinar pour tous les collaborateurs. Nous leur expliquons la trame et les objectifs de la campagne. De plus, sur Elevo, au début d’un entretien et en dessous de chaque question, nous partageons des conseils. Par exemple, en dessous du volet Objectifs, nous expliquons comment créer un objectif SMART. A présent, tout le monde a le même niveau de connaissance et sait ce que nous attendons des entretiens.”
- Aude Darche, RRH chez Roole

Les campagnes d’entretiens de Roole sur Elevo

“Sur Elevo, toutes les informations sont centralisées au même endroit. Ainsi, nous ne perdons plus de temps à chercher des données. Cela nous permet de réduire le temps consacré aux tâches administratives et d'en dédier davantage à l'analyse et à la compréhension des problématiques de nos collaborateurs. Par ailleurs, Elevo a été très vite adopté par nos managers.”
- Aude Darche, RRH chez Roole

Une évaluation des compétences simplifiée

Cette année, l’équipe RH a adopté le produit Compétences d’Elevo : un choix qui lui a permis de simplifier et de structurer l’évaluation des compétences. En effet, avant de passer sur Elevo, cette évaluation était réalisée sur Notion.

“L’évaluation des compétences sur Notion était très chronophage, notamment pour la mise en œuvre de la confidentialité, pour la mise à jour ainsi que pour la complétion de l’évaluation des compétences. Par ailleurs, cela ne nous permettait pas d’avoir un historique complet et accessible à qui de droit.”
- Aude Darche, RRH chez Roole

Sur Notion, chaque collaborateur était évalué sur une quarantaine de compétences : une évaluation trop micro et dense, selon Aude Darche.
Le process de simplification a tout d’abord été testé sur le métier de Conseiller Clients, notamment avec l'aide d’Inès, la Customer Success qui accompagne l’équipe RH de Roole.

“Sur Notion, nous avions six grands thèmes pour le métier de Conseiller Clients. Chaque thème était décliné en sous-niveaux. Sur Elevo, nous avons repris globalement les six thèmes et, en dessous de chacun d’entre eux, nous avons mis les sous-catégories attendues. Ainsi, au lieu d’avoir 41 compétences à évaluer, nous sommes arrivés à 6 compétences. Ce travail a été mené avec Inès ainsi qu’avec le soutien de la Responsable de la Relation Clients, des managers et de certains collaborateurs. Par exemple, nous avons demandé à des Conseillers Clients de tester la nouvelle matrice. Ce travail collaboratif a permis une bonne adhésion au projet.”
- Aude Darche, RRH chez Roole

Pour l’équipe RH, le produit Compétences d’Elevo a un impact direct sur la responsabilisation des collaborateurs quant à leur carrière professionnelle.

“Elevo permet à chaque collaborateur de s'auto-évaluer sur une matrice de compétences liée à son niveau. Ainsi les collaborateurs se sentent plus impliqués dans leur carrière, et peuvent réfléchir à leur niveau et aux compétences qu’ils doivent développer pour évoluer.”
- Aude Darche, RRH chez Roole

Le prochain défi de l’équipe RH de Roole

“Notre prochain challenge, c’est de créer des matrices intelligentes. C’est-à-dire des matrices qui reprennent à la fois des compétences métiers, des compétences managériales pour les collaborateurs concernés, des soft skills communes à tous les métiers et des compétences inhérentes à Roole.”
- Aude Darche, RRH chez Roole