Le guide de la réunion d’évaluation semestrielle pour les managers

Un entretien d’évaluation semi-annuel est un évènement à ne pas manquer pour le salarié en jouant un rôle moteur dans son évolution de carrière mais aussi pour le manager en cernant des axes d’amélioration au service de l’expérience collaborateur de son entreprise. 

Pourtant, trop de managers continuent encore à négliger cet instant privilégié permettant de donner du sens aux réalisations du collaborateur et de le responsabiliser davantage.

Or, pour être bénéfique pour les deux interlocuteurs, un tel événement doit se préparer en amont et pas à la va vite sur le coin d’une table. 

La réunion d’évaluation semi-annuelle est en effet un bon moyen pour soutenir une culture du feedback transparent en interne et accroître les résultats de l’entreprise. 

Aspirants bons managers, voici comment y parvenir. 

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Une réunion d'évaluation semi-annuelle efficace passe par une préparation rigoureuse

• Examinez les objectifs de performance et les responsabilités professionnelles de l'employé. Soyez prêts à poser des questions pour susciter une discussion sur la marge de progression de l’employé et quelle posture/méthode il doit adopter dès maintenant pour répondre à vos attentes. Le cas échéant, passez en revue les commentaires ou autres évaluations que l'employé a remplis dans la revue de l’évaluation semestrielle. 
  

• Examinez les notes de rendement, les commentaires ou l’historique des réunions afin d'identifier les grandes tendances. Soyez prêt à fournir des remarques positives sur les étapes franchies, ainsi que des conseils d'encadrement constructifs afin de permettre au collaborateur de développer ses compétences et d’améliorer ses résultats.
  

• Si vous utilisez le feedback 360° des pairs, assurez-vous d’avoir sollicité l’ensemble des parties concernées pour soumettre leurs commentaires ainsi que d’avoir pris le temps d'examiner points forts et opportunités qui méritent d’être communiqués à l'employé.
  

• Déterminez de manière préliminaire dans quelle mesure l'employé s’est montré performant ou qu’il répond ou non à vos attentes et quelle ligne de conduite sera adoptée pour maintenir l'élan ou améliorer la situation.
  

• Déterminez les possibilités de développement ou de formation, le moment où elles doivent être suivies et la manière dont elles affecteront le planning quotidien, à court et à long terme, de l'employé.
  

• Prévoyez de discuter de tout nouveau changement dans l'entreprise (service, équipe, objectifs) susceptible d’affecter les objectifs et les plans de performance de l'employé.
  

• Prenez un moment pour réfléchir sur vous-même et déterminez s'il existe des comportements ou des méthodes qui pourraient faciliter ou entraver la progression de l'employé.
  

• Définissez les grandes lignes des points de discussion de la réunion et fixez des objectifs pour les points de discussion que vous souhaitez aborder. Anticiper le silence de l'employé, voyez ce que vous pourriez dire pour faire avancer la conversation.
  

• Délimitez bien le sujet au seul ordre du jour. Ne soyez pas ce manager qui “surprend” son collaborateur avec des sujets sans rapport avec le rôle de l'employé.  

La plupart des managers ont tendance à fournir un bon feedback et/ou des critiques constructive mais ratent leur cible en ne maîtrisant pas le bon timing ou en monopolisant la discussion de bout en bout, au point d’omettre des points de discussion clés.

Les bons managers, eux, sont prêts à solliciter la contribution des employés, à surveiller le temps et à prévoir un bon mix de reconnaissance et de coaching. 

Les grands managers comprennent que les employés doivent quitter la réunion suffisamment armés pour répondre aux enjeux actuels et futurs tout en se sentant motivés pour affronter les défis des six prochains mois.

Une réunion d'évaluation à mi-parcours réussie implique un bon sens de l’organisation 

• Veillez à ce que la réunion se déroule dans un endroit calme, sans distractions, et que tous les téléphones ou appareils soient éteints. L'employé doit savoir qu'il a toute votre attention. 
  

• Rappelez rapidement le but de la réunion et l'ordre du jour prévu afin de prévenir l’employé des sujets qui seront abordés.
  

• Demandez à l'employé d’engager la conversation par un récapitulatif des six derniers mois. Ses commentaires seront très révélateurs et devraient orienter le reste de la discussion. Sa capacité à l’auto-évaluation pourra servir à confirmer ou infirmer votre jugement initial. 
  

Si vous avez préparé un plan, c'est très bien ! Suivez vos points de discussion et vos objectifs pour :

1- Confirmer les points clés des commentaires d'auto-évaluation (le cas échéant)

2- Reconnaître toute observation ou comportement positif, en étayant par des exemples ou des commentaires reçus d'autres personnes. 

3- Discuter des causes et des solutions à tout problème de performance et vérifier la compréhension des attentes de la part de l'employé pour progresser. 

4- Examiner l'état d'avancement des objectifs et des éléments de développement

5- Communiquer tout changement au sein de l'entreprise (département, équipe, objectifs) qui pourrait avoir un impact sur leur rôle ou leurs objectifs.

6- Ajouter ou modifier tout nouvel objectif ou élément de développement

7- Discuter de tous objectifs et progrès liés à la carrière‍

• Précisez les activités de suivi nécessaires après la réunion et fixez si possible le temps et les paramètres de travail qui les entourent afin que l'employé sache ce qui va se passer.
  

• Rappelez à l'employé que vous êtes disponible en dehors de toute réunion formelle pour discuter des progrès à tout moment.

Un entretien d’évaluation bénéfique implique suivi et réactivité

• Envoyez un email récapitulatif de la réunion pour exposer les points clés, les points à confirmer (y compris les dates auxquelles l'employé peut s'attendre à être informé) ainsi qu’un aperçu des promesses ou changements à venir et la date à laquelle elles/ils prendront effet. 
  

• Tenez vos promesses (formation, mentoring, accompagnement..) et communiquez le statut au salarié.
  

• Archivez soigneusement vos notes clés de la réunion de façon à pouvoir les retrouver et s’en rappeler facilement. (Si votre entreprise utilise un système automatisé de gestion des performances, ces éléments seront automatiquement communiqués à l'employé après la clôture de la réunion de mi-année si le manager le souhaite.)

La plupart des managers ne donnent pas suite à la réunion et ne tiennent pas leurs promesses ou les honorent selon leur bon vouloir. 

Les bons managers, en revanche, comprennent que les employés attendent la confirmation des points discutés et assurent un suivi rapide après la réunion. 

Les grands managers, eux, exécutent les points d’actions concrets et tiennent leurs promesses.
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A retenir : 

‍Une bonne réunion se doit d’être documentée et suivie. Dès le début de la réunion, le manager doit, en fonction des inputs recueillis, connaître la tendance : le collaborateur atteint-il ou non ses objectifs ? Quels sont ses points forts ? Ses axes d’amélioration ?  Pour étayer les faits, libre au manager d’opérer un feedback 360° avec l’ensemble des pairs du collaborateur. Prévoyez le temps nécessaire pour préparer efficacement la rencontre, soit au moins 1 semaine à l’avance. 

‍Rythmée et strictement circonscrite au rôle de l’intéressé, la réunion doit être temporellement cadrée et structurée. Il ne s’agit pas pour le collaborateur de se complaire dans un rôle passif : un ping-pong verbal doit naturellement pouvoir s’établir. C’est au collaborateur de faire figure d’ice breaker en ouvrant la discussion par l’exposition de ses réalisations et de son ressenti sur sa mission sur les 6 derniers mois. 

De façon à instaurer une relation de confiance win-win, la transparence doit être le maître mot : tout changement susceptible d’influer dans l'exécution de sa mission doit être connu du collaborateur (équipes, rôles, objectifs). Il convient aussi de ne pas le “surprendre” avec tout élément hors-sujet. Pour ce faire, le but de la réunion comme l’ordre du jour doivent être rappelés en début de séance. ‍‍‍

Au delà des chiffres, il s’agit de reconnaître les efforts du collaborateur. Sa capacité à s’auto-évaluer lors de la phase introductive pourra être apprécié à juste titre, tout comme toute observation ou remarque positive. La réunion permettra de réajuster les objectifs pour les mois restants en fonction de la performance. En cas de difficulté, il peut être judicieux de se focaliser sur un item particulier plutôt qu’une multiplicité. 

‍L’objectif de la réunion d’évaluation semi-annuel reste de délivrer un plan d’action concret et opérationnel quant à une ligne de conduite à adopter, des mesures de soutien (formation, mentoring…) ou d’éventuelles méthodes à assimiler. Ce plan d’action est réfléchie et fournit davantage que de simples pistes.