Comment bien réussir ses entretiens d'évaluation à distance ?

Avant d’enterrer définitivement 2020, cette année mouvementée, reste une épreuve de taille à affronter, porteuse d’espoir pour certains et de craintes pour d’autres : l’entretien d’évaluation annuelle. Parce qu’il convoque expérience et ressenti passé, présent et futur, l’évènement ressemble à s’y méprendre à un chant de Noël à la Dickens. Pandémie oblige, ce rendez-vous incontournable se fera à distance mais si le format évolue vers moins de formalisme, le contenu reste le même. Chers collaborateurs/collaboratrices voici quelques commandements résolument nécessaires pour être à la hauteur de l’évènement. 

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Se préparer sérieusement à l'événement

Pour rappel, un entretien annuel d’évaluation - ou entretien individuel - est un rendez-vous imposé par la loi et qui sert à faire le bilan de l’année écoulée. Seule la dimension professionnelle doit être ici invoquée. La vie personnelle ne peut être évoquée que si et seulement si elle a un impact direct sur votre productivité ou performance. C’est un moment propice à l’échange. Pour le manager, il s’agit de vérifier et valoriser l’engagement et la performance du collaborateur. Pour le collaborateur c’est l’occasion de prouver sa valeur, d’exposer ses réalisations, les bénéfices tirés pour lui et son équipe ainsi que d’évoquer les “récompenses” méritées. A proprement parler, si une promotion ou une montée en compétence peut être demandée, en revanche, il est peu probable qu’une augmentation chiffrée soit évoquée. 

A distance comme en présentiel, l’entretien se décompose généralement en 4 phases : 

• une phase de démonstration de la part du collaborateur 
• une phase d’évaluation de l’année par le manager (climax de l’entretien)
• une phase de prospective de la part du collaborateur
• une phase de débriefing par le manager et demande du ressenti général au collaborateur
  

Pour tirer des bénéfices mutuels de ce moment d’échange constructif et qu’il soit le plus objectif possible, l’entretien doit être préparé en amont par les deux parties. 

Une remarque d’autant plus d’actualité qu’au vu de la crise sanitaire, il s’agit de s’épargner le stress inutile de l’impréparation. 

Pour disposer de suffisamment de temps, votre manager doit vous informer de la date et de la durée maximale de l’entretien (2 heures) entre une semaine et 15 jours avant. 

Commencez par faire votre auto-évaluation, exercice clé puisque c’est elle qui sera en partie évaluée le jour j et qui vous fera passer pour un pragmatique à l’esprit analytique fin ou pour un individu à côté de la plaque. Sachez toutefois qu’à période exceptionnelle, mesures exceptionnelles, accordez-vous une part d’indulgence envers vous-même. 

Parmi les questions à vous poser :

• Etes-vous satisfait de la qualité du travail accompli ?
• Avez-vous, selon vous, rempli l’ensemble de vos objectifs ou seuls les prioritaires ? Pourquoi ?
• Etes-vous satisfait du soutien de votre hiérarchie/équipe et des ressources mises à disposition ? 
• Quelle formation avez-vous suivie dernièrement ? Quel bénéfice en avez-vous tiré au quotidien ? 
• A contrario, quelle compétence avez-vous développée au cours de l’année (auto-formation comprise) ? 
• Avez-vous su vous adapter à la situation sanitaire (télétravail forcé, maintien de l’activité sur site…) ? 
• A contrario, qu'est-ce qui y a fait obstacle (force majeure/épisode pandémique, tension managériale, budget insuffisant, manque de cohésion dans l’équipe, charge de travail trop importante, objectifs trop ambitieux, rigidité des processus)  ? 
  

Avant le jour J, listez les requêtes que vous souhaiteriez évoquer devant votre manager. Sachez que vous disposez de différents leviers autres que la simple augmentation (et qui peuvent même à terme y parvenir) comme la formation, la mobilité, une évolution (poste, service, missions, responsabilités). Distinguez bien ce qui relève de la rémunération et de la compétence. 

N’hésitez pas à vous projeter : 

• Vous épanouissez-vous dans votre travail actuel ou y a t-il de nombreux irritants ?
• Où vous voyez-vous dans cinq ans ? Dans la même entreprise ou ailleurs ? 
• Si oui, serait-ce dans le même métier ? Le même service ? La même région ? 
• Plutôt en présentiel ou davantage à distance ?
• Si le besoin de changement se fait ressentir sans toutefois quitter l’entreprise, le métier existe-t-il déjà ou s’agit-il d’une création ? 

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Démonstratif et expressif le jour J en visio vous vous montrerez

Ça y est c’est le jour J. L’heure de faire forte impression a sonné mais attention ne videz jamais votre sac sous le coup de l’émotion. 

Placez-vous dans un endroit lumineux et calme. Vérifiez bien l’angle de votre webcam avant de lancer l’outil de visioconférence et assurez-vous que la batterie de votre ordinateur est correctement chargée ou le cas échéant branchez-le. 

Avec la visio-conférence, retenez que si le langage verbal a une importance... relative (20% de mémorisation), l’enjeu reste la gestion du langage non verbal (mimiques, moue, gestuelle, micro-expressions…). Avec une importance capitale le non verbal ne doit pas contredire le verbal. Veillez à parler distinctement et n’hésitez pas à répéter les informations les plus importantes. Pour recréer les conditions d’un entretien en tête-à-tête, n’hésitez pas à jeter quelques coup d'œil vers la webcam de manière à “regarder votre interlocuteur dans les yeux”. 

Évoquez vos réalisations et inscrivez votre action dans la croissance et les enjeux de l’entreprise. Si la performance n’a pas été autant au rendez-vous qu’espéré ne le cachez pas mais ne vous démontez pas pour autant. Invoquez alors les multiples efforts fournis pour tenter d’y parvenir. 

Cet entretien 2020 sera aussi l’occasion d’évoquer votre expérience du télétravail. L’expérience a-t-elle été concluante ou traumatisante ? Quelle compétence a-t-il développé chez vous ? Vous pourrez aussi évoquer les difficultés rencontrées à cette occasion (confinement avec enfant, gestion de la vie privée/vie professionnelle). 

Pour que l’évaluation soit utile, soyez honnête et transparent. 

En cas de difficultés n’hésitez pas à demander de l’aide ou de voir directement avec votre manager comment gérer le problème en bonne intelligence. Faites mentir une récente étude qui révélait que si les collaborateurs parlaient volontiers de leurs problèmes de santé à leur famille et leurs amis, le manager était bien souvent en dernière position. 

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De nouveaux défis pour l’année prochaine vous proposerez

Lors de l’entretien annuel, démontrez encore davantage votre professionnalisme et votre esprit d’initiative en proposant une liste d’objectifs pour l’année prochaine. Ces objectifs peuvent être quantitatifs (accroissement du volume de ventes, nombre de closings de contrats, cadence de production de contenus…) ou qualitatif (amélioration de la satisfaction client, renforcer la notoriété de l’entreprise, s’organiser de manière à privilégier le slow content ou snack content…). Ils doivent autant que possible concilier les objectifs de l’entreprise avec les vôtres. 

Enfin, règle sine qua none, ces objectifs doivent être SMART, autrement dit Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis. Nous attirons votre attention sur la dimension réaliste des objectifs proposés. 

Mais ces objectifs ne sont pas unilatéraux, le mieux est qu’ils soient co-construits avec votre manager. 

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Des feedbacks argumentés vous oserez demander

Un entretien annuel permet de connaître l’évaluation de son travail, de sa contribution et de son implication par sa hiérarchie. 

Nous l’avons vu, l’entretien est jalonné en principes de deux étapes : un premier feedback d’évaluation de l’année (en général calqué sur l’écart avec les objectifs chiffrés fixés, rarement oublié) et un second feedback sur le débriefing de l’entretien, qui lui passe trop souvent à la trappe. Or, pour vous améliorer, encore faut-il savoir si vous êtes dans la bonne direction ou au contraire que votre comportement ou votre travail nécessite des mesures correctives. C’est normalement à votre manager de vous fournir quelques pistes pour vous améliorer, mais rien ne vous empêche de devenir acteur de votre employabilité. Il se peut que cette dernière partie ait lieu après coup. 

Quoiqu’il advienne, faites en sorte de recevoir un compte rendu écrit où vous pourrez annoter vos remarques et co-valider le contenu. 

Sachez enfin, que dans une entreprise libérée, les feedbacks positifs c’est toute l’année. Rien ne vaut des retours réguliers de la part de votre manager. Si ce n’est toujours pas le cas, cela peut être l’occasion d’en toucher deux mots. 

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A vos bonnes résolutions vous vous conformerez

Maintenant que vous avez négocié un plan d’action avec votre manager pour redresser la situation, il faut que la parole soit suivie d’effets pour LES DEUX PARTIES. 

Un entretien annuel d'évaluation, c’est obligatoire mais ce n’est bien souvent pas suffisant. 

L’idéal est de fixer un second entretien de court terme pour faire le point plus spécifiquement sur les mesures entreprises ou pourquoi pas mettre en place la fameuse formation tant réclamée.