Managers, comment bien mener un entretien annuel ? 

Pour un manager d’entreprise, l'entretien annuel d’évaluation de ses employés est une étape essentielle aussi bien pour l’amélioration du rendement de ces derniers que pour l’optimisation du travail en entreprise. De la formulation du feedback à la rédaction du compte-rendu, découvrez toutes les bonnes pratiques pour réussir vos entretiens annuels avec vos collaborateurs.

Qu’est-ce qui constitue un bon entretien annuel ?

L’entretien annuel est un moment d’échange précieux entre le manager et son salarié. Au-delà de la dimension évaluation que porte l’entretien, le but ultime de cette étape se manifeste dans l’identification des problèmes et difficultés rencontrés par les deux parties et la mise en place de solutions répondant à ces derniers.

La connaissance des bonnes pratiques en matière d'entretien individuel est nécessaire. Certaines sont plus répandues que d’autres, mais elles ont toutes un degré d’impact varié sur le déroulement de l’évaluation.

Une communication continue

Si l’entretien d’évaluation n’a lieu qu’une fois par an, il ne faut pas négliger les échanges réguliers avec les collaborateurs. En tant que manager, il est important de garder un œil sur les activités de vos équipes tout au long de l'année.

Un responsable doit discuter des axes à améliorer par les collaborateurs pour avoir un suivi de l'évolution de ces derniers tout au long de l’année. Sans cela, l’entretien individuel annuel sera moins productif.

Pour gérer cet aspect, beaucoup d’entreprises mettent en place des entretiens semestriels ou trimestriels afin d’avoir un suivi continu du travail et de la performance des salariés.

Préparer l’entretien en amont

Ce point est valable pour le manager comme pour le salarié. Une mauvaise préparation de l’une des deux parties mènera certainement à un entretien peu fructueux, sans réelle valeur ajoutée. La préparation peut passer par la formulation préalable d’évaluation sur le travail du salarié et les résultats acquis, ainsi que l’atteinte des objectifs fixés. De manière plus générale, il faut anticiper les sujets de discussion et toujours veiller à diriger cette dernière vers les points importants (les compétences, les valeurs et les performances).

Être à l’écoute

Monopoliser la parole n’est jamais une démarche à suivre. Chaque partie doit être capable d’exprimer ses opinions durant l’entretien d’évaluation et d’argumenter en faveur ou contre ces opinions. Gardez à l’esprit que l’échange est le principal aspect de l’entretien d’évaluation.

Pour le manager, il est important d’interroger le collaborateur et de le laisser s’exprimer à propos de ses ressentis par rapport à l’année professionnelle, ses rapports avec l’entreprise, l’environnement de travail et d’autres sujets importants dans le contexte de l’entretien.

La critique constructive : comment donner un bon feedback pour son collaborateur ?

Si certains points sont assez triviaux quand il s’agit de mener à bien l’entretien d’évaluation, d’autres le sont beaucoup moins. La manière avec laquelle un responsable formule ses critiques impacte directement le ressenti du collaborateur et sa réception des critiques.

La maîtrise d’une bonne formulation du feedback est ainsi indispensable pour bien mener un entretien annuel. Faire passer les points importants (comme les faiblesses du collaborateur et les points sur lesquels il faut qu’il s’améliore) de manière intelligente et empathique favorise une meilleure réponse de la part du salarié, maximisant la valeur de ce rendez-vous.

On pourrait presque considérer le feedback comme un art, tant la formulation de ce dernier peut être complexe selon les situations et l’interlocuteur. On distingue deux aspects fondamentaux : la prise de conscience et le respect.

Certains points doivent être absolument respectés lorsqu’on veut donner un feedback :

1. Comprendre l’idée clé que l’on veut faire passer à l’autre partie en se focalisant sur l’aspect motivateur. Aussi, prendre conscience de l’autre, jauger leur capacité réceptive et formuler le feedback par conséquent.
2. Rendre votre feedback empathique. Son but est l’amélioration et le progrès, non pas l’humiliation d’autrui. L'empathie est donc très importante.
3. Contextualiser le feedback. Un bon feedback prend tout son sens dans un contexte précis, relatif à la personne à laquelle il est destiné.
4. Baser votre feedback sur des faits, non pas sur des ressentis. Il doit être objectif.
5. Être optimiste dans la formulation du feedback.

Pour un manager, les collaborateurs peuvent être retissant au feedback, pensant qu’il s’agit plus de reproches. La mise en place de la « culture du feedback » dans l’entreprise aide grandement à pallier ce problème. Si le feedback se fait de manière continue, il deviendra ainsi naturel pour les salariés, qui seront plus ouverts aux critiques constructives.

Le bilan des performances

L’entretien annuel sert principalement à évaluer les performances du collaborateur, dans le but de maximiser le rendement. Si cela peut paraître ordinaire, certains aspects se doivent d’être respectés dans l’évaluation.

Être objectif

Pour le bilan des performances annuel, il est indispensable d’être factuel et objectif dans l’évaluation. Se baser sur des impressions générales altère l’impression que l’on a de certaines situations. Ainsi, il ne faut se baser que sur des faits réels et des mesures quantifiables. Accompagnez vos remarques d’arguments et preuves afin de clarifier tous les points avec le salarié.

Identifier les forces et les faiblesses

Le bilan des performances n’a de valeur que quand il est contextualisé dans le cadre d’un salarié. Ce sont ses forces et ses faiblesses qui déterminent les résultats. En fin de bilan, il convient d’établir les nouveaux objectifs à atteindre. 

L’identification des forces et faiblesses permet aussi de mieux focaliser le travail du salarié vers les domaines où il sera le plus impactant. L’employeur ou le collaborateur peuvent tous deux proposer des solutions en matière de développement, comme des formations professionnelles pour remédier aux lacunes du salarié et pour l’aider à développer ses compétences.

Faire le tour de points importants

Ne pas se focaliser uniquement sur le travail accompli, le bilan de performance se doit d’être complet. Ainsi, il faut inclure dans la discussion différents points comme le leadership, l’évolution de carrière du salarié, sa gestion de projet, sa culture et son intégration avec l’entreprise.

Comment rédiger le compte-rendu de l’entretien ?

Le compte-rendu de l’entretien d’évaluation permet de garder une trace des échanges entre les deux parties. Il fait la synthèse des points abordés.

Le compte-rendu doit contenir les informations du salarié ainsi que la date. Le document peut être signé par les deux parties, même si cela n’est pas tout le temps obligatoire (selon la convention collective ou l’accord d’entreprise).

Le compte-rendu inclut les points abordés durant l’entretien. Il s’agit généralement :

• Du bilan du travail effectué ;
• Des remarques faites par les deux parties ;
• Des axes d’amélioration cités ;
• Des objectifs futurs à atteindre ;
• Des décisions de formations et/ou de promotion ou changements de poste.

Il est clair que l’entretien annuel est tout aussi important pour le salarié que le manager. C’est un échange qui ouvre des perspectives d’évolution professionnelle pour l’un, et qui fait fructifier l’entreprise pour l’autre partie.