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Les outils de la gpec : les indispensables
Explorez les meilleurs outils de la GPEC pour optimiser votre gestion des compétences et la planification de vos ressources humaines.
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La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) vise à aligner les compétences des salariés avec les objectifs de l’entreprise. Une bonne GPEC tient compte des mutations économiques, technologiques et sociales.
Mais quels sont les principaux outils de la GPEC ? Comment les mettre en place ? Réponses dans cet article.
Pour initier une démarche de GPEC, il est crucial d’établir un diagnostic de la situation actuelle de l'entreprise. Cette phase de préparation permet de collecter et d’analyser des données clés sur les ressources humaines disponibles. Voici les principaux outils utilisés pour cette analyse.
L’organigramme est un outil de représentation visuelle des différents services et de la répartition des salariés au sein de l’entreprise. Il permet de voir très rapidement les liens hiérarchiques et fonctionnels entre les services et les postes.
Grâce à l’organigramme, il est possible d’identifier les compétences en place et celles à acquérir. Cela facilite ainsi la planification des recrutements et des formations. Cependant, il est important de noter que l’organigramme a ses limites. Par exemple, il ne capture pas les dynamiques informelles et les évolutions futures de l'organisation.
Par ailleurs, un organigramme, comme de nombreux outils RH, doit être régulièrement mis à jour.
Le référentiel de compétences est une sorte de listing détaillant les différentes compétences requises pour chaque métier au sein d'une organisation. Il est structuré par familles professionnelles et inclut des critères tels que :
Ce référentiel est élaboré en collaboration avec les managers, le service RH et les collaborateurs. Il permet ainsi de remonter les compétences réelles et de les aligner avec les besoins stratégiques de l’entreprise.
La cartographie des compétences est une description détaillée des compétences techniques et comportementales détenues par les salariés.
Cet outil permet de comprendre quelles soft et hard skills sont présentes dans l'organisation. Il sert également à identifier les besoins en formation, coaching, mobilité interne, etc.
En définissant les compétences clés pour chaque poste, la cartographie des compétences offre un avantage concurrentiel. En effet, elle contribue à mobiliser avec efficacité les compétences des talents.
Une fiche de poste décrit de manière exhaustive les rôles et responsabilités associés à chaque poste. Elle inclut :
La fiche de poste est essentielle pour clarifier les attentes envers les collaborateurs, faciliter l’organisation des équipes et planifier les formations. Il est nécessaire de la mettre à jour régulièrement afin qu'elle corresponde aux évolutions des postes et aux compétences requises.
Après avoir réalisé le diagnostic initial, il est important de mettre en place des outils pour suivre et développer les compétences. Voici les principaux outils utilisés dans cette phase de la GPEC.
L’entretien annuel d'évaluation est un moment clé pour faire le point sur les compétences des salariés, leurs performances et leurs objectifs futurs. Plus précisément, lors de cet entretien, le manager évalue les compétences détenues par son N-1 et leur adéquation avec les exigences du poste. Le N-1 s'auto-évalue également.
Après ce process d'évaluation, manager et collaborateur se mettent d'accord sur des actions de développement. Citons quelques actions possibles : une formation, des sessions de coaching ou encore la mise en place d'un projet transverse.
Un suivi régulier permet de gérer efficacement l’évolution des compétences et de s’adapter aux besoins de l’entreprise.
L’entretien professionnel est obligatoire et a lieu tous les 2 ans. Mais en quoi diffère-t-il de l'entretien annuel ? Il se distingue de l’entretien annuel par son orientation : en effet, il est focalisé sur l’évolution de carrière du salarié.
L'entretien professionnel permet de discuter des perspectives d’évolution au sein de la société, des souhaits de mobilité et des besoins en formation. Cet entretien est crucial pour préparer l’avenir et assurer la continuité des compétences.
Par ailleurs, tous les six ans, un bilan doit être réalisé. Il sert à faire le point sur le parcours professionnel du salarié et les actions entreprises.
Certaines entreprises scindent en deux l'entretien annuel pour en faire deux entretiens bien distincts :
- L'entretien de performance : Ce rendez-vous se concentre principalement sur l'atteinte des objectifs. Il permet de mesurer l'efficacité et l'efficience d'un salarié dans ses fonctions courantes.
- L'entretien de développement : Cet entretien est une sorte d'entretien professionnel, excepté qu'il a lieu tous les ans. L'objectif est de discuter des perspectives d'évolution professionnelle, des besoins en formation ou encore de la charge de travail.
Voici six questions qui peuvent être posées lors d'un entretien de développement :
1°) Quelles compétences souhaitez-vous développer ou améliorer au cours de l'année à venir ?
2°) Avez-vous des objectifs de carrière à long terme que vous souhaitez partager avec nous ?
3°) Quels types de projets ou de rôles aimeriez-vous explorer à l'avenir ?
4°) Existe-t-il des formations que vous considérez comme bénéfiques pour votre développement professionnel ? Si oui, lesquelles ?
5°) Quels obstacles empêchent aujourd'hui votre progression professionnelle et comment pouvons-nous vous aider à les surmonter ?
6°) Comment décririez-vous votre progression dans votre rôle actuel depuis votre dernière évaluation ?
Le plan de formation est un outil central de la GPEC. Un plan de formation permet de planifier les actions de formation nécessaires pour adapter les compétences des salariés aux exigences de leurs postes et aux évolutions de l’entreprise.
La formation vise à optimiser les performances personnelles, à préparer les évolutions professionnelles et à anticiper les changements internes et technologiques. Elle contribue aussi à maintenir la motivation des salariés et à favoriser leur employabilité.
La mise en place d’une GPEC efficace nécessite l’usage d’outils adaptés à chaque étape du processus.
En investissant dans ces outils, les entreprises peuvent anticiper les changements, développer les talents et renforcer leur compétitivité sur le long terme. La GPEC est importante pour une bonne gestion des ressources humaines. Elle aide à aligner le capital humain avec les objectifs business de l'entreprise.
Dans ce contenu inédit, deux expertes RH répondent à vos questions les plus fréquentes sur le sujet de la gestion des compétences tout en vous partageant leur expérience.
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