Entretien annuel obligatoire : que dit exactement la loi ?

L’entretien annuel consiste à faire le bilan de l’année écoulée et à définir les objectifs à venir. C'est un moment de discussion privilégié entre un collaborateur et son manager.

En vertu de son pouvoir de direction (art. L321-1 du code du travail), l’employeur est en droit d’évaluer ses collaborateurs. Il doit toutefois le faire équitablement et dans le respect et le cadre des dispositions légales et conventionnelles. Si ce n'est pas le cas, il risque de devoir indemniser le ou les collaborateurs lésés.

Mais que disent précisément les textes de loi au sujet de l'entretien annuel ? Est-il obligatoire ? Réponses dans cet article.

Est-ce que l’entretien annuel est obligatoire ?

L’entretien annuel n’est pas obligatoire au sens où le code du travail ne le prévoit pas.

Il existe cependant deux exceptions rendant ce rendez-vous obligatoire :

1°) La présence d’un accord collectif ou une convention collective promettant le déroulement d’un entretien annuel.

2°) Les salariés ont conclu une convention de forfait jours sur l'année (art.L. 3121-65 du Code du travail). L’employeur s’engage alors à respecter les dispositions et modalités prévues en interne : périodicité, méthodes et techniques d'évaluation.

Dans tous les cas, la mise en place d’un dispositif d’évaluation doit donner lieu à une information et une consultation du comité social et économique (CSE).

Par ailleurs, si l’entreprise a prévu un rendez-vous annuel, un collaborateur ne peut pas s’y soustraire.

Enfin, le principe de non discrimination préside à la bonne tenue de la revue annuelle. Dès lors qu’un entretien annuel est prévu par des dispositions de l’entreprise, tous les salariés doivent en bénéficier.

Selon la cour de cassation, tout manquement pourra alors être apprécié comme une discrimination salariale donnant droit à une indemnisation pour le ou les salariés lésés. Cette indemnisation sera calculée au titre de la perte d’une chance d’obtenir une promotion (Cass. soc., 19 janvier 2010, n° 08-45.000).

Attention, la non tenue d’un entretien annuel ne dispense en aucun cas l’employeur de son obligation d’organiser un entretien professionnel. L'entretien professionnel, lui, a trait au développement des collaborateurs et est organisé tous les 2 ans (article L6315-1 code du travail).

Un employeur doit-il remettre un compte rendu à ses salariés ?

Le compte rendu a l’avantage de formaliser par écrit le contenu de l’entretien annuel obligatoire. L’employeur peut alors s’en prévaloir en cas de litige. Contrairement à l’entretien professionnel individuel, le compte rendu de l’entretien annuel reste facultatif. Il y a une exception : si dans un accord ou une convention, l'entreprise prévoit de remettre un compte rendu après la revue annuelle.

Par ailleurs, les comptes rendus ont un avantage juridique pour les services RH : prouver que tous les salariés ont été convoqués.

Un salarié peut-il contester un entretien annuel ?

En cas d’erreurs ou d’omissions, un collaborateur est en droit de demander à son employeur d’apporter les clarifications ou corrections qu’il estime nécessaires.

Dans ce cas, c’est au collaborateur d’en informer le plus tôt possible l’employeur par écrit. La démarche est d’autant plus pertinente en cas de reproches vagues ou d’une sanction peu claire. L’employeur devra alors répondre au collaborateur avec loyauté et appliquer les règles afférentes au feedback constructif en faisant référence à des situations réelles et concrètes.

A noter que, si en vertu de son pouvoir de direction, seul l’employeur est en droit d’apprécier le travail et les compétences professionnelles du collaborateur, le législateur peut retrouver son pouvoir souverain en cas de mesures disproportionnées ou entraînant la rupture du contrat de travail.

Ainsi, la Cour de cassation admet la prise en charge, en tant qu'accident du travail, d'une dépression nerveuse survenue au surlendemain d'un entretien, au cours duquel le salarié avait pris connaissance de sa rétrogradation (Cass. civ. 2, 1 juillet 2003, n° 02-30.576).

De même, en cas de rupture du contrat occasionnée par une évaluation négative, le juge pourra vérifier l’adéquation entre les résultats du salarié et les motifs du licenciement.

En cas de désaccord, le collaborateur peut tout à fait refuser de signer le compte rendu. L’absence de signature n’a aucune incidence sur la validité de l’entretien annuel obligatoire. Toutefois, il diminue sa portée probante en cas de contentieux ultérieur devant le conseil de Prud’hommes.

De façon constante, le refus de signer le compte rendu d’un entretien annuel d'évaluation et le fait de manifester un désaccord avec les observations faites ne sont pas constitutifs d’une faute et ne peuvent légalement justifier ni mise à pied ni licenciement (CA Chambéry, 19-01-2010, n° 09/01180).

Que dit la loi au sujet des données collectées lors d’un entretien individuel ?

Aucune donnée concernant un salarié ne peut être collectée au cours de la revue, sans l’information préalable du salarié.

En effet, les données collectées et la finalité de ses données (notamment en tant que critère d’évaluation) doivent être explicités en toute transparence à l’ensemble des collaborateurs intéressés avant la tenue de l'entretien annuel obligatoire.

Par ailleurs, la collecte des données personnelles du salarié au cours de la revue doit être conforme au règlement général sur la protection des données (RGPD). Ainsi, le collaborateur conserve un droit de regard sur les données le concernant. Il peut librement y accéder et le cas échéant en contester le contenu en cas de désaccord. Précisons également que les données collectées demeurent strictement confidentielles et ne doivent, en aucun cas, être communiquées aux autres employés.

Enfin, si l’employeur peut s’appuyer sur les informations collectées pour justifier une promotion ou une augmentation, il ne peut en aucun cas se fonder sur ces mêmes éléments pour justifier une rétrogradation ou baisse de rémunération.

En revanche, les données collectées peuvent servir d’éléments, parmi d’autres, pour justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle.

Vous l’aurez compris, l’entretien d'évaluation annuel est en principe facultatif mais un accord peut le rendre obligatoire. Il reste toutefois un jalon essentiel dans le suivi de la performance du salarié et de son évolution professionnelle.