Le ré-onboarding : un énième concept ou un vrai enjeu RH ?

Si de plus en plus d'entreprises reconnaissent les vertus évidentes d’un processus d’onboarding (intégration) structuré pour accueillir une nouvelle recrue, peu d’entre elles ont mis en place un processus similaire en cas de bouleversement professionnel (changement de contexte géographique ou retour suite à une longue absence).

Or, le ré-onboarding est une part de l’expérience collaborateur à ne pas sous estimer !

Alors comment ré-onboarder ses collaborateurs après une longue absence ? Dans quel contexte s’applique le ré-onboarding ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

‍

Qu'est-ce que le ré-onboarding ?

Le ré-onboarding s’apparente à un dispositif d’intégration bis, à même d’enrichir l’expérience collaborateur. 

Ré-onboarding : définition

Le ré-onboarding désigne le processus d’accompagnement du retour d’un collaborateur suite à un changement structurel ou conjoncturel, d’envergure, susceptible d’affecter son engagement et sa performance. 

Dans quels cas mettre en place un ré-onboarding ?

Le ré-onboarding est préconisé suite à une longue absence (supérieure à 90 jours), tels que : 

• un retour de congé parental
• un retour d’arrêt maladie
• un retour au bureau en mode hybride à l’issue d'une période pandémique ou d’un chômage partiel

Le ré-onboarding est également tout indiqué en cas de déménagement impliquant un changement d’équipe, comme lors de :

• un déménagement inhérent à une mobilité interne (géographique),
• un déménagement des locaux de l’entreprise suite à une opération de fusion/acquisition 

Autant d'événements à forte teneur émotionnelle qui affectent tout autant la sphère personnelle que professionnelle.

Un tel processus s’apparente à une seconde intégration. Toutefois, le ré-onboarding se différencie de l’onboarding dans la mesure où le collaborateur a surtout besoin d’une mise à jour sur les nouveaux enjeux et objectifs ainsi que d’être rassuré quant à sa place dans l’entreprise. 

Ré-onboarding : un enjeu de plus en plus prégnant pour les entreprises

Augmentation de l’absentéisme 

En France, le nombre moyen de jours d’absence est passé de 18,7 jours par an en 2019 à 25 en 2020 ! Face à un absentéisme persistant et galopant, mettre en place un processus de ré-onboarding s’impose. 

Reste que ce process, s'il est innovant, demeure encore timide... Ainsi, 44 % des salariés estiment qu’aucune action n’est mise en place au retour d’un salarié absent. Ces actions pourraient pourtant consister en une adaptation du poste, une phase de réintégration ou un entretien de reprise. 

Or, le 13e baromètre de l’absentéisme en France par Ayming & AG2R démontre également que "au-delà de 3 mois d’absence, les salariés ne sont plus que 31 % à se sentir mobilisés".

Les risques de ne pas mettre en place un ré-onboarding

Une absence de processus structuré de ré-onboarding présente de multiples risques : 

• Déprofessionnalisation du salarié : diminution voire perte de productivité, relation client entachée, moindre qualité du travail, non adhésion aux valeurs d’entreprise…
• Mal-être au travail : stress lié au retour dans l’entreprise, perte du sentiment d’appartenance, perte de repères, isolement, absentéisme, burn out…
• Dégradation de la bonne ambiance et de la cohésion d’équipe : perte de considération, mauvaises expériences partagées avec les autres collaborateurs…
• Taux de turn-over important, fuite des compétences clés.

Après avoir été éloigné de l’entreprise pendant une période prolongée, il est fréquent que le collaborateur ait perdu ses repères, sa motivation voire son sentiment d’appartenance. 

Ainsi, un collaborateur absent suite à long arrêt maladie de retour dans son entreprise, aura très probablement besoin d'une formation pour se remettre à jour. Surtout quand l'on sait que le phénomène de l’obsolescence des compétences ne fait que s’accélérer d’années en années. De 30 ans en 1987, une compétence technique a vu sa durée de vie réduite à 12-18 mois de nos jours. Dans le domaine de la tech ce chiffre tombe même à 3 mois. 

‍

Les 7 Best Practices pour un ré-onboarding réussi

De manière à préparer un retour serein dans l’entreprise comme dans ses locaux, il convient de : 

1. d’anticiper l’absence et d’impliquer le collaborateur dans sa passation, lorsque cela est possible. Validez avec lui ses dates de départ et de retour et informez-en son équipe. Afin de faciliter la passation, vous pouvez le charger de la formation de son remplaçant.
2. conserver autant que possible un contact régulier avec le collaborateur pour s’enquérir de son moral ou de son état de santé. Une belle preuve d’empathie que de demander des nouvelles au salarié absent mais certainement pas sur les raisons entourant son arrêt de travail, comme le stipule la loi.
3. préparez son retour : Appelez-le une ou deux semaines avant pour confirmer sa date d’arrivée, sondez son état d’esprit et convenez d’une date pour son entretien de retour. Pour le tenir informé des changements majeurs, vous pouvez lui envoyer un document (livret d’entreprise, nouveau règlement interne..). Il peut même s’accompagner d’un kit de bienvenue. 
4. informez les membres de son équipe ainsi que l’ensemble des collaborateurs de son retour. Veillez à ce que son manager ait prévu un entretien informel (15-20 min) ainsi qu’un pot d’équipe. 
5. l'accueillir avec bienveillance. Evitez les phrases culpabilisantes et préférez-leur une formule du type : « Nous sommes heureux de vous revoir, vous nous avez manqué pendant votre absence. ».
6. organiser un entretien professionnel de reprise. Depuis le 1er janvier 2019  : cet entretien professionnel peut avoir lieu à l’initiative du salarié à une date antérieure à la reprise de poste. Parmi les éléments devant être abordés ici, citons l’évolution professionnelle du salarié, les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression ainsi que l’évaluation de son employabilité. C’est notamment l’occasion de s’assurer de l’adhésion toujours pleine et entière du collaborateur aux valeurs de l’entreprise lors de l’entretien de reprise ou encore d’informer le collaborateur des changements majeurs susceptibles d’affecter son travail (objectifs, enjeux, équipes…).
7. lui désigner un buddy/parrain pour le guider et l’aider à reprendre ses marques

‍
Vous l’aurez compris, le ré-onboarding sert à rétablir du lien social en montrant au collaborateur de retour qu’il est attendu et soutenu. A charge pour le manager et les équipes RH de raviver l’engagement du collaborateur en l'impliquant comme jamais dans l’entreprise.