Le one-to-one pour un meilleur management de la performance

Exercice souvent peu considéré, le one-to-one est un outil indispensable pour booster la productivité et l’engagement des collaborateurs. De plus, il fait partie intégrante des pratiques du management de la performance qui peuvent être facilement mises en place. 

Découvrez dans cet article comment changer vos habitudes de manager pour mener des one-to-one plus efficaces et bienveillants.

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Pourquoi le one-to-one permet-il de développer un bon management de la performance ?

Dans beaucoup d’entreprises, le suivi des collaborateurs se résume à un entretien annuel, ce qui nuit à l’engagement et à la performance des collaborateurs. Pourtant, il existe d'autres outils de suivi de la performance comme le one-to-one. S’il est bien mené, le one-to-one peut devenir un outil puissant pour votre management de la performance. 

Qu’est-ce qu’un bon management de la performance ?

Le management de la performance doit être compris comme un système de pratiques innovantes au service de vos objectifs business. Parmi ces pratiques, on compte : 

• Des actions concrètes qui ont pour objectif d’attirer, de fidéliser et de développer les compétences et la performance des collaborateurs. Le one-to-one fait justement partie de ces actions.
• Des technologies innovantes permettant aux RH de piloter et démocratiser leur stratégie au sein de leur organisation.
• Un environnement de travail sain, où les besoins des collaborateurs sont pris en compte.
• Une culture d’entreprise tournée vers la bienveillance, le feedback, la transparence, l’équité, la performance et le bien-être.

Même s'ils impulsent souvent la transition vers un management de la performance, les professionnels RH n’en sont pas les seules parties prenantes. Pour un système efficace, il est important de mettre à contribution l’ensemble des collaborateurs, direction et managers compris, et de les outiller avec les bonnes méthodes. 

Des one-to-one plus réguliers pour un meilleur management de la performance

Aujourd'hui, les salariés aspirent à plus d’échanges réguliers avec leur manager : leur manque de communication et de disponibilités est d’ailleurs une de leur critique récurrente, d’après une étude Harvard Business Review. De plus, la question du suivi des performances s’avère capitale pour assurer la bonne conduite des projets dans un contexte de travail hybride et distribué. 

Il faut donc innover et changer ses habitudes. Pour qu’il soit vraiment au service du management de la performance, le one-to-one doit être régulier. S’il est bien mené, il permet de faire le point sur les projets en cours et terminés, les pistes d’améliorations, les compétences à développer… Il débloque les situations et permet de créer un cadre de travail plus productif. 

Cette approche a fait ses preuves : selon Gallup, les employés qui rencontrent régulièrement leur manager sont trois fois plus engagés que ceux qui ne le font pas. Un engagement qui se répercute directement sur les performances. En effet, toujours d’après Gallup, les équipes ayant un niveau d'engagement élevé vendent 20% de plus que les équipes ayant un faible niveau d'engagement. 

5 bonnes pratiques pour des one-to-one plus efficaces

Déterminez le rythme de vos one-one

Même en étant un manager doté des meilleures intentions, il est facile d’être submergé par le quotidien et de ne faire appel à ses collaborateurs qu’en cas de besoin, ce qui risque de vous coûter cher sur le long-terme. Pourtant, les one-to-one doivent être sanctuarisés et devenir les éléments les plus prioritaires de votre agenda !

En fonction de la taille de votre équipe et de sa séniorité, programmez une routine précise de one-to-one, d’une durée de 30min environ, en gardant un jour et une heure fixe. Vous pourrez par la suite ajuster la fréquence selon les besoins.

Au bout de plusieurs one-to-one réguliers, demandez du feedback à vos collaborateurs : sont-ils trop longs ou trop courts ? Les one-to-one doivent être organisés plus fréquemment pour un suivi plus poussé ou, au contraire, peuvent-ils être plus espacés ?

Gérez les imprévus

Si vous ne pouvez pas participer à un one-one, pensez toujours à le reporter à une date ultérieure. Une annulation “sèche” (ou pire, un oubli de one-one) est en effet très frustrante pour un collaborateur.

En cas de période de rush, n’annulez pas vos one-to-one ! Dans une organisation de management de la performance, c’est justement à ce moment qu’il faut les organiser car vos collaborateurs sont plus susceptibles d’avoir besoin de votre appui. 

Enfin, si vous annulez trop souvent vos one-to-one, c’est qu’il y a un problème : mauvaise organisation personnelle, trop de collaborateurs à manager, trop de pression de la part de la direction… Dans ces cas-là, ne laissez pas la situation empirer et discutez avec votre propre manager.

Préparez votre one-to-one

Ne prenez pas votre collaborateur par surprise : il doit avoir connaissance des points qui vont être abordés. Listez les sujets à aborder et relisez vos notes des one-one précédents. Vous pouvez aussi demander au collaborateur d’être proactif et de préparer les points qu’il souhaite aborder

Une des erreurs les plus fréquentes des managers est de transformer le one-one régulier en to-do des projets en cours. Le one-one est alors uniquement utilisé à votre compte et laisse peu de place à l’un des aspects majeurs du management de la performance : l’écoute active de vos collaborateurs. 

Allez au-delà des tâches à effectuer : posez des questions ouvertes, contextualisées et spécifiques. Ne vous contentez pas par exemple d’un simple “Tout va bien”, soyez concret. Par exemple : “J’ai remarqué la semaine dernière que tu as eu des difficultés pour valider ce projet, où en es-tu aujourd’hui ? Est-ce que je peux t’aider sur quelque chose ?”. 

Nul besoin d’aborder tous les sujets durant un seul one-to-one. Avec un suivi régulier, vous pouvez tout à fait consacrer un point à un seul sujet. Ainsi, moins de risque de digresser : avec un sujet établi en avance et bien préparé, vous et votre collaborateur allez droit au but.

Créez un climat de confiance 

Avant de dérouler les points de votre agenda, prenez le temps de briser la glace ! De simples questions comme “Comment vas-tu ?” ou “As-tu passé un bon weekend ?” permettent de créer une atmosphère détendue et propice aux échanges en toute transparence. En pratiquant une écoute active, vous montrez que vous prêtez attention au bien-être de la personne.

Pensez aussi à organiser le one-one dans un lieu calme dans lequel la conversation pourra rester 100% confidentielle. En effet, votre collaborateur peut partager des informations personnelles. Évitez donc les open spaces et autres espaces communs pour vos one-one.

Mettez en place des actions concrètes

Lors de vos one-to-one, vous allez recueillir des feedbacks. Or, un bon management de la performance n’est pas seulement basé sur l’écoute active des collaborateurs mais aussi sur la mise en place d’actions concrètes et ciblées. Leur absence est d’ailleurs une des raisons souvent invoquées pour expliquer le désamour des collaborateurs pour cet exercice. 

C’est pourquoi il est important de toujours finir vos one-to-one avec un plan d’actions, que vous récapitulez ou faites récapituler à votre collaborateur pour vérifier votre alignement. Evidemment, toutes les actions n’ont pas le degré d’urgence. Priorisez vos actions et celles du collaborateur pour éviter de vous éparpiller. 

Pour cette étape, la régularité de vos one-to-one est votre alliée : les demandes de changements et actions à mener émergeront au fur et à mesure, ce qui vous permettra d’ajuster votre management de la performance progressivement. Au contraire, si vous ne fonctionnez qu’avec un entretien annuel, il sera bien plus difficile de vous attaquer à tous les changements à impulser !

N’oubliez pas que l’exercice du one-one se joue à deux : leur efficacité dépend autant de votre collaborateur que de vous. En cas de doute sur la conduite de vos points, faites appel à votre collaborateur pour orienter votre organisation. 

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Aussi, même s’il permet de faire un suivi de la productivité et des objectifs, le one-one doit aussi (et surtout) être à au service du collaborateur et l’aider dans sa carrière. En combinant écoute active, questions ouvertes et empathie, vous devenez un “manager coach” et transformez progressivement votre management en un management de la performance innovant !