L’offboarding ou comment prendre soin d'un salarié sur le départ

L’offboarding, cette étape finale dans la carrière d'un collaborateur dans une entreprise, constitue un point clé afin de faciliter la transmission des compétences, soigner sa marque employeur, voire préparer toute réintégration éventuelle. 

Sous-estimé et mal-perçu, l’offboarding reste boudé par la plupart des employeurs lui préférant le début de la relation collaborateur : l'onboarding. Or, un offboarding réussi et idéal va bien au-delà du traditionnel pot de départ. C’est en dressant le profil du salarié sortant que les équipes et l’entreprise seront tirées vers le haut. 

Qu’est-ce que l’offboarding ? Comment gérer l’offboarding ? Qu'est-ce qu'une véritable stratégie d'off-boarding ? Quels sont ses bénéfices ? Autant de questions auxquelles notre article va répondre.

‍

Pourquoi un offboarding est-il important ?

Littéralement “débarquement” en anglais, l’offboarding, par définition, désigne la période marquant la fin de la relation entre le collaborateur et l’entreprise.  

Or, gérer la démission d’un employé est une étape cruciale et primordiale pour inscrire la relation salarié dans la durée. 

Pour ce faire, les responsables RH disposent de deux moyens pour collecter un feedback précieux : 

• L’Exit Interview ou entretien d’offboarding : trame d'entretien à laquelle répond le talent et qui reprend l’ensemble des items ayant contribué à son expérience collaborateur.
  Voici quelques questions pouvant être posées à un salarié sortant :
  Le poste et l’entreprise au global ont-ils répondu à vos attentes initiales ? Si non, pourquoi ?  Est-ce que l’on vous a proposé des opportunités d’évolution professionnelle ? Qu’est-ce que l’entreprise aurait pu mettre en place pour que vous soyez davantage épanoui.e et/ou satisfait.e ? ‍

• L’entretien one-to-one : entretien physique ou en visio entre le manager et l'employé. L'intérêt de cette entrevue est d'éclaircir certains points de l’entretien d’offboarding et notamment les raisons de la démission.

L’une des forces de l’offboarding est de connaître les raisons réelles qui ont poussé le talent à partir et de capitaliser sur les feedbacks du salarié sortant.

Dresser un processus d’offboarding clair permet d'affiner l’écart de perception entre les fausses croyances de l’entreprise et la motivation réelle du départ du collaborateur.

Première bonne nouvelle : les causes peuvent être indépendantes de votre volonté (nature du travail, contrainte budgétaire...).

Pour résumer, un offboarding préparé bien en amont permet : 

De mieux évaluer l’expérience collaborateur et de l’améliorer si nécessaire. Il s’agit de mieux comprendre les raisons du départ en sondant le point de vue du salarié sur son expérience. 

Mettre en place des actions ciblées sur l’ensemble du parcours collaborateur (processus d’intégration plus structuré, management moins top-down, ressources..) suite aux feedbacks.

Des solutions en management de la performance et des talents, comme Elevo, permettent de récolter des feedbacks qui seront autant de pistes d’amélioration pour redessiner le parcours collaborateur.

‍

Dédramatiser le départ d'un salarié

Les conséquences d'un offboarding sur une équipe

Voir partir un salarié est toujours un crève-cœur pour l’entreprise mais aussi pour ses collègues. Toutefois, tout départ, même précipité, doit être appréhendé avec bienveillance et professionnalisme. ‍

Un offboarding n’est pas sans engendrer une surcharge de travail pour les équipes restantes. Voilà pourquoi cette étape s’accompagne d’une mission de réassurance en direction de l’interne. Voici quelques bonnes pratiques et conseils que vous pouvez mettre en place :

• Une discussion avec le manager et l’offboardé.e pour gérer la période de transition (dossiers, matériel, projets, accès à des contacts…).
• une réunion dédiée avec toute l’équipe pour communiquer officiellement le départ du salarié, voire redéfinir les objectifs assignés jusqu’ici. 

Le turnover est un phénomène normal

Pourtant, ce turnover de collaborateurs, s’il n’est pas d’une exceptionnelle intensité (la moyenne du turnover en France est de 15%), est un phénomène tout à fait normal. 

Une des règles à retenir c’est que “partir n’est pas trahir”. Vous n’avez rien à gagner à prendre une telle démarche pour une attaque à l'encontre de votre organisation. Une telle vision court-termiste peut même se retourner contre vous et affecter votre stratégie d offboarding.

Voyez plutôt cela comme l’analogie d’une rupture amoureuse : la passion des débuts a laissé place à une certaine routine puis à une envie d’autre chose. N’oubliez pas qu’un processus d’offboarding rigoureux et transparent offre un avant goût du traitement auxquels pourront s'attendrent vos employés restants. C’est d’autant plus vrai qu’aujourd’hui que chez les jeunes générations rester plus de 5 ans dans la même entreprise relève de l’exploit. N’hésitez donc pas à féliciter l’offboardé.e pour son impact dans la réussite de l’entreprise et son implication. Et de manière à permettre à tout un chacun d’exprimer sa gratitude et de discuter de manière plus informelle avec leur ex-collègue, un pot de départ s’impose. A cela s’ajoute une attention personnalisée par mail qui pourra faire toute la différence.

‍

L’offboarding ou la transmission du savoir

L’off-boarding est aussi le moment opportun pour préparer une passation sans accroc en capitalisant sur les connaissances acquises par le collaborateur sortant. Il est la personne la mieux indiquée pour former son successeur.

En effet, le départ d’un employé implique la perte de tout un lot de connaissances et de feedbacks sur l’organisation, la stratégie et la culture d’entreprise. 

En fonction de la séniorité du talent et de la récence de son poste, le collaborateur sortant peut être invité à rédiger un guide de mise en route (décrivant les processus opérationnels clés). 

‍

L'impact sur la marque employeur d’une stratégie d’offboarding

Faites de vos anciens employés des ambassadeurs

Partir en bon terme, n’est pas simplement bénéfique pour le collaborateur sortant et son manager : la marque employeur a tout à y gagner.  

Qui mieux que l'employé sortant comme ambassadeur de l'entreprise. Sa propension à recommander ou non l’organisation dépendra directement de la qualité de la relation entretenue par l’entreprise à son encontre (soutien, écoute, actions de formation adéquates). Bonnes impressions comme frustrations ont tôt fait de se répandre sur les réseaux sociaux et d’influer sur la réputation de votre entreprise. En témoigne #BalanceTaStartup. Un mouvement viral révélant au grand jour des dysfonctionnements internes et un management toxique à mille lieues de l’expérience promise (respect, inclusion, bienveillance, empowerment, qualité de vie au travail). 

Des études, menées par la plateforme de notation Glassdoor, démontrent qu’un futur candidat aura trois fois plus de raison de croire son message plutôt qu’une prise de parole officielle de l’entreprise elle-même. Plus spontanées et moins policées, ces avis peuvent sérieusement accroître la visibilité de l’entreprise et l’attractivité de ses offres en ligne.

Le phénomène du salarié boomerang

Enfin, une autre raison de ne pas couper définitivement les ponts avec un ancien collaborateur, c’est justement de réduire vos coûts de nouvelles embauches (temps, formation, intégration) au moyen du recrutement boomerang. Ce phénomène boomerang est en plein boom et désigne la réembauche d’un salarié ayant déjà été employé par l’entreprise. Un type de recrutement moins risqué dans la mesure où le salarié est familier des codes et process internes. Son intégration et ses étapes clés n’en seront qu'accélérées. C’est pour cela que 76% des RH acceptent désormais plus facilement ce type d’embauche. Selon une étude américaine de 2018 de The Corporate Culture and Boomerang Employee Study : 15% des employés sont revenus tandis que 40% ont envisagé de le faire.

‍

Vous l’avez compris, grâce à l'off-boarding, un ancien collaborateur conservera malgré tout une excellente image de l’entreprise et il sera, de cette façon, plus enclin à la recommander à ses proches voire à y retourner dans le futur. Le processus d offboarding est l'un des plus grands enjeux stratégiques pour une entreprise. Il doit être vu comme une opportunité pour l’entreprise d’apprendre et de voir grandir sa pratique managériale. Soigner la dernière impression laissée, c’est aussi et surtout ne pas se quitter sur une fausse note. Et de constater qu'il en est bien question de “note” alors que les nouvelles recrues, notamment les jeunes générations, ont tendance à consulter 5 à 7 avis sur des plateformes comme Glassdoor avant de fonder leur décision. 

‍

Pour bien préparer le départ de vos talents, vous pouvez télécharger gratuitement cette checklist offboarding qui résume les principales actions à réaliser.‍