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Stratégie RH
Comment réussir son plan de déconfinement d'un point de vue RH ?
Le déconfinement marque la nécessité de réinstaurer un lien de confiance mutuelle en vue d’une ré-intégration dans des bureaux sains et sécurisés.
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Toute la difficulté du personnel RH, durement éprouvé par les conséquences de la crise sanitaire, réside dans le fait de devoir communiquer avec des équipes dispersées aux situations diverses : certaines étant de retour sur site, d’autres poursuivant le télétravail et enfin d’autres contraintes au chômage technique ou partiel. Dans tous les cas, face à l’anxiété suscitée par la pandémie du COVID-19, l’entreprise doit faire de la santé de chaque collaborateur une priorité, en veillant à ce que tous bénéficient de points de repères communs mais aussi connaissent et appliquent les nouvelles mesures de protection.
Comme le souligne le plan de déconfinement national publié par le gouvernement et synthétisé par l’ANDRH dans son mémo, la priorité est de maintenir le télétravail autant que possible.
Ce n’est que lorsque l’exercice de la mission nécessite la présence impérieuse du salarié qu’il doit revenir sur le lieu de travail.
Toutefois même dans le cas d’un retour dans les locaux, l’employeur dispose d’une panoplie de mesures d’aménagement afin de limiter l’exposition du salarié au risque de contamination. L’employeur est en effet soumis à une obligation de sécurité (obligation de moyen renforcé) ce qui veut dire que c‘est à l’employeur de prouver qu’il a mis en oeuvre les mesures de prévention qui s’imposaient pour s’exonérer de sa responsabilité.
Il s’agit d’abord d’identifier et d’évaluer les risques en présence (propre à l’emplacement et à la configuration des lieux) afin de mettre en place les mesures de protection et de prévention qui s’imposent. L’entreprise peut ainsi faciliter l’accès au lieu de travail pour les salariés n’habitant pas à proximité en mettant en place un système de navette ou de taxi.
La difficulté première est d’assainir les espaces en open-space où est effectué l’essentiel de la journée de travail.
La mise en place d’un traitement sanitaire adéquat via la désinfection quotidienne des locaux, s’avère primordial mais non suffisant.
Il doit être complété par la mise en place de mesures d’hygiène drastiques relayées dans les messages de communication et dûment appliquées, en particulier dans les espaces confinés (aération naturelle régulière, systématisation du lavage de main, mise à disposition de gel hydro-alcoolique aux entrées et sorties, mise à jour des règles de conduites, procédures d’accueil des personnes extérieures, dispositif de prise en charge de salariés en état de souffrance ou présentant des symptômes).
La réorganisation de la cohabitation inter-salarié passe par une implantation respectueuse des règles de distanciation sociale. Il faut donc veiller à retirer toutes les chaises qui ne permettraient pas de maintenir un espace de sécurité réglementaire de 4 m² par salarié (salles de réunion, espaces de convivialité mais aussi couloirs et ascenseurs compris). Les réunions doivent autant que possible se poursuivre à distance, y compris pour les salariés présents.
A ce sujet une réorganisation des postes de travail en quinconce est tout indiqué. Ainsi, un espace de travail en open-space de 100 m² ne pourra pas accueillir plus de 15 salariés.
Le nombre de personnes présentes dans un ascenseur doit donc être limité.
Ce qui veut dire pas plus de 2 personnes dans un ascenseur de 8m² et moins si l’espace confiné est plus exigus. Ce n’est que si et seulement si ces règles de distanciation ne peuvent être respectées que le port du masque dans les locaux devient obligatoire.
Les modalités d’accès aux espaces de convivialité ainsi que les services disponibles doivent être adaptés au contexte : service et offre réduite du restaurant d’entreprise avec obligation de manger sur son poste de travail, limitation d’accès à la machine à café voir usage assisté dans le cas d’un espace de coworking/incubateur.
Il convient ensuite de modifier et canaliser les flux de circulation de façon à éviter autant que possible que les salariés ne se croisent. Cela consiste à établir un sens de circulation unique et à mettre en place une signalétique visible et intelligible au moyen de panneaux, barrières, marquages au sol ou tout autre élément jugé nécessaire. Ce plan de circulation doit prendre une forme incitative et non contraignante.
A cette réorganisation spatiale, s’ensuit une réorganisation des effectifs.
Si le télétravail doit être la règle il n’est pas nécessairement possible en toute circonstance.
Le travail à distance est souvent rattaché à un jour fixe (en moyenne 6,5 jours par mois). Vu les circonstances, il peut tout aussi bien être fractionné sur une base journalière (du type matinée en télétravail, après-midi sur place ou inversement) ou hebdomadaires, voire évolutive en fonction de la semaine.
C’est là qu’intervient le concept de l’équipe alternée, les salariés étant alors divisé entre équipe paire et impaire.
L’autre levier réside dans une flexibilité horaire accrue : l’idée est de proposer une amplitude horaire étendue quant aux heures d’arrivée et de sortie.
Ces 3 axes majeurs que sont les mesures d’hygiène, la réorganisation du travail (tâches comme espace) et la mise à jour du plan de circulation doivent être rédigés dans le plan de déconfinement de l’entreprise. Accompagné d’un message clair et bienveillant (textuel comme vidéo) il doit parvenir aux salariés avant leur retour dans les locaux.
Le confinement même en télétravail est loin d’être une expérience anodine et nécessite une reprise encadrée et mesurée de manière à ce que les relations de travail soient le moins perturbées possibles.
Bien que la tentation soit grande chez certains, il ne s’agit pas de reprendre des rythmes de travail pré-COVID, du moins pas dans l’immédiat.
Si le confinement a été une épreuve commune, il n’a toutefois pas été vécu de la même manière par l’ensemble des collaborateurs. Leur situation professionnelle (en télétravail ou en chômage partiel), leur cadre de vie, leur situation familiale (célibataire ou en couple) et la taille de leur cellule familiale présente dans le lieu de confinement (avec ou sans enfant) a considérablement influencé leur ressenti et leur degré de fatigue.
A cela peut s’ajouter une mauvaise expérience vis-à-vis d’un télétravail forcé, décrété dans l’urgence et, pour la plupart des salariés, exercé sans préparation préalable.
Parce qu’il présente, en temps normal, des risques d’isolement, de stress et des risques d'hyper connexion (avec une séparation très diffuse entre vie professionnelle et vie privée), ce mode de travail à distance ne convient pas à tout le monde.
Or, selon la revue scientifique The Lancet, des chercheurs s’accordent sur le fait que dès 10 jours de confinement, des syndromes post-traumatiques font leur apparition chez les individus. Dans son baromètre d’avril, Empreinte Humaine révélait ainsi que 44% des salariés se trouvaient en situation de détresse psychologique.
Il faut donc en tenir compte dans la définition des objectifs qui devront avant tout être atteignables.
Ré-intégrer ses équipes, implique donc de les accompagner pour soigner les troubles psychiques résultant du confinement, comme l’anxiété, la dépression et les addictions.
Une des solutions peut consister à lancer des sondages RH afin d’avoir un aperçu de l’impact de la pandémie de COVID-19 sur le moral de l’ensemble des équipes.
Le déconfinement peut lui aussi générer une anxiété certaine qu’il s’agit de canaliser : peur d’être contaminé comme de contaminer autrui.
Sans compter que le port du masque et sa référence à une “menace extérieure” annonce une perturbation des liens interpersonnels au travail.
Il s’agit de sensibiliser l’ensemble des salariés à ces questions et aux gestes barrières de façon à les responsabiliser. Un webinar à distance ou une ressource externe peut faire office de solution apprenante en la matière.
Le retour des salariés doit donc être l’occasion de permettre une libération de la parole et de sensibiliser les managers de proximité à la nécessité de nouer le dialogue avec leurs équipes. Il faut à tout prix éviter un comportement pouvant être interprété comme une absence d’empathie et qui pourrait générer des conflits, tout comme une distanciation trop neutre comme si de rien n’était. Cela peut prendre la forme d’un partage d’expérience pour mettre des mots sur ce qui a été vécu. C’est que l’être humain a besoin de donner du sens a posteriori.
Et ce qui est valable pour les collaborateurs l’est aussi pour les membres du service RH : ceux-ci doivent faire part à leur hiérarchie des problématiques rencontrées. Les managers, de leur côté doivent accompagner, réconforter et féliciter les efforts accomplis et consentis par les salariés. Cela peut notamment passer par la mise à disposition de ressources documentaires ou outils de productivité.
En impliquant du même coup la direction, un tel dialogue peut faciliter la co-construction des mesures protectives mises en place.
Il peut s’agir d’associer la médecine du travail. Cette dernière a vu ses prérogatives renforcées dans cette crise en matière de protection des salariés. Son aide peut être précieuse dans l’identification des salariés à risque.
Rappelons que ces salariés susceptibles de contracter une forme grave de la maladie, bénéficient d’un chômage partiel de droit.
La médecine du travail peut renouveler des arrêts de travail en cas de suspicion comme d’infection avérée au virus. Il est le seul habilité, dans le respect du secret médical, à pouvoir contacter le médecin traitant d’un salarié qui serait asymptomatique pour obtenir un avis médical afin de lui délivrer un certificat d’isolement.
Il est vivement recommandé de rédiger une procédure écrite qui décrira l’ensemble des étapes et des recommandations à suivre. Il s’agit aussi d’en appeler à la responsabilité des équipes en incitant tout collaborateur souffrant à ne pas se rendre sur son lieu de travail. Tout comme en télétravail, il est vivement recommandé de s’enquérir de l’état de santé de ses salariés en congé maladie et de leur apporter du soutien.
De plus, l’entreprise doit lutter contre les rumeurs et autres fake news liées au COVID-19 relayées en interne comme distillées sur les réseaux sociaux qui serait susceptibles de générer des comportements de panique.
Pour y remédier, il peut être utile de fournir aux salariés un document de FAQ Covid susceptible de répondre à toutes leurs interrogations ou encore remettre la liste de sites d’informations référents. Autre solution, mettre en place une communication interne cohérente et transparente basée sur une information en temps réel, sous la forme d’un point vidéo journalier ou d’un message récapitulant les dernières décisions prises en interne.
Aménager les conditions de travail en maintenant le télétravail partout où il est possible. Pour les salariés de retour dans les locaux il s’agit de mettre en place des mesures d’hygiène et de prévention strictes, de leur garantir un espace de 4m² chacun et de canaliser les flux de circulation. Le masque devient obligatoire si la distanciation sociale est impossible. Pour limiter le nombre de collaborateurs présents simultanément, il est possible de moduler la fréquence du télétravail, l’alternance des équipes (paires/impaires) ainsi que la flexibilité des horaires d’arrivée et de départ.
Mettre à jour les politiques et les procédures en particulier en matière d’hygiène et de santé en y associant les IRP et la médecine du travail (Congé maladie, systématiser les réunion en visioconférence y compris pour les salariés présent sur place, limiter le nombre de personnes par salle de réunion, être plus souple sur le télétravail..)
Faire de la santé mentale de vos équipes une priorité. Face au traumatisme qu’a pu représenter le confinement, il faut encourager le dialogue pour donner un sens collectif. Il peut être judicieux de créer des sondages afin de jauger de la santé mentale des collaborateurs et affiner les actions concrètes correspondantes. Ces actions peuvent consister en des activités liées à la relaxation/méditation, voire des cellules psychologiques sur la base du volontariat pour les salariés les plus traumatisés.
Relancer graduellement la productivité sans trop brusquer. Il convient de se montrer flexible dans les horaires de travail pendant les premières semaines, de fournir aux employés une liste de ressources de productivité pour les aider à retrouver leur routine.
Informer en temps réel l’ensemble de vos collaborateurs, sans traitement différencié, sur l’évolution de la situation et la mise à jour éventuelle des procédures de sécurité et continuer à anticiper les prochaines évolutions.
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