Comment redonner du sens à l’entretien annuel ?

Si l’entretien annuel peine à convaincre, c’est que les collaborateurs le voient comme une épreuve qui trop souvent ne produit pas d’effets visibles sur leur carrière ou leur accompagnement managérial.

Trouver du sens au travail et dans son travail est un sujet éminemment d’actualité. Et l’entretien annuel ne fait pas exception. En effet, à peine 15% des collaborateurs estiment l’entretien annuel utile, d’après une étude Elevo de 2021. Si la forme et le rythme sont directement incriminés, c’est aussi l’absence d’actions RH concrètes (formation, soutien, coaching, refonte organisationnelle…) qui est visée.  Il est grand temps de changer cela.

Quels points aborder lors d'un entretien annuel ? Comment terminer un entretien annuel ? C’est ce que nous allons voir dans cet article. 

Repensez la forme de vos entretiens annuels

Ce n’est pas au manager de tout diriger : le collaborateur doit aussi être acteur de ses entretiens annuels (empowerment). Cela passe par un système de co-pilotage des objectifs d’une part et, d’autre part, par le traitement d’une pluralité de sujets au-delà de la seule évaluation de la performance. Le tout en misant sur un format court et interactif. 

Mais cela ne s'arrête pas là : il faut veiller à utiliser le bon support. Redonner du sens aux entretiens annuels, c’est aussi proposer une expérience utilisateur de qualité et en phase avec les grandes transformations actuelles.

En effet, comment les collaborateurs peuvent-ils voir les bénéfices de l’entretien annuel s’ils le font sur Excel ? Outil d’un autre âge, le tableur Excel présente non seulement une ergonomie rebutante, mais son traitement de la donnée s’avère des plus “préhistorique”. 

Avec ce bon vieux tableur Excel, cybersécurité, fiabilité et recoupement des données mais également recherche d’informations s’annoncent hasardeuses et chronophages, le tout pour un résultat loin d’être satisfaisant !

A l’inverse, l’entreprise agroalimentaire Picard Surgelés (5000 collaborateurs) a fait l’agréable expérience d’une solution de management de la performance et des talents qu'est Elevo. Dans le cadre d’un plan ambitieux d’amélioration des pratiques managériales, non seulement l’entreprise Picard Surgelés a revu ses trames d'entretiens d'évaluation, mais elle a également fait évoluer sa philosophie, ce qui a changé son approche de l’entretien annuel du tout au tout. Le taux de complétion de sa dernière campagne d'entretiens annuels est ainsi passé de 40% à 88% !

“On a travaillé sur un écosystème. On n’a pas seulement implémenté un outil.”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

Communiquez sur les bienfaits de l’entretien annuel

Comment embarquer les équipes dans un système que personne ne comprend ou n’en voit l’utilité ? Sans surprise, c’est quasiment mission impossible !

Là encore pour faire adhérer les collaborateurs au processus de l'entretien annuel, rien ne remplace un travail de sensibilisation auprès des différentes parties prenantes et en particulier auprès des managers et des collaborateurs. Une bonne façon de préparer les collaborateurs ainsi que de les accompagner progressivement à un changement de fond. 

Cette sensibilisation peut s’organiser en deux étapes :

1. Des ateliers : mini-modules de formation destinés aux managers. Ils servent à casser les préjugés liés aux entretiens annuels et à aider les managers à monter en compétences dans l’exercice (préparation, guidelines, conseils à l’auto-évaluation…).
2. Un programme d’ambassadeurs en interne : encourager certains managers repérés lors des ateliers à devenir de véritables ambassadeurs de l’entretien annuel à travers des témoignages authentiques ou des side-projects internes. 

Dans ce sens, le spécialiste de la transition environnementale et sociétale, Greenflex, a mis en place, à raison d’une fois par mois, des cafés RH. Un espace de discussion où le service RH explique aux collaborateurs les enjeux de l’entretien annuel et les chantiers RH en cours. 

Mettez en place des actions concrètes suite à vos entretiens annuels

70% des collaborateurs sondés par Welcome To The Jungle dans son étude dédiée (2020) regrettaient la non concrétisation d’actions tangibles suite à leur entretien annuel. 

Pour redonner du sens aux entretiens annuels, les RH doivent se saisir du sujet des entretiens annuels et prendre des initiatives suite aux données récoltées : 

• Plan de formation ;
• Plan de mobilité interne ;
• Action de coaching interne ;
• Système de mentorat (similaire au principe du buddy lors de l’onboarding)...

On aurait donc tort de résumer l’entretien annuel à un simple moment d’échanges. L'entretien annuel d'évaluation est également un formidable outil de travail pour les RH. 

Par ailleurs, pour être plus audible auprès des collaborateurs, les RH gagneraient à communiquer davantage sur leurs actions. Avec un RH souvent taxé de rester “dans sa bulle”, les collaborateurs ne perçoivent peut-être pas pleinement le travail accompli ni l’impact qu’ils ont d’un point de vue stratégique et business. Et cela peut nuire à la qualité de la relation sociale jusque dans les entretiens annuels.

Allez au-delà de l’entretien annuel : multipliez les moments d’échanges

Enfin, si l’entretien annuel constitue un socle important dans l’évolution des collaborateurs, sa périodicité s’avère insuffisante pour garantir le plein alignement avec les stratégies business de l’entreprise.

Ainsi, l’entretien annuel gagne à être complété avec d’autres moments de feedback que sont la campagne de feedback 360° et les one-to-one réguliers entre managers et N-1. Mieux, il est possible de passer des entretiens annuels aux entretiens semestriels (ou entretiens de mi-année).

"L'entretien annuel est très formel et gagnerait à devenir trimestriel ou semestriel, ce qui permettrait de capitaliser sur la relation construite avec les salariés. Sinon, ceux-ci risquent de se désengager et les conséquences financières pour l'entreprise peuvent être lourdes."
- Etienne le Scaon et Thibault Vilon, cofondateurs d'Elevo

Vous l’aurez compris, une meilleure acceptation de l’entretien annuel d’évaluation passera nécessairement par la sensibilisation des parties prenantes à l’importance de la création de valeur de l’exercice et à son soutien dans la carrière du collaborateur. Pour cela, le format (court) et le rythme (feedback régulier y compris au-delà de l’entretien annuel) doivent évoluer. Mais surtout, l’entretien annuel ne peut gagner en légitimité que si et seulement si les données People récoltées sont véritablement suivies d’actions RH.
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