Comment gérer l’onboarding des nouveaux talents à distance ?

Si face à la crise, le télétravail prolongé invite à toujours plus de feedbacks, il n’arrête pas le recrutement et son point culminant : l’onboarding des talents. Du coup, la bonne vieille visite des bureaux tout comme les premiers pas dans l'open space ou l'inénarrable apéro de bienvenue se font désormais par écran interposés. Mais dans ces conditions comment intégrer le collaborateur à l’équipe afin qu’il ne se sente ni isolé ni désengagé ? Vous allez voir qu’avec une bonne dose d’organisation et un grand sens du rythme et de l’écoute à l’impossible nul n’est tenu. 

‍

L’Onboarding, une phase stratégique pour la perception de votre marque employeur

Avec la crise sanitaire, l’importance de la rétention des talents est décuplée et elle commence dès l’intégration du nouvel arrivant. Raté, l’onboarding a des effets néfastes sur le taux de turn-over.

‍

‍

Réussi, l'onboarding embarque la nouvelle recrue sur la durée. D’après une étude du Wynhurst Group, les employés qui ont bénéficié d'un processus d'intégration structuré ont près de 60% de chances supplémentaires de travailler dans la même entreprise après trois ans. 

En cette période incertaine il revient à l'employeur de démontrer que le candidat a fait le “bon” choix en optant pour “une entreprise où il fait bon vivre”. Or, selon une étude Gallup 2019, seuls 12% des collaborateurs trouvent que l’onboarding est réussi. La raison ? trop souvent encore, le budget est focalisé sur le recrutement (publication de l’offre, sourcing, cabinets de recrutement …) tandis que l’onboarding est trop court quand il n’est pas tout simplement bâclé.  

Mais attention, si avec la distance, le forme change, le fond reste. Ainsi, le programme d’un onboarding réussi ne saurait se résumer à une semaine façon club de vacances fait d’apéro bières en visio, de blind-test musicaux et d’autres animations plus loufoques les unes que les autres. Car le but de l’onboarding est avant tout de fournir au nouveau collaborateur les ressources nécessaires à l’exercice de sa mission. Eléments auxquels les nouveaux onboardés restent particulièrement sensibles. 

Certains experts affirment même qu’à bien des égards cette phase d’immersion dans la culture d’entreprise qui vient clôturer l’expérience candidat et que les américains nomment “onboarding”, débute dès le premier contact avec l’entreprise. Ainsi, qu’il s’agisse de solliciter des informations en vue d’une possible candidature ou d’une simple visite du site web ou de sa page linkedin, l’entreprise doit tout faire pour donner à voir une marque employeur attractive, organique et surtout qui sait tenir ses promesses. 

Il ne revient qu’à vous de transformer les contraintes organisationnelles actuelles en véritables opportunité de montée en autonomie pour le nouveau collaborateur. 

Vitesse ou planification : une différence qui prête à conséquence. 

Souvent intenses émotionnellement comme intellectuellement, les premiers jours sont l’occasion pour le nouveau collaborateur de faire connaissance avec la culture d’entreprise, ses processus, ses procédures et ses collègues. 

Pour que la digitalisation de l’onboarding ne soit pas un point de douleur supplémentaire, il faut préparer l'onboarding. Commencez par analyser les rituels habituels et garder ceux qui sont les plus interactifs. Identifiez les différentes tâches liées à la fonction. Définissez les points que le nouvel arrivant devra maîtriser à 30, 60, 100 jours. Repérez 3 ou 5 thèmes/valeurs autour desquels bâtir votre série d’animations. Appuyez-vous sur la gamification pour transformer les documents papiers en webinars, quizz, projets d’équipes ou modules d’e-learning. La communication des valeurs de l’entreprise peuvent ainsi passer par des témoignages, des remises de prix ou encore des jeux de rôles immersifs. 

Avant d’accueillir la nouvelle recrue, pensez à informer de sa venue en interne et désigner son parrain ou sa marraine (mentor ou buddy, appelez-le comme vous voulez). Il n’y a rien de plus déstabilisant que ne pas se sentir attendu. C’est souvent une personne expérimentée, sachant se montrer communicante et enjouée mais aussi connaissant le métier du recruté (ou travaillant dans le même service). A charge pour elle ou lui de présenter l’entreprise, d’encourager la nouvelle recrue et de veiller à sa bonne intégration dans l’équipe. D’autres personnes peuvent bien évidemment servir d’animateurs. 

Pas de place pour l’improvisation, chacun des intervenants doit connaître son rôle et le déroulé (timelines et objectifs). Un planning fourni en amont au recruté et qui inclut pêle-mêle un entretien one-to-one en visio avec le CEO, une communication régulière avec le mentor, une présentation à l’équipe, quelques activités ludiques et un pot de bienvenue. 

N’oubliez pas le fameux Welcome Kit (avec goodies ou pas) qui contient une présentation de l’entreprise (sa culture, ses valeurs, ses clients, son ambition) ainsi qu’un guide de mise en route opérationnel et une fiche contact. 

Sachez que la pertinence d’un plan d’onboarding est corrélé à son universalité : qu’il s’agisse d’un cadre dirigeant, d’un manager ou d’un stagiaire, il doit rester cohérent avec les valeurs de l’entreprise et être 100% transparent. 

L’onboarding à distance présente un véritable challenge en terme d’engagement et d’animation. Pour être réussi il faut adapter la durée et le format des activités. 

Pour que l’onboardé ne se retrouve ni submergé d’un trop plein d’informations ni sur le point de piquer du nez, la durée de chaque session ne doit pas excéder 20 à 30 minutes. Il est conseillé d’ailleurs d’échelonner dans le temps les différentes étapes de l’onboarding. 

De plus, Il doit être suffisamment rythmé et alterner les formats pour ne pas lasser (réunion en visio, webinar, vidéos, modules e-learning, slides, messageries instantanées…) 

L’onboarding à distance peut être complété par un module de formation sur les bonnes pratiques que ce soit en termes de productivité, de télétravail (surtout si la recrue est débutante en la matière) ou de veille informationnelle (et de chasse aux fake news). 

Si l’onboarding doit être enrichissant d’un point de vue connaissances, il doit aussi l’être d’un point de vue relationnel. Pour briser l’isolement de l’onboarding virtuel, il faut faire rencontrer un maximum de personnes (CEO, collègues, managers, autres services). 

C’est bien connu l’être humain est un animal social et il a constamment besoin d'interagir avec ses semblables, de recevoir du feedback et ainsi se sentir exister autant que considéré. Sans compter qu’avec le spectre de la contagion et l’obligation de sécurité de l’employeur, il convient de s’assurer régulièrement du bien-être du collaborateur. L’entretien en visio est à privilégier pour prendre le poul plutôt que le téléphone ou l’emailing.

Comme dans la vrai vie, il convient d’instaurer des moments d’échanges plus informels. Des moments qui peuvent être matérialisé par des rituels comme le e-café du matin de 7-10 minutes.Certaines entreprises font en sorte que le recruté puisse prendre un e-café avec chaque manager, ou que chaque journée d’onboarding commence et finisse sur un e-café avec le CEO. 

Le recueil des feedbacks au service de l’excellence de l’expérience candidat

Une fois l’onboarding des premiers jours terminés, il convient d’en mesurer son efficacité.

Les éléments qui peuvent être pris en compte sont les suivants : 

• le niveau d’engagement
• le feedback des responsables du recrutement sur le temps nécessaire aux nouveaux employés pour atteindre les performances attendues
• dans quelle mesure les nouvelles recrues défendent leur entreprise 
• les performances des nouveaux employés
• le taux de rétention en première et deuxième année
• et enfin le feedback ciblé de la part des nouveaux employés sur leur expérience
  

Veillez, en effet, à récupérer les feedbacks, forts précieux, de l’onboardé à travers des rapports d'étonnement ou questionnaires de satisfaction relatifs à son expérience d’onboarding. 

Ces outils permettront de repérer les failles du process et mener les actions correctives qui s’imposent. Veillez à poser des questions ouvertes pour une implication plus sincère, comme :  Combien l’onboarding vous a préparé à l’exercice de votre fonction ? Qu’est-ce qui mériterait d’être modifié ? Quels sont les éléments qui présentent le plus de valeur selon vous?

En systématisant ce type de feedback à l’issue de la phase d’onboarding, via des outils comme Elevo vous serez plus à même de répondre aux besoins de vos futures recrues. Attention toutefois, trop de professionnels commettent l’erreur de penser qu’un onboarding n’est qu’affaire d’une semaine. L’institut Gallup a ainsi découvert qu’un employé mettait 12 mois pour être opérationnel : il faut donc penser à récolter des feedbacks réguliers. L'onboarding doit être pensé pour tous les changements critiques au sein d’une entreprise : nouveau rôle, nouvelle localisation, nouvelle fonction. 

N’oubliez pas que l’onboarding, considéré comme la première phase d’immersion dans la culture de l’entreprise pour le nouvel arrivé, est aussi un véritable crash-test de la crédibilité de la marque employeur. De sa perception (bonne ou mauvaise) il condamnera ou applaudira l’entreprise pour son écoute, sa bienveillance, son innovation, son professionnalisme et son esprit d’équipe. Le jeu en vaut la chandelle car selon Gallup, si les managers prennent leur rôle actif très à coeur, les nouveaux entrants sont 3 à 4 fois plus à même de déclarer l’onboarding exceptionnel et c’est votre marque employeur qui vous dit merci. Enfin, sachez que les outils d’onboarding virtuel ne remplaceront jamais la chaleur et la spontanéité d’une rencontre physique. 

Accompagnez l’intégration de vos recrues et leur progression tout au long de leur parcours, grâce à Elevo. Demandez une démo gratuite dés aujourd'hui !

A retenir : 

Qu’il soit à distance ou en présentiel, l’onboarding sert d’abord à fournir toutes les connaissances et les ressources nécessaires pour que le nouveau collaborateur soit opérationnel. Une approche par étape est préférable pour capter et assimiler les infos essentielles et apprendre à son rythme. En revanche, il se peut que certaines informations se perdent en chemin, d’où l’importance redoublé du feedback afin de s’assurer que le recruté, est en bonne santé, qu’il a bien compris ce qui était attendu de lui (tâche, enjeu, mission) et qu’il ne bute pas trop longtemps sur un problème. 

Digitaliser un onboarding passe par l’adaptation de la durée des activités (plus courtes) tout comme leur format. Privilégiez les activités en lien avec vos valeurs et miser sur une gamification appelant à l'interaction. Une transmission des valeurs qui peut se matérialiser par des quizzs ou des remises de prix. L’idée reste d’alterner entre webinar, réunion en visio, entretien one-to-one, modules e-learning et slides de présentation.

Avant le jour J, fournissez au collaborateur le planning des premiers jours et préparez avec vos équipes son arrivée. en précisant le rôles de chacun et le déroulé. Désignez un mentor/buddy qui sera le référent de l’onboardé et veillera à l’assimilation des connaissances et à sa bonne intégration dans l’équipe. Prévoyez des instants privilégiés entre le mentor et l’onboardé tout comme ouvrir une chaîne sur une messagerie sont des pistes à garder. 

Mettez en place des rituels au ton plus informel pour permettre au nouveau collaborateur de sociabiliser. L’astuce est qu’il rencontre un maximum de personnes (du CEO en passant par ses collègues mais aussi les managers d’autres services.) L’e-café du matin. 

Un onboarding réussi ne tient pas une semaine mais sur plusieurs mois. D’où l’importance de collecter le feedbacks des nouvelles recrues sur leur expérience personnelle pour améliorer le process en continu (sondages, enquêtes de satisfaction). Vous pouvez aussi mesurer l’efficacité du process via un feedback par les pairs, le niveau d’implication en matière d’employee advocacy, la performance des nouveaux employés, l’observation du taux de rétention.