Comment bien préparer l'onboarding de vos nouveaux collaborateurs ?

L’onboarding des nouveaux collaborateurs, qu’il soit à distance ou en présentiel, présente des jalons incontournables (partage de la culture d’entreprise, présentation à l’équipe, modules de formation, célébration de l’arrivée, recueil des premières impressions). Côté contenu et organisation, ne perdez pas de vue que tout onboarding doit avant tout mettre à disposition du nouveau collaborateur l’ensemble des ressources nécessaires afin d’être opérationnel le plus rapidement possible. 

Par ailleurs, retenez ceci : le meilleur moyen d’être à la hauteur des espérances de vos nouveaux collaborateurs, c'est la préparation. Car si le cadre se doit d’être accueillant, encore faut-il que les nouveaux venus se sentent bien accueillis. Après c’est un crash-test en mode dating : soit vous et vos équipes faites sensation et c’est un match soit c’est un clash avec en prime un malus pour votre marque employeur. Une situation malvenue qui intervient tout de même dans 4% des onboardings de nouveaux collaborateurs, selon une étude Bersin by Deloitte de 2014. 

Comment intégrer de nouveaux collaborateurs ? Qui est impliqué dans le processus d'intégration ? C’est ce que nous allons voir ensemble !  

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Préparer l'onboarding côté tech et administratif

L’onboarding des nouveaux collaborateurs est avant tout un défi logistique où les nouvelles recrues doivent pouvoir débuter leur premier jour le jour J dans les meilleures conditions matérielles et assurantielles. 

Qui dit onboarding dit d’abord les incontournables formalités administratives. 

Le meilleur moyen de ne rien oublier est encore de dresser une To Do List d'onboarding pour les candidats avec tout ce qu'ils doivent faire comme : 

• Faire signer et parapher le contrat de travail (en présentiel ou en distanciel via un outil de signature électronique)
• Signer la cession de droits de propriété intellectuelle, la clause de confidentialité...
• S’affilier à la mutuelle de l’entreprise,
• Créer un compte sur votre outil de gestion de la paie comme PayFit.

Largement sous-estimé par les entreprises, l’avant-onboarding ou pré-boarding n’est pas à négliger. Il s’agit de la période informelle entre la promesse d’embauche et la signature du fameux contrat de travail. Durant cette période, il convient de se rappeler régulièrement au bon souvenir des futurs collaborateurs et de les tenir régulièrement informés des préparatifs liés à leur arrivée. La période étant particulièrement anxiogène souvenez-vous de l’adage “quand c’est flou c’est qu’il y a un loup”. Car l’une des causes premières de ghosting - où le candidat ne donne soudain plus signe de vie avant que son intégration ne soit finalisée - est un silence trop marqué de la part du recruteur durant la période. 

Pourtant, cette première étape convient parfaitement au feedback à commencer par vérifier son équipement (surtout si la mission doit s’effectuer en distanciel) :

• Créer une adresse mail et harmoniser les signatures de mail,
• Transmettre les codes d’accès (applications, messageries, banques d’images...), badges et autres cartes photocopieuses, 
• Vérifier et configurer le matériel informatique (dont cybersécurité avec système de clé double facteur, renforcement mot de passe avec Dashlane ou Onepassword et antivirus adéquat) à domicile si option télétravail,
• Fournir la liste du matériel à apporter le jour J, 
• Préciser les points de rendez-vous (plan d’accès si RDV sur site ou messageries instantanées/outils visio concernés si onboarding digital), 
• Fournir une fiche contacts avec les numéros et mails de interlocuteurs privilégiés de la nouvelle recrue (N+1, parrains, CEO, DRH, comptabilité, IT…). 
  

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Un bon processus d’onboarding passe par un cadre clair

Le succès de l’onboarding des nouveaux collaborateurs tient à son encadrement spatio-temporel avec un planning, une mission et des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel). 

Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement et il en va de même pour ce qui est de l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs. Ainsi, 58% des nouvelles recrues ont davantage de chance d’être toujours là d’ici trois ans si le processus d’intégration est correctement structuré, d’après une étude Wynhust Group 2007 ‍

Tout nouveau collaborateur doit se sentir attendu. C’est pour cela que l’onboarding des nouveaux collaborateurs doit être connu des équipes ou a minima du service et du manager dans lequel les candidats vont être amenés à évoluer. 

Veillez ainsi à transmettre en amont : 

• La date d’arrivée,
• Le prénom,
• La fonction,
• La mission, 
• Une caractéristique spécifique pour mieux briser la glace avec le nouveau venu (hobbies, région d’origine, parcours ou précédent employeur…). 

N’oubliez pas d’envoyer un planning d'onboarding avant leur premier jour afin que les candidats comprennent exactement ce qu'ils vont faire et quels seront leurs objectifs durant toute leur période d'onboarding. Doivent y figurer :  les principaux temps forts (présentation à l’équipe, rencontre avec le CEO, visite des locaux, célébration…), les sessions de formation ainsi que les différentes activités (repas en équipe, afterworks…). A chaque fois, doivent apparaître la date, l’heure, le lieu, l’animateur, la durée et l'intitulé. 

Fixez des objectifs clairs et atteignables. Le modèle à suivre est SMART en ne perdant pas de vue la charge mentale et le stress que peuvent générer les premiers jours. Ainsi, le programme ne doit pas être trop chargé. Mieux vaut distiller l’information sur les 3-4 premiers mois que d’en faire trop sur les deux premières semaines. Fonctionnez ainsi par pallier : que doit maîtriser le nouveau venu le 1er jour, la 1ère semaine, le 1er mois, les 3 premiers puis les 6 premiers mois ? 

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Partager la culture de son entreprise

Outre la montée en compétence, l’onboarding des nouveaux collaborateurs doit permettre de vérifier l'adéquation culturelle : les recrues sont-elles alignées avec les valeurs et les méthodes de travail de l’entreprise ?

Pour espérer y parvenir, il convient de : 

• Affiliez deux parrains ou buddy, précieux soutien opérationnel et émotionnel pour chaque onboardé. Tant qu’à faire, choisissez en deux qui ont de l’expérience au sein de l’entreprise et qui savent se montrer un minimum empathiques. 
  L'un pour le côté pro (ce sera davantage un manager) qui sera chargé de transmettre ses savoir-faire. L’idée est qu’il ait un minimum de sens pédagogique, de la patience et pas avare de conseils. L'autre pour le côté humain (idéalement quelqu'un d'une autre équipe). C’est à lui que reviendra la charge de partager votre culture d’entreprise. Valeurs, mission, processus, rituels, évènements phares : rien ne doit échapper à votre nouvelle recrue.‍
• Envoyez un email et/ou SMS personnalisé de bienvenue à vos nouveaux collaborateurs quelques jours avant leur arrivée. Le message doit nécessairement indiquer la date et l’heure du début du 1er jour ainsi que le point de rendez-vous. 
• Planifiez un call d'accueil avec toutes les équipes. Préférez la visioconférence, au téléphone, pour humaniser davantage l’onboarding. Cette visioconférence a tout intérêt à être complétée par des micro-moments en tête-à-tête comme via des random coffees - pauses cafés où les participants sont sélectionnés de manière aléatoires et n’appartiennent pas nécessairement au même service. ‍
• Envoyez un Welcome Kit (physique sous forme de livret ou dématérialisé) accompagné ou non d’une vidéo d'accueil avant leur arrivée. Ce kit comporte généralement l’identité de l’entreprise (valeurs, mission, actions concrètes et engagements, timeline…), la présentation du produit, le mot du CEO, voire des ressources personnalisées en fonction du profil. Il peut s’accompagner d’offres promotionnelles et autres avantages (club sportif, remboursement d’applications de bien-être, accès préférentiels à certains événements culturels…). ‍
• Fournissez à vos nouveaux collaborateurs un laissez-passer pour participer à la vie de l'entreprise, et ce même avant leur premier jour. Leur permettre d’assister à une conférence, un webinar ou un évènement qu’il soit lié à l’entreprise ou au secteur d’activité via un partenaire peut être un bon moyen de patienter tout en se plongeant dans les enjeux de l’entreprise. ‍
• Misez sur la formation et l’e-learning. Les sessions de formation peuvent être lancées avant la venue des nouveaux arrivants, ne serait-ce que pour s'assurer qu’ils maîtrisent les bases lors de leurs premiers jours. ‍
• Offrez des goodies pour renforcer le sentiment d’appartenance (hoodies, sacs, mugs, cache-cam, stickers, carnets…). 

Selon l’étude Bersin by Deloitte, 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours. D’où l’intérêt de soigner le processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs et de les chouchouter avec raison. N’oubliez pas toutefois que l'onboarding est une aventure au long cours qui débute dès la signature et se poursuit bien après le premier mois au sein de l’entreprise. De manière à faire évoluer le processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs, maintenez un feedback régulier sur leur bonne intégration dans l’équipe et leur adaptabilité à la culture de l’entreprise. Des outils de centralisation de feedbacks comme Elevo peuvent s’avérer nécessaires. 

Loin des yeux, loin du coeur ? Pour aller plus loin, voyez comment dynamiser votre onboarding à distance via notre article dédié.