Comment accompagner le collaborateur dans la mise en place du télétravail ?

Le télétravail s’est considérablement démocratisé sous l’effet du confinement. Placé en 491e position sur Monster en 2019, il s’est hissé en 4e position des recherches Google cette année. 

Bien appliqué, à raison de 2-3 jours par semaine, il est une option de mobilité actionnable pour l’attractivité des talents et le signe d’une relation de confiance envers ses collaborateurs malgré la distance. En revanche, le modèle ne convient pas à tous, a fortiori quand le contexte sanitaire le rend obligatoire et illimité. Voici quelques conseils pour accompagner la mise en place du télétravail et vérifier le niveau d'acceptation des employés afin qu’il n’entame ni la motivation, ni la productivité des collaborateurs. 

Offrez un télétravail aligné avec votre vision de l’entreprise

Le télétravail s’est accéléré avec la crise du COVID et devrait poursuivre sa lancée, ne serait-ce que pour ses bénéfices en matière de QVT et de RSE. 

En effet, la réduction du temps de trajet comme la diminution du parc immobilier qui en résulte, peut agir favorablement sur l’empreinte carbone de l’entreprise, tandis que le télétravail permet au collaborateur, dans les faits, de bénéficier d’une plus grande flexibilité dans ses horaires de travail.

L’ANACT suggère d’observer la compatibilité de l’activité télétravaillable en listant les différentes activités liées au métier puis en repérant les freins éventuels. 

Il s’agit de réfléchir sur une base “activité” plutôt que “métier” et transférer ce qui doit l’être. 

Hors contexte pandémique, le télétravail doit rester une option permise ou non par l’employeur. Le type de télétravail dépendra en grande partie des objectifs de l’entreprise, étant entendu que le modèle le plus plébiscité côté employé est hybride (mi-présentiel, mi à distance) et sur une base 2-3 jours par semaine.

Si l’objectif visé est une solide culture d’entreprise et le mentoring, alors le format “siège social” devra être privilégié. Si l’entreprise souhaite étendre son périmètre de sourcing de talents, elle devra miser une configuration multi-site. 

Si l’entreprise souhaite en plus réduire ses coûts immobiliers, il pourrait s’agir de petits bureaux ou de flex office. 

Quant aux outils choisis, ils dépendront aussi de l’objectif circonstancié. S’agit-il de fédérer et d’animer les équipes ( plateformes collaboratives de type slack) ? De partager et de co-construire (Google Doc) ? De stimuler et d’innover (outils de brainstorming) ? De stimuler et de faire interagir (outils de visioconférence de type Zoom) ? 

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Vérifiez que le collaborateur est suffisamment préparé au télétravail

Le télétravail ne convient pas à tous. Certains peuvent avoir développé une relation épidermique avec le travail à distance suite à la perte du lien social qui peut en résulter ou des conditions de travail inadéquates au domicile (absence d’espace de travail dédié, mauvaise connexion internet, enfants en bas âge...)

Être volontaire pour le télétravail doit donc être la base. Mais ça ne suffit pas : encore faut-il disposer de certaines compétences. 

Parmi elles, il faut que le collaborateur soit capable de travailler en autonomie (et notamment de prendre l’initiative) mais aussi d’apprendre et de monter en compétence par lui-même (apprentissage) et être capable de se tenir à une certaine rigueur (horaires, deadlines, régularité). De préférence, celui-ci doit savoir communiquer correctement, ne pas être trop susceptible et ne pas craindre la solitude. 

Il convient ensuite de connaître le rapport du collaborateur au télétravail : L’a-t-il déjà fait ? Dans quelle circonstance et à quelle fréquence l’a-t-il poursuivi ? Qu’en a-t-il pensé ? Est-il habitué à travailler en autonomie ? Le cas échéant, il pourra être judicieux de partager des conseils et des bonnes pratiques dès les premiers jours (productivité, concentration, veille informationnelle…) via un télétravailleur aguerri ou à défaut un guide de démarrage. 

Enfin, il s’agit de vérifier la configuration de son lieu de télétravail (équipement et emplacement).Dispose-il d’un ordinateur ? D’un bureau ? D’un espace au calme suffisamment insonorisé ? Les règles de confidentialité peuvent-elles y être respectées ? La connexion est-elle satisfaisante ? Assurez-vous que l’ordinateur utilisé est à jour côté cyber-sécurité (antivirus, pare-feu, VPN, authentification à deux facteurs...)

Le cas échéant n’hésitez pas à fournir le matériel manquant ou l’aide nécessaire à la configuration de l’appareil ou du lieu de travail. 

Donnez un cadre délimité au télétravail et des objectifs clairs

Pour rappel : l’expérience de télétravail forcé comme dans la crise sanitaire que nous traversons n’a pas grand chose à voir avec le télétravail par temps calme. 

Ceci étant, il convient d’inscrire le télétravail dans un accord collectif ou, à défaut, une charte de télétravail. Ledit document doit fixer :

•  les activités éligibles, 
• les modalités d'acceptation par l’employé des règles afférentes, 
• les modalités du contrôle du temps de travail 
• les plages horaires pendant lesquelles il est possible de contacter l’employé. 

La mise en place du télétravail répond aux mêmes exigences que toute procédure d’onboarding pour une nouvelle recrue. Il s’agit de fournir les ressources et les règles nécessaires à l'exercice de la mission. 

Informez le collaborateur des canaux de communication privilégiés par l’entreprise et les usages s’y référant. 

Utilisez les messageries instantanées de type Slack pour tout partage d’information ne nécessitant pas de visuel et pouvant être traités de manière asynchrone. 

Privilégiez les contacts en visio pour transmettre de l’émotion et favoriser la mémorisation. Des outils comme Zoom ou Meet permettent de réaliser des partages d’écran pour montrer des slides PPT et autres supports pour exposer aux yeux de tous vos données. 

Réservez le téléphone pour des actions importantes et urgentes et le mail pour des communications externes ou importantes mais non urgentes (nécessitant un écrit). 

Avec le télétravail, c’est le management par objectifs qui prend le dessus sur le présentiel. 

Ces objectifs personnalisés doivent être clairs, réalistes et atteignables. En l'occurrence, veillez à adapter la difficulté de l’objectif en fonction du contexte (pandémie ou non). 

Fixez avec le collaborateurs des règles de bonnes conduites et qui soient notamment respectueuses de son droit à la déconnexion. En effet, le télétravail a tendance à rendre la frontière vie privée / vie professionnelle extrêmement poreuse. Il peut être utile de demander à vos collaborateurs de notifier leur indisponibilité passé une certaine heure sur le Slack de l’entreprise. Dans le même ordre d’idée, vous ne devez pas hésiter à procéder à des rappels à l’ordre face aux tire-au-flanc et de veiller à ce que les employés sur-investis ne soient pas consumés par la fatigue physique autant que psychique. 

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Soutenez vos collaborateurs en télétravail via du feedback régulier

Un bon management à distance consiste d’abord à trouver un bon équilibre à trouver entre rigueur et autonomie sans basculer ni dans le flicage permanent à la Big Brother, ni dans un laxisme permissif et un mode non structuré. 

Travailler en autonomie, ne veut certainement pas dire “en mode commando” où les collaborateurs et les managers ignorent les actions voire le rôle du collaborateur. 

Rappelez-vous que la distance accentue le risque de perte d’information ou d’incompréhension. D’où la nécessité de répéter et de vérifier que l’information a été correctement assimilée. La meilleure manière de le savoir est d’inviter l’employé à reformuler l’information. Pour éviter toute incompréhension n’inondez pas d’information le collaborateur : tenez vous à une idée directrice par message. 

Il ne s’agit pas de se cantonner au travail mais aussi de bâtir des mini sas de décompression afin d’agir favorablement sur le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Rien de tel qu’un “café virtuel” sur un rythme journalier ou hebdomadaire pour renforcer l’esprit de cohésion et récolter du feedback. 

Il peut être utile de demander sur une échelle de 1 à 10, le niveau de stress ressenti (travail, contexte sanitaire) par chacun, tout comme le niveau de motivation. Plus que n’importe quel contexte, il convient de garder la porte ouverte pour recevoir les points de douleur des collaborateurs (craintes, doutes, difficultés), voire mettre en place une cellule psychologique en cas de troubles majeurs. 

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Évaluez les effets et le ressenti du télétravail via un sondage dédié

Le sondage adressé aux collaborateurs toutes les semaines ou tous les mois doit servir de baromètre à l’engagement des collaborateurs, de façon à pouvoir faire évoluer certains processus ou certaines méthodes de management. 

Parmi les questions posées on peut y trouver : 

Les difficultés rencontrées ? isolement/perte lien social, connexion internet, matériel info, équilibre de vie, burn out/fatigue psychique, fatigue physique, perte de productivité, perte de motivation, gestion vie pro/perso (perte du sas de décompression), risque sanitaire

Quels en sont les points forts du distanciel ? productivité, équilibre de vie, absence transports, flexibilité temps/lieu,moins interruption, développement nouvelles compétences

Quelles sont les compétences développées ? autonomie, recherche informationnelle, gestion du temps, management à distance... 

Quelles sont les actions correctives à apporter ? Davantage de moments de socialisation, davantage de confiance de la part des managers, davantage de feedback...

Il peut être utile de croiser les données recueillies avec le profil du sondé  (Expérience de télétravail préalable ? Environnement de travail ? Parent avec enfants ?)

Afin de renforcer votre marque employeur et de faire progresser l’engagement de vos collaborateurs, même à distance, fiez-vous à des outils de suivi de la performance et du feedback RH comme Elevo. N’hésitez pas à demander une démo dès maintenant.