Performance Improvement Plan (PIP) : 6 bonnes pratiques

Le Performance Improvement Plan (PIP) est un levier essentiel pour accompagner un collaborateur à améliorer sa performance dans un cadre structuré et balisé. Il vise à définir des objectifs spécifiques, clairs, mesurables et atteignables pour un salarié en difficulté, tout en documentant rigoureusement les progrès réalisés. Ce processus offre un soutien ciblé, tout en fournissant une base formelle pour mesurer l’évolution.
Mais comment élaborer un PIP efficace ? Retrouvez toutes les bonnes pratiques dans cet article.

Qu’est-ce qu’un Performance Improvement Plan (PIP) ?

Définition

Un Performance Improvement Plan (PIP) est un document formel qui établit des objectifs spécifiques pour corriger des problèmes de performance. Il fait partie des process post People Review.

Un PIP détaille les actions nécessaires à prendre par le salarié pour atteindre les résultats attendus. Il inclut également un calendrier précis pour évaluer les progrès. Un PIP est généralement utilisé lorsque des performances insuffisantes ont été identifiées malgré des retours réguliers.

Différence entre PIP et plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences vise l'amélioration continue des collaborateurs. Il s'agit d'un outil pour accompagner leur progression, généralement dans un contexte positif.

En revanche, un PIP est une mesure corrective qui intervient lorsque la performance d'un collaborateur est jugée insuffisante. Le PIP a souvent une connotation plus urgente et se concentre sur des objectifs à court terme pour résoudre des problèmes spécifiques.

6 bonnes pratiques pour mettre en place un PIP

La mise en place d'un Performance Improvement Plan doit être réfléchie et rigoureuse. Un PIP mal géré peut nuire à la relation entre le manager et le collaborateur, et conduire à un échec. Voici six bonnes pratiques à suivre.

Quand est-il pertinent de mettre en place un PIP ?

Un PIP est pertinent lorsque les performances d’un collaborateur ne répondent pas aux attentes malgré un accompagnement préalable. Il ne doit pas être utilisé comme première étape de gestion des performances. Le collaborateur doit avoir eu l'opportunité de recevoir du feedback, ainsi que des opportunités de s'améliorer. Si après plusieurs retours, les résultats ne sont pas au rendez-vous, le PIP devient une option justifiée.

Trois éléments déclencheurs d'un PIP :

1. Des objectifs clairs ont été fixés mais ne sont pas atteints.
2. Le collaborateur montre des difficultés à intégrer des feedbacks constructifs.
3. La performance du collaborateur reste inférieure à celle de ses collègue sur des critères objectifs.

Quelle est la durée idéale d'un PIP ?

La durée d’un PIP doit être suffisante pour permettre au collaborateur d’atteindre les objectifs fixés. En général, la durée recommandée se situe entre 30 et 90 jours. Trop court, le collaborateur risque de ne pas avoir assez de temps pour progresser. Trop long, il pourrait perdre la motivation.

Un PIP efficace suit un rythme structuré :

• 30 jours pour des problèmes spécifiques et facilement mesurables.
• 60 jours pour des objectifs plus complexes nécessitant plus de temps pour évaluer les progrès.
• 90 jours pour des postes de haute responsabilité ou des enjeux complexes.

Pendant la durée du PIP, des réunions régulières de suivi doivent être prévues pour analyser les progrès.

Quels objectifs spécifiques doivent être inclus dans le PIP ?

Les objectifs du PIP doivent être clairs et mesurables. Utiliser le modèle SMART permet de s'assurer que chaque objectif est concret et atteignable.

Par ailleurs, les critères d'évaluation doivent être transparents et fondés sur des KPI (indicateurs clés de performance). Chaque objectif doit être basé sur des éléments observables et mesurables, pour éviter tout malentendu.

3 exemple d’objectifs mesurables dans un PIP :

1. Atteindre un objectif de vente de 20 000 € par semaine.
2. Compléter 100 % des formations en ligne assignées.
3. Obtenir un score de satisfaction client supérieur à 80 % sur les trois prochains mois.

Comment communiquer clairement les attentes du PIP au collaborateur ?

La communication est cruciale pour garantir que le salarié comprend parfaitement les attentes. Le PIP doit être expliqué lors d'une réunion dédiée, où le collaborateur peut poser des questions. Cette réunion doit clarifier les conséquences en cas d'échec du plan et expliquer les ressources disponibles pour l'aider à réussir.

Voici nos conseils pour une communication claire :

• Organiser une réunion initiale détaillée.
• Utiliser des exemples concrets pour illustrer les attentes.
• Fournir une documentation claire que le collaborateur peut relire.

Les managers doivent s'assurer que le collaborateur comprend les attentes et les conséquences. Un suivi régulier est également nécessaire pour s'assurer que le collaborateur ne se sent pas abandonné ou mal soutenu.

Comment préserver l'engagement du collaborateur pendant le PIP ?

Un PIP peut parfois être perçu comme une punition, ce qui peut désengager le collaborateur. Pour éviter cela, il est essentiel de maintenir un climat positif et d'insister sur le fait que le PIP est une opportunité d'amélioration, et non une sanction.

Stratégies pour préserver la motivation pendant un PIP :

• Offrir un feedback positif dès que des progrès sont constatés.
• Encourager les efforts et reconnaître les petites victoires.
• Proposer un soutien personnalisé, comme du coaching ou de la formation.

En restant concentré sur le développement du collaborateur, le manager peut contribuer à maintenir un engagement collaborateur fort. Le coaching et l’accompagnement personnalisé jouent un rôle clé pour soutenir la motivation tout au long du PIP.

Quels suivis réguliers sont nécessaires pendant la durée du PIP ?

Le suivi régulier est essentiel pour garantir que le collaborateur progresse conformément aux objectifs fixés. Ces réunions doivent être planifiées dès le début du PIP et se concentrer sur la revue des progrès, l'identification des obstacles, et l'ajustement des objectifs si nécessaire.

Fréquence des suivis :

• Hebdomadaire pour des PIP de courte durée (30 jours).
• Bimensuelle pour des PIP de 60 à 90 jours.
• Réunions de milieu de parcours pour évaluer les progrès à mi-chemin du processus.

Chaque suivi doit inclure des discussions sur les progrès réalisés, des feedbacks constructifs et des ajustements si les objectifs semblent inatteignables. Il est crucial de garder une trace de ces réunions pour documenter le processus.

Quelles sont les conséquences en cas d’échec du PIP ?

L’échec d’un Performance Improvement Plan peut avoir des répercussions importantes. Si les objectifs ne sont pas atteints, plusieurs options sont possibles, en fonction de la situation et des politiques de l’entreprise.

Trois conséquences possibles en cas d'échec :

• Réaffectation à un autre poste, si le collaborateur peut être plus performant dans un autre rôle.
• Plan d'action supplémentaire, avec un nouvel ensemble d'objectifs et un soutien renforcé.
• Rupture du contrat, si aucune amélioration n'est constatée et si cela est conforme aux procédures RH.

Il est important de bien documenter tout le processus, du début du PIP jusqu'à la conclusion. Cela protège l'entreprise contre tout litige potentiel et permet de prouver que le collaborateur a eu toutes les chances de réussir.

Les inconvénients d'un PIP : Le témoignage de Clément Lemainque, People Experience Manager chez Partoo

"Chez Partoo, la première erreur que j’ai faite a été de construire de Performance Improvement Plans (PIP), à l’instar de ce qui se fait dans beaucoup d’entreprises du secteur.
Pourquoi une erreur ? Parce que n’importe quel collaborateur qui fait des recherches sur le sujet trouvera dans les premiers résultats Google des questions telles que “Un PIP signifie-t-il que l’on va me licencier ?” Or, notre volonté était de proposer un plan d’accompagnement, qui permette aux collaborateurs d’identifier leurs axes d’amélioration et de travailler dessus, avec leur manager, dans un cadre bien défini. Le PIP est donc très vite devenu un process qui faisait peur, tant aux collaborateurs qu’aux managers (“mais je ne veux pas me séparer de lui !”).
La réponse a été d’échanger avec les managers pour mieux comprendre les craintes sur cet outil et y répondre. Cette initiative, couplée au rebranding en “Development Plan” et à la réussite de nombreux plans de développement ont fait que ces derniers sont même parfois demandés par les salariés eux-mêmes.
En conclusion, comme beaucoup de sujets RH, il est primordial de communiquer au maximum dessus et, quand c’est possible, d’impliquer des parties prenantes (managers, collaborateurs) dans la réflexion et le design du process."
- Clément Lemainque, People Experience Manager chez Partoo, citation extraite du guide "People Review, les meilleures pratiques".

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Extrait du webinar "Comment mettre en place des plans de développement et de succession ?"

Conclusion

Le Performance Improvement Plan est un outil efficace pour redresser des problèmes de performance lorsqu'il est bien utilisé. En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent non seulement aider leurs collaborateurs à s'améliorer, mais aussi maintenir un climat de collaboration et de transparence. Un PIP bien géré renforce la gestion des talents et contribue à une amélioration continue des compétences au sein de l’entreprise.