Comment augmenter le taux de complétion de vos campagnes d'entretiens annuels ?

Trop souvent réduits à la seule évaluation de la performance, les entretiens annuels inhibent quand ils ne crispent pas tout simplement les principaux intéressés que sont les collaborateurs. Au point que 44% des salariés français jugent l’entretien annuel inutile selon une étude Elevo de 2021. 

Pour insuffler la renaissance nécessaire à l’entretien annuel et accroître son taux de complétion (taux de participation), il convient de revoir son format et de communiquer sur ses bénéfices auprès des salariés. 

Quels points abordés lors d'un entretien annuel ? Quels sont les outils pour un entretien d'évaluation ? Réponses dans cet article.

Simplifiez votre trame d'entretien annuel

Notre première recommandation afin d'accroître le taux de complétion des campagnes d’entretiens annuels consiste à proposer une trame de taille raisonnable doublée d’un certain sens du rythme. En effet, trop de questions alourdissent l’évaluation !

Plus précisément, il convient de préférer :

1. Un format court (3 pages) : un questionnaire de 6-7 pages lors de vos entretiens annuels a tôt fait de décourager les collaborateurs évalués.
2. Des questions réparties dans différents volets thématiques : cette structuration favorise l’aération des questions et leur compréhension. Mais surtout, la diversité des sujets permet d’agrémenter l’évaluation de la performance et des objectifs, d’autres items tout aussi importants comme les besoins en formation, le bien-être, la charge de travail ou encore les valeurs.
3. Un mix de questions ouvertes et fermées : il s’agit de varier les plaisirs afin de diversifier le type de données collectées (People Analytics) et, ainsi, d'affiner les plans d’action RH. 

Communiquez sur les bénéfices de l'entretien annuel

Faire renaître l’enthousiasme dans les yeux des collaborateurs pour un exercice dévoyé comme l’est l’entretien individuel annuel repose, en grande partie, sur l’explicitation de sa finalité.

Il s’agit, en premier lieu, de détailler les bénéfices que peuvent tirer les collaborateurs de l’entretien annuel, à commencer par un moment privilégié avec leur N+1 pour faire le point sur leur carrière, leur expérience et leur avenir professionnel. 

Plus précisément, parmi les bénéfices de l’entretien annuel, on peut citer : 

• Des échanges constructifs entre collaborateurs et managers ;
• Des managers impliqués dans le développement de leur collaborateur ;
• Le développement d'une culture du feedback au sein de l'entreprise.
  

Ces bénéfices doivent être relayés par les départements RH (via des campagnes de mail, des ateliers, des études), mais également via des campagnes d’Employee Advocacy consistant à identifier des ambassadeurs en interne pour diffuser "la bonne parole".

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Formez vos collaborateurs et managers à remplir leurs évaluations annuelles

Un accompagnement adéquat dans la rédaction du questionnaire de l’entretien annuel peut aider les parties prenantes à mieux appréhender l’entretien annuel de fin d’année et, du même coup, réduire stress et charge mentale. 

Rédaction d'une auto-évaluation

L’auto-évaluation, en amont de l’entretien individuel, présente de nombreuses vertus pour les évalués, comme prendre de la hauteur sur leurs réalisations, compétences et projets. Il en résulte une meilleure (re)connaissance de leur impact et valeur ajoutée dans la réussite de l’entreprise et, par là même, un supplément de sens dans leur mission. L’auto-évaluation est d’ailleurs une bonne occasion pour le collaborateur de mieux préparer son entretien annuel.

Pour l’évaluateur, cela permet de renseigner la perception que se fait le collaborateur sur son équipe et l’entreprise. 

Mais pour porter ses fruits lors de l’entretien annuel individuel, l’auto-évaluation doit respecter certaines conditions :

• La finalité de l’auto-évaluation doit être clairement connue en amont (importance dans le dispositif de la campagne d'entretiens d'évaluation, influence dans une promotion ou augmentation, profils ayant accès aux données collectées).
• Une auto-évaluation doit être préparée bien en amont. L’astuce consiste pour l’auto-évalué à prendre des notes régulières dans un carnet ou un fichier informatique dédié tout au long de l’année. Ainsi, le jour de son auto-évaluation, il pourra plus aisément identifier et reporter ses réalisations dans son questionnaire. En cas de syndrome de l’imposteur, le collaborateur peut constituer un livre d’or compilant les compliments reçus de la part de ses clients, managers et/ou collègues.
• Toute réalisation étayée de données chiffrées vaut mieux que des considérations d’ordre général. Cette remarque, valable pour un candidat préparant un entretien de recrutement, l’est également pour tout collaborateur rédigeant une auto-évaluation. Toutefois, il existe des domaines où la dimension quantitative est moins évidente. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à se référer à des données qualitatives.

Rédaction d'un commentaire d'évaluation

Faire passer un entretien d’évaluation optimal consiste non à blâmer le collaborateur mais à l’élever. Mais alors que la plume sait se montrer plus forte que l’épée, il convient de maîtriser l’art délicat de la rédaction d’un commentaire d’évaluation.

Pour délivrer un message tout à la fois juste et motivant, quelques règles s’imposent : 

• Un commentaire d’évaluation suit d’abord les règles afférentes à un bon feedback (personnalisé, empathique, franc, ultra contextualisé, optimiste et activable).
• Des mots savamment choisis. Selon l’adage “des maux, il faut en choisir les moindre”, les remarques cherchent d’abord à guider et faire grandir, non à heurter. Pour ce faire, il faut privilégier des verbes d’action (comme "résoudre", "établir" et "éliminer") et éviter les valeurs absolues ("toujours", "jamais") et autres généralisations. 
• Des faits tangibles à l’appui. Le manager peut compter sur le modèle "Situation Behavior Impact (SBI)". Une méthode qui obligera le manager à décrire explicitement chaque élément du feedback : 1) la situation dans laquelle l'événement s'est produit ; 2) le comportement qui a été observé ; 3) la manière dont cela a eu un impact sur un client, un projet...‍
• Des pistes d'amélioration.
  

Une fois ces règles comprises, il s’agit de bien s’outiller et, pour ce faire, d’adopter une solution de management de la performance et des talents digne de ce nom !

Adoptez une Solution de Management de la Performance et des Talents

Une bonne gestion des entretiens annuels passe par l'adoption d’un outil de management de la performance et des talents adaptée aux grands enjeux RH. 

Une solution de Management de la Performance et des Talents comme Elevo permet de : 

1. Digitaliser les campagnes d’entretiens annuels. 
2. Automatiser des  tâches à faible valeur ajoutée : signature électronique, relance automatique, attribution automatique des entretiens en fonction des pays des utilisateurs...
3. Générer un gain de temps important pour les RH : par exemple, avec Elevo, l’équipe RH de Frichti a économisé 126 heures lors d'une campagne d'entretiens annuels d'évaluation. Autant de temps disponible que l'équipe RH de Frichti met désormais à profit pour des missions à fortes valeurs ajoutées. 
4. Améliorer l’expérience collaborateur pour booster le taux d’engagement : une expérience collaborateur de qualité est indispensable pour booster taux de complétion.
5. Centraliser les People Analytics (ou data RH) : Elevo permet de récolter des données collaborateurs utiles et faciliter la mise en œuvre d’actions RH activables (plan de formation, de mobilité interne...).

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“Heureusement que l’on avait Elevo dans ce contexte sanitaire : cela a été un vrai plus lorsque les entretiens ne pouvaient se tenir en présentiel et qu’ils ont dû être réalisés en distanciel.”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

Vous l’aurez compris, pour rendre l'exercice de l'entretien annuel d'évaluation plus engageant, il s'agit de le rendre plus interactif et utile aux yeux des collaborateurs et managers !